El principio de devengo del Marco Conceptual del PGC obliga a imputar los gastos y los ingresos al ejercicio en que ocurren, con independencia de cuándo se pagan o se cobran. Periodificar es aplicar esa regla en las fechas de cierre: añadir lo que ya se ha consumido o ganado sin documento, y retirar lo que se ha facturado o pagado pero corresponde a un periodo posterior.
Cuatro situaciones, cuatro tratamientos
| El dinero o la factura ya han llegado | El dinero o la factura llegarán después | |
|---|---|---|
| Gasto | gasto anticipado: 480, o 567 si son intereses | gasto devengado: facturas pendientes de recibir, intereses a pagar |
| Ingreso | ingreso anticipado: 485, o 568 si son intereses | ingreso devengado: facturas pendientes de emitir, intereses a cobrar |
Las cuentas propias de periodificación del PGC son pocas y existen tanto en el plan general como en el de pymes:
| Cuenta | Qué recoge |
|---|---|
| 480 Gastos anticipados | gastos pagados o facturados que corresponden al ejercicio siguiente |
| 485 Ingresos anticipados | ingresos facturados o cobrados que corresponden al ejercicio siguiente |
| 567 Intereses pagados por anticipado | intereses cargados al inicio de una operación que se devengan después |
| 568 Intereses cobrados por anticipado | intereses cobrados antes de devengarse |
Los devengos pendientes de documento no tienen cuenta de periodificación: se registran directamente como deuda o derecho en la cuenta del acreedor, deudor o entidad financiera correspondiente.
Gastos devengados sin factura
Al cierre siempre hay servicios consumidos cuya factura todavía no ha llegado. El gasto se registra en su cuenta por naturaleza y la deuda en una subcuenta de facturas pendientes de recibir: la 4009 para proveedores de existencias o una subcuenta de la 410 para acreedores de servicios.
| Gasto típico | Cuenta de gasto | Cuenta de deuda al cierre |
|---|---|---|
| Alquiler del último mes sin factura | 621 | 410, facturas pendientes |
| Luz, agua o gas consumidos hasta el cierre | 628 | 410, facturas pendientes |
| Suscripciones de software que se facturan a mes vencido | 629 | 410, facturas pendientes |
| Honorarios de abogados, asesores, auditores o contratistas por el trabajo ya realizado | 623 | 410, facturas pendientes |
| Comisiones de agentes independientes por ventas ya cerradas | 623 | 410, facturas pendientes |
| Intereses de préstamos bancarios desde la última cuota | 662 | 527 Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito |
| Intereses de préstamos de terceros o socios | 662 | 528 Intereses a corto plazo de deudas, o 5145 si el prestamista es otra parte vinculada |
Dos casos merecen atención. Los honorarios solo se devengan por el trabajo efectivamente hecho a la fecha de cierre: la auditoría de las cuentas de un ejercicio, que se realiza en el siguiente, se imputa a medida que avanza. Y el IBI se devenga el 1 de enero por el año entero; quien prepara cierres mensuales suele cargar la cuota anual a la 480 y trasladar cada mes una doceava parte a la 631 Otros tributos.
Ejemplo. Un préstamo bancario paga intereses cada 31 de marzo. A 31 de diciembre se han devengado nueve meses, 2.700 €:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 662 Intereses de deudas | 2.700,00 | |
| 527 Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito | 2.700,00 |
En marzo, el cargo del banco cancela la 527 y solo los tres meses del nuevo ejercicio van a la 662. Si los intereses se pagan a un socio persona física, recuerda que la retención del 19 % nace cuando los intereses son exigibles o se pagan, no cuando se periodifican. Las condiciones de esos préstamos se tratan en cuentas con socios y administradores.
El error típico es registrar la factura en enero sin anular la estimación de diciembre, con lo que el gasto queda duplicado. Un asiento de retrocesión automático al abrir el periodo lo evita, como se explica en asientos reversibles después del cierre mensual.
Ingresos devengados pendientes de cobro
Simétricamente, la empresa puede haber ganado ingresos que todavía no ha facturado o cobrado:
- Servicios prestados sin facturar: ingreso en la 705 contra la 4309 Clientes, facturas pendientes de formalizar. Se desarrolla en ingresos no facturados al cierre del periodo.
