La mayoría de las pymes españolas trabajan con una asesoría o gestoría para la contabilidad, los impuestos o ambas cosas. La relación suele fallar por lo mismo: documentos que llegan tarde, dudas que se resuelven por teléfono sin dejar rastro y un trimestre que se cierra a toda prisa el día 19. Integrar a la asesoría en el flujo de la empresa, en lugar de mandarle una carpeta cada tres meses, cambia el resultado.
Escribe quién hace qué
Lo primero es un reparto por escrito, aunque sea de una página. Un ejemplo para una SL que factura con su propio programa y externaliza contabilidad e impuestos:
| Tarea | Empresa | Asesoría |
|---|---|---|
| Emitir facturas de venta | sí | no |
| Subir facturas recibidas y tickets | sí, cada semana | revisa y pide lo que falte |
| Importar extractos bancarios | sí | concilia |
| Contabilizar compras, ventas y banco | no | sí |
| Nóminas y seguros sociales | no | sí, con las incidencias que envía la empresa |
| Preparar y presentar 303, 111, 115 y 202 | revisa el borrador | prepara y presenta |
| Cierre anual y cuentas anuales | aporta inventario y datos de cierre | prepara y deposita |
Lo que no aparece en la tabla suele quedar sin hacer. Típicamente: quién revisa los saldos antiguos de clientes, quién avisa de un contrato nuevo de alquiler o quién decide el criterio de una operación poco habitual.
Accesos: un usuario propio, no una contraseña compartida
Si la contabilidad está en un programa en la nube, la asesoría debe tener su propio usuario, con el rol que le corresponde y sin acceso a funciones que no necesita, como los pagos. Así queda registrado quién hace cada cambio y, si cambias de asesoría, basta con desactivar ese usuario. Los criterios para definir roles están en permisos de usuario en software contable.
Ante la Agencia Tributaria ocurre lo mismo. En lugar de entregar el certificado digital de la empresa, lo correcto es otorgar a la asesoría un apoderamiento en el registro de la AEAT para los trámites concretos que va a realizar, o que presente como colaborador social con tu autorización. El certificado es la firma de la sociedad: quien lo tiene puede hacer en su nombre mucho más que presentar el IVA. La gestión del certificado y de las notificaciones electrónicas se explica en certificado digital y DEH.
Qué enviar y en qué formato
- Facturas recibidas: el PDF o el fichero electrónico tal como llegó, no una foto del PDF impreso.
- Extractos bancarios: en Norma 43 mejor que en PDF, porque se importan sin teclear; ver cómo importar extractos.
- Contratos nuevos: alquileres, préstamos, leasing, renting. Cada uno genera asientos recurrentes y, a veces, retenciones.
- Incidencias de personal: altas, bajas, variables y bajas médicas, antes del día que fije la asesoría para cerrar nóminas.
- Respuestas a dudas por escrito, en el mismo canal donde se preguntó.
Un calendario mensual en lugar de uno trimestral
El IVA y las retenciones de la mayoría de las pymes se presentan por trimestres, en los veinte primeros días del mes siguiente (hasta el 30 de enero en el cuarto trimestre). Si la asesoría recibe todo el día 5 de ese mes, solo tiene quince días para tres meses de documentos. Un ritmo mensual reparte la carga:
- Hasta el día 5 de cada mes: la empresa sube todo lo del mes anterior.
- Hasta el día 15: la asesoría contabiliza y envía una lista de documentos o dudas pendientes.
- Hasta el día 20: la empresa responde.
- Mes siguiente al trimestre: la asesoría prepara los borradores de los modelos con datos ya revisados, y la empresa los valida antes de presentar.
El resto de fechas fiscales están en el calendario fiscal de la Agencia Tributaria.
Ejemplo: el mismo trimestre, dos formas de trabajar
Una SL de reformas con 300 facturas de proveedores al trimestre enviaba todo en una carpeta compartida a primeros de abril. En el 303 del primer trimestre faltaron doce facturas que estaban en el correo de un encargado, con 4.200 € de IVA soportado. Se recuperaron en el trimestre siguiente, pero el primer pago de IVA fue más alto de lo necesario. Al pasar a envíos semanales, la asesoría detectó las facturas que faltaban por los cargos sin justificante en el banco antes de que acabara el mes. El cambio no exigió ninguna herramienta nueva, solo calendario y disciplina.
Responsabilidad: quién responde ante Hacienda
Externalizar la gestión no traslada la responsabilidad. Frente a la Agencia Tributaria, el obligado tributario es la empresa: una liquidación o una sanción por un 303 mal hecho se dirige a ella, y lo que pueda reclamarse después a la asesoría depende del contrato. Por eso conviene que el encargo diga qué servicios incluye, qué plazos tiene la empresa para entregar documentación y cómo se comunican los borradores antes de presentar.
Hay además una obligación que se olvida a menudo: la asesoría trata datos personales de empleados y clientes, así que necesita un contrato de encargado del tratamiento conforme al Reglamento General de Protección de Datos.
El cierre del ejercicio
El cierre anual es donde más se nota la calidad de la colaboración durante el año. La lista de lo que cada parte debe aportar está en cierre del ejercicio con asesoría.
Compartir un mismo programa contable con la asesoría elimina el envío de carpetas y las versiones duplicadas; puedes probar ese modelo de trabajo con una prueba gratis.