Antes de conciliar, los movimientos del banco tienen que entrar en el programa contable. Si no hay conexión directa con la entidad, la vía es descargar el extracto e importarlo. Parece trivial hasta que un importe de 1.234,56 € se convierte en 1,23 €, las eñes salen como símbolos extraños o el mismo movimiento aparece dos veces. Elegir bien el formato evita la mayoría de estos problemas.
Norma 43, el formato que conviene pedir
Prácticamente todos los bancos españoles ofrecen el extracto en Norma 43 (también llamada cuaderno 43 de la AEB), un fichero de texto con registros de longitud fija de 80 caracteres. Su gran ventaja es que no depende de cómo cada banco decide exportar una hoja de cálculo: la estructura es siempre la misma.
| Registro | Contenido |
|---|---|
| 11 | cabecera de la cuenta: entidad, oficina, número de cuenta, fechas del periodo, saldo inicial y divisa |
| 22 | cada movimiento: fecha de operación, fecha valor, concepto común, clave de debe o haber, importe y referencias |
| 23 | conceptos complementarios del movimiento anterior, como el nombre del ordenante |
| 24 | equivalencia en divisa, si el movimiento es en otra moneda |
| 33 | final de la cuenta: número y total de cargos y abonos, y saldo final |
| 88 | fin del fichero |
Como el fichero incluye saldo inicial, totales y saldo final, el programa puede comprobar por sí mismo que no falta ningún movimiento. Esa es la razón principal para preferirlo: un CSV no trae esa comprobación. En la banca online suele aparecer como «Norma 43», «Cuaderno 43» o «formato AEB 43» dentro de la descarga de movimientos.
CSV y Excel: lo que cambia de un banco a otro
Si el banco solo ofrece CSV o Excel, o necesitas un periodo que no permite descargar en Norma 43, estos son los problemas habituales:
| Problema | Cómo se nota | Solución |
|---|---|---|
| Separador de campos | todo el movimiento aparece en una sola columna | en España se usa punto y coma; indícalo en la importación |
| Decimales con coma | 1.234,56 se lee como 1,23 o como 123456 | configurar coma decimal y punto de miles |
| Fechas | el 03/04 se interpreta como 4 de marzo | fijar el formato día/mes/año |
| Codificación | las eñes y las tildes salen como pares de símbolos sin sentido | elegir UTF-8 o ISO-8859-1 según el banco |
| Signo del importe | cargos y abonos en columnas separadas, o un único importe con signo | mapear las dos columnas o el signo, no ambas cosas |
| Filas extra | cabeceras, titular o totales al principio o al final | importar desde la primera fila de movimientos |
| Fecha valor y fecha de operación | movimientos que caen en otro mes | contabilizar por fecha de operación de forma coherente |
Si el banco solo da un Excel y el programa pide CSV, puedes convertirlo con la herramienta Excel a CSV, que funciona en el navegador sin subir el archivo a ningún servidor. Después revisa el separador y el formato numérico antes de importar.
Ejemplo: la importación que no cuadra
Una SL importa en CSV los movimientos de marzo de su cuenta principal:
- saldo inicial según el banco: 12.450,30 €
- abonos importados: 18.200,00 €
- cargos importados: 19.546,87 €
- saldo final según el banco: 9.870,10 €
Cálculo: 12.450,30 + 18.200,00 − 19.546,87 = 11.103,43 €, es decir, 1.233,33 € más de lo que dice el banco. Revisando el fichero, aparece un cargo de 1.234,56 € que se importó como 1,23 €: el programa tomó el punto de miles como separador decimal y descartó el resto. Corregido el formato, los cargos suman 20.780,20 € y el saldo coincide con el extracto.
La lección es hacer siempre esta prueba de saldo después de cada importación: saldo inicial más abonos menos cargos igual a saldo final. Con Norma 43 el programa la hace solo; con CSV, conviene hacerla a mano o configurar la columna de saldo para que se compare.
Solapes y duplicados
El error más frecuente no es de formato, sino de fechas: se descarga del 1 al 15 y luego del 10 al 31, y los días del 10 al 15 entran dos veces. Para evitarlo:
- Descarga periodos cerrados, normalmente meses completos.
- Antes de importar, comprueba la fecha del último movimiento ya contabilizado.
- Usa una clave de duplicado que combine fecha, importe, concepto y, si el banco la da, la columna de saldo tras el movimiento. Dos cafés de 2,50 € el mismo día son legítimos; dos movimientos con el mismo saldo posterior, no.
Una rutina que funciona
- Importa al menos una vez por semana, no a fin de mes.
- Guarda el fichero original del banco junto al periodo, por si hay que reimportar.
- Haz la prueba de saldo en cada importación.
- Después, deja que las reglas de conciliación clasifiquen lo que puedan y revisa el resto.
- A fin de mes, compara el saldo de cada subcuenta de la 572 con el extracto; el criterio para separar cuentas está en cuentas bancarias en el plan contable.
Si trabajas con varias entidades, prioriza las que tienen más movimientos: son las que más errores acumulan si la importación falla. Y si tu programa contable lee Norma 43 directamente, úsalo siempre que el banco lo permita. En Nexbal, que se está lanzando en España, basta con subir el extracto en PDF: la IA propone el asiento de cada movimiento y tú solo revisas las propuestas. Puedes probarlo gratis si te unes a la beta de Nexbal.