Con la factura electrónica obligatoria, las facturas de proveedores dejan de llegar por correo para entrar por una plataforma o por la solución pública de la AEAT. Bien aprovechado, es el mayor ahorro de la reforma: datos que no hay que teclear ni reconocer con OCR. Mal organizado, es una bandeja de entrada más que nadie revisa.
El circuito de recepción
- Canal único. Decide dónde llegan las facturas: tu plataforma privada, la solución pública o ambas. Comunica a los proveedores cuál es tu dirección o identificador.
- Validación automática. El programa comprueba NIF del emisor, que la factura va a tu sociedad, que los totales cuadran y que no es un duplicado.
- Asignación. Cada factura se asigna a quien debe aprobarla: compras, el responsable del departamento o el jefe de proyecto.
- Aceptación o rechazo, en plazo y con motivo. Los estados se explican en estados de factura electrónica B2B.
- Contabilización con la fecha correcta y el código de IVA adecuado.
- Pago y comunicación del pago.
Contabilización
Una factura estructurada trae líneas, impuestos y vencimiento. Aun así, alguien debe decidir la cuenta de gasto (600, 621, 628…), el centro de coste y si el IVA es deducible. Las reglas por proveedor reducen ese trabajo: el proveedor de electricidad va siempre a 628 Suministros; el de alquiler, a 621 con retención. La guía de facturas de proveedores en contabilidad desarrolla el registro.
Órdenes de compra
Si tu empresa trabaja con pedidos, la factura electrónica permite automatizar el cuadre a tres bandas: pedido, albarán o recepción, y factura.
- Pide a tus proveedores que incluyan el número de pedido en la factura. El formato estructurado tiene un campo específico para ello.
- Si la factura coincide con el pedido y la recepción dentro de una tolerancia (por ejemplo, ±1 % en precio), se aprueba automáticamente.
- Si no coincide, se retiene y se gestiona antes de que venza el plazo para rechazarla.
Ejemplo: un pedido de 500 unidades a 4 € se recibe completo, pero la factura llega a 4,20 €. El sistema la retiene, compras confirma que el precio pactado era 4 € y la factura se rechaza con ese motivo. El proveedor emite una nueva o una rectificativa.
Sin número de pedido en la factura, el cuadre vuelve a ser manual. Inclúyelo como requisito en tus condiciones de compra.
Proveedores no preparados
Durante años convivirán proveedores que envían facturas estructuradas con otros que siguen enviando PDF o papel:
- Proveedores aún no obligados. Las pymes no lo estarán hasta octubre de 2028, aunque tu empresa sea grande y lo esté antes. Puedes pedirles que se adelanten, pero no exigírselo legalmente.
- Proveedores extranjeros. La obligación española no les afecta si no están establecidos en España. Sus facturas seguirán llegando en PDF o por los canales de su país.
- Facturas que no son B2B nacional: importaciones, servicios de plataformas digitales extranjeras, tickets de gastos de viaje.
Para todos ellos mantén un segundo circuito: buzón de correo, captura OCR de facturas recibidas y el mismo flujo de aprobación. Lo importante es que ambos circuitos terminen en el mismo libro de facturas recibidas y en la misma revisión de IVA.
Un truco útil: clasifica a tus proveedores en tu ficha maestra según el canal por el que envían facturas. Así sabrás cuántos faltan por migrar y podrás medir el avance.
Conservación
Las facturas recibidas, electrónicas o en PDF, deben conservarse durante los plazos legales en un formato que garantice su integridad y legibilidad, como explica la política de conservación de facturas.