- Intereses a cobrar de un depósito o de un préstamo concedido: ingreso en la 769 Otros ingresos financieros o en la 762 Ingresos de créditos, contra la 547 Intereses a corto plazo de créditos.
Ejemplo. El 1 de noviembre una SL constituye un depósito de 60.000 € a seis meses al 2 % anual. A 31 de diciembre se han devengado 200 € (60.000 × 2 % × 2/12): Debe 547, Haber 769. Al vencimiento, el banco abona 600 € de intereses con una retención del 19 % (114 €):
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 486,00 | |
| 473 HP, retenciones y pagos a cuenta | 114,00 | |
| 547 Intereses a corto plazo de créditos | 200,00 | |
| 769 Otros ingresos financieros | 400,00 |
La retención se registra al cobrar, que es cuando se practica, aunque parte del ingreso sea del ejercicio anterior.
Ingresos cobrados antes de tiempo
Lo facturado o cobrado que corresponde a una prestación futura no es ingreso todavía. La cuenta depende de si el servicio ya ha empezado:
- 485 Ingresos anticipados: ingresos facturados por un periodo que ya está en curso, como una suscripción anual o una cuota de mantenimiento.
- 438 Anticipos de clientes: entregas a cuenta de un bien o servicio que aún no se ha empezado a prestar. El IVA se devenga con el cobro anticipado.
Ejemplo. Una empresa factura el 1 de octubre una licencia anual de 1.200 € más IVA. A 31 de diciembre ha devengado tres meses; los nueve restantes se trasladan: Debe 705 900 €, Haber 485 900 €. El 1 de enero la 485 vuelve a la 705 y se imputa mes a mes.
Las tarjetas regalo y los vales vendidos son una deuda con el cliente hasta que se canjean; se registran en la 438 o en una subcuenta específica, y el ingreso se reconoce con el canje. Si la experiencia muestra que una parte nunca se canjea, ese importe se reconoce como ingreso de forma proporcional al patrón de canjes, no de golpe al vender. En IVA, el momento de tributación depende de si al vender la tarjeta ya se conocen el bien o servicio y el tipo aplicable; revísalo con la doctrina de la Dirección General de Tributos antes de fijar el procedimiento.
En los programas de fidelización, la parte del precio que corresponde a los puntos entregados se separa del ingreso de la venta y queda como pasivo, por ejemplo en una subcuenta de la 485, hasta que el cliente los canjea o caducan. Más casos de reconocimiento de ingresos en ingresos diferidos y reconocimiento de ingresos.
Costes de obtener un contrato
Algunas empresas pagan una comisión al firmar un contrato plurianual: un agente que consigue un cliente de mantenimiento a tres años, o un comercial que cobra un variable por cada suscripción. Son costes incrementales: no existirían sin el contrato. El ICAC los ha considerado un gasto periodificable, que se imputa a resultados en proporción a los ingresos del contrato.
Ejemplo. Una SL paga el 1 de enero una comisión de 3.000 € a un agente independiente por un contrato de tres años con ingresos uniformes. Registra la comisión en la 480 y traslada 1.000 € cada año a la 623. La parte que se imputará después de los doce meses siguientes se presenta en el activo no corriente.
No son costes incrementales los sueldos fijos del equipo comercial, los viajes para preparar ofertas ni la publicidad: se cargan a gastos cuando se incurren. Y si el cliente rescinde el contrato, el saldo pendiente se lleva a resultados en ese momento.
Periodificar sin complicar el cierre
- Fija un umbral de importancia relativa: periodificar cada factura pequeña no mejora la imagen fiel.
- Usa siempre las mismas subcuentas para estimaciones, así se revisan en bloque.
- Retrocede las estimaciones al abrir el periodo siguiente y deja que la factura real ocupe su lugar.
- Comprueba al cierre que la 480 y la 485 solo contienen partidas identificadas, con fecha de imputación.
La rutina completa se explica en periodificaciones contables para pymes y en la revisión de periodificaciones al cierre.