Muchas pymes externalizan la contabilidad o, al menos, el cierre y los impuestos anuales. El problema rara vez es técnico. Es de coordinación: la asesoría espera documentos que la empresa no sabe que tiene que enviar, la empresa espera que la asesoría «lo cierre» sin haber explicado lo que pasó en el año, y en marzo se descubren facturas sin registrar o un préstamo que nadie comunicó.
Recuerda que la responsabilidad no se externaliza: las cuentas anuales las formulan y firman los administradores (art. 253 LSC) y las declaraciones son de la empresa, aunque las presente el asesor.
Quién hace qué
| Tarea | Empresa | Asesoría |
|---|---|---|
| Facturas emitidas y recibidas completas | aporta | revisa y registra |
| Extractos bancarios y de tarjetas a 31 de diciembre | aporta | concilia |
| Recuento y valoración de existencias | cuenta y valora | revisa el criterio y registra |
| Altas, bajas y ventas de inmovilizado | informa con facturas | amortiza y registra |
| Litigios, reclamaciones, garantías | informa | propone provisiones |
| Clientes dudosos | informa del estado de cada cobro | calcula el deterioro |
| Contratos nuevos (préstamos, leasing, alquileres) | aporta | registra y periodifica |
| Ajustes de cierre | aprueba | propone y documenta |
| Cuentas anuales y memoria | formula y firma | prepara |
| Impuesto sobre Sociedades | facilita datos y aprueba | calcula y presenta |
Si una tarea no aparece en la carta de encargo, no la da por hecha nadie. Revisa ese documento antes de diciembre y amplíalo si hace falta.
Calendario para un ejercicio que cierra el 31 de diciembre
Noviembre y diciembre
- Reunión de previsión del resultado y de decisiones fiscales que solo se pueden tomar antes del cierre. Ver el pre-cierre contable de noviembre.
- Fecha del recuento de existencias.
- Último pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades, del 1 al 20 de diciembre.
Enero
- La empresa entrega la documentación de diciembre en las dos primeras semanas.
- La asesoría presenta el IVA del cuarto trimestre y el resumen anual (modelo 390) hasta el 30 de enero, y los resúmenes anuales de retenciones (190, 180) hasta el 31 de enero.
Febrero
- Modelo 347 de operaciones con terceros.
- Borrador de balance y cuenta de resultados con la lista de ajustes propuestos.
Marzo
- Reunión de cierre con dirección para aprobar ajustes y aplicación del resultado.
- Formulación de las cuentas anuales antes del 31 de marzo (tres meses desde el cierre).
Abril a julio
- Legalización de libros en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre. Ver legalización de libros contables.
- Aprobación por la junta antes del 30 de junio y depósito en el mes siguiente.
- Impuesto sobre Sociedades (modelo 200) en los 25 días naturales siguientes a los seis meses desde el cierre: hasta el 25 de julio.
La carpeta que el asesor necesita
Enviar todo en un solo envío ordenado ahorra semanas de correos:
- Bancos: extractos de todas las cuentas a 31 de diciembre, incluidas las que casi no se usan, y certificados de saldo si los piden.
- Financiación: cuadros de amortización de préstamos y leasing actualizados, pólizas de crédito con su saldo dispuesto.
- Clientes y proveedores: listado de cobros y pagos pendientes, con comentarios sobre los dudosos.
- Existencias: hojas de recuento firmadas y valoración.
- Inmovilizado: facturas de compras del año, ventas o bajas y su destino.
- Personal: resumen anual de nóminas, finiquitos y cualquier compromiso (bonus, pagas devengadas).
- Contratos y hechos relevantes: nuevos contratos, litigios, inspecciones, subvenciones concedidas y acontecimientos ocurridos después del 31 de diciembre.
- Socios y administradores: préstamos, retribuciones y operaciones con ellos.
Dónde se rompe la coordinación
- La empresa cobra y paga en efectivo o con tarjeta personal y no lo comunica.
- La asesoría registra ajustes sin explicarlos y la empresa no sabe por qué cambió el resultado.
- Nadie revisa el borrador antes de formular; el administrador firma