Conservar facturas parece trivial hasta que llega un requerimiento de la AEAT sobre un ejercicio de hace cinco años o un auditor pide el soporte de una amortización. Una política de conservación escrita, aunque sea de una página, responde a tres preguntas: cuánto tiempo, en qué formato y dónde.
Cuánto tiempo
| Norma | Plazo | Desde cuándo |
|---|---|---|
| Ley General Tributaria (prescripción) | 4 años | desde el fin del plazo de declaración del impuesto afectado |
| Código de Comercio (artículo 30) | 6 años | desde el último asiento de cada libro |
| Inmovilizado amortizable | mientras se amortice, más el plazo de prescripción | la factura justifica las amortizaciones de todos esos años |
| Bases imponibles negativas | hasta poder acreditarlas cuando se compensen | la AEAT puede comprobar su origen |
La regla práctica: seis años como mínimo para todo, y más para facturas de inmovilizado y ejercicios con pérdidas pendientes de compensar.
En qué formato
El Reglamento de facturación (artículos 19 a 23 del Real Decreto 1619/2012) exige conservar las facturas por medios que garanticen la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad, y que permitan el acceso de la AEAT sin demoras. Una factura recibida en electrónico se conserva en electrónico; imprimirla y borrar el original no es una buena práctica.
Facturas recibidas
Para las facturas de proveedores:
- Un único archivo para todas, independientemente de cómo lleguen (plataforma, correo, papel escaneado).
- Nombre y metadatos coherentes: proveedor, NIF, número, fecha, importe. La guía de nombres de documentos y estructura de archivo propone una convención.
- Vínculo con el asiento contable, para que desde el libro diario se llegue al documento.
- El original electrónico, no una impresión escaneada.
Facturas electrónicas B2B
Con la factura electrónica obligatoria entre empresas, las facturas viajan por plataformas y la solución pública de la AEAT funciona como repositorio. Aun así:
- La obligación de conservar sigue siendo de cada empresa. Que la plataforma o la AEAT guarde una copia no te exime.
- Conserva el fichero estructurado (el XML en UBL u otra sintaxis), no solo su visualización en PDF.
- Si cambias de plataforma, exporta todo tu histórico antes de darte de baja.
Las opciones de canal se comparan en plataforma privada o solución pública.
Digitalización certificada
¿Se pueden destruir las facturas en papel una vez escaneadas? Solo si se digitalizan con un software de digitalización homologado por la AEAT (digitalización certificada, regulada por la Orden EHA/962/2007). Un escaneo normal o una foto con el móvil no permiten destruir el original: sirven como copia de trabajo, pero el papel debe conservarse.
Cuándo compensa:
- Empresas con muchos tickets y facturas en papel (gastos de viaje, compras menores).
- Cuando el espacio de archivo es un problema real.
Cuándo no:
- Si casi todas las facturas ya llegan en electrónico: el papel residual se guarda sin más.
Para los tickets de gastos de empleados, el flujo se describe en flujo digital de aprobación de gastos.
Código de Comercio y libros mercantiles
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento, incluso si el empresario cesa en su actividad. Esto abarca más que las facturas: contratos, extractos bancarios, actas, inventarios y los libros contables legalizados en el Registro Mercantil (ver legalización de libros contables).
El soporte puede ser digital siempre que se garantice la integridad y la consulta. Si la sociedad se disuelve, los liquidadores deben dejar designado quién custodia esta documentación durante el plazo.
La política en una página
- Plazo general: seis años; inmovilizado y bases negativas, mientras puedan comprobarse.
- Formato: el original en el formato en que se recibió o emitió.
- Lugar: archivo digital único, con copia de seguridad fuera de la oficina.
- Responsable: la persona de administración designada.
- Destrucción: solo pasado el plazo y, para el papel, solo si se digitalizó con software homologado.
Los registros de facturación de VERI*FACTU tienen sus propias reglas, explicadas en VERI*FACTU y conservación de registros.