El NIF del destinatario es uno de los datos obligatorios de una factura completa (artículo 6 del Reglamento de facturación). Si está mal, la factura no cumple los requisitos, el cliente puede tener problemas para deducir el IVA y, con la factura electrónica, ni siquiera llegará a su destino. Validarlo cuesta un minuto en el alta.
Tres comprobaciones distintas
| Comprobación | Qué verifica | Dónde |
|---|---|---|
| Formato | que el NIF tiene la estructura correcta y su carácter de control | el propio programa |
| Censo de la AEAT | que el NIF existe y corresponde a ese nombre o razón social | servicio de identificación fiscal de la sede de la AEAT |
| VIES | que un operador de otro Estado de la UE tiene NIF-IVA válido para operaciones intracomunitarias | sistema VIES de la Comisión Europea |
La validación de formato detecta erratas, pero no que el NIF pertenezca a quien dice. Para eso sirve el censo.
Clientes y proveedores españoles
La AEAT ofrece en su sede un servicio para comprobar NIF y nombre de terceros, tanto de forma individual como masiva mediante fichero. Úsalo en estos momentos:
- Al dar de alta un cliente o proveedor.
- Antes de la primera factura de un cliente importante.
- Una vez al año, sobre toda la base de datos, por ejemplo antes de preparar el modelo 347, donde un NIF erróneo provoca imputaciones que la AEAT no puede cruzar.
NIF revocado
La AEAT puede revocar el NIF de una sociedad, por ejemplo cuando no desarrolla actividad o no presenta declaraciones. Con un NIF revocado, la sociedad no puede operar con normalidad, y los bancos y notarios no admiten operaciones. Facturar a un cliente o comprar a un proveedor con NIF revocado es una señal de riesgo: suspende la relación hasta aclararlo. Una comprobación periódica del censo lo detecta.
Operadores intracomunitarios
Para que una entrega de bienes a otro país de la UE esté exenta o un servicio se facture con inversión del sujeto pasivo, el cliente debe tener un NIF-IVA válido registrado en VIES. Comprueba el número en VIES antes de facturar y guarda la prueba (fecha y resultado). Si el cliente no está dado de alta en VIES, la operación debería tratarse como si fuera con un particular. El control se detalla en control intracomunitario para el modelo 349.
Qué pasa si facturas con un NIF erróneo
- Para el cliente: la factura no cumple los requisitos y su deducción del IVA puede cuestionarse.
- Para ti: debes emitir una factura rectificativa con el NIF correcto.
- En la factura electrónica: la plataforma del destinatario no la reconocerá y la rechazará.
- En el modelo 347 o el 349: los datos no casarán con los del cliente.
Procedimiento recomendado
- El programa no permite guardar un cliente empresa sin NIF ni con un formato inválido.
- Quien da de alta comprueba NIF y razón social en el servicio de la AEAT y adjunta la captura.
- Los clientes de otros países de la UE se comprueban en VIES.
- Una vez al año se pasa la base completa por la comprobación masiva.
- Los NIF que fallan se bloquean para facturación hasta corregirlos.
Si quieres ir más allá de la validación y ordenar toda la ficha de clientes, la guía de datos maestros para factura electrónica propone qué campos revisar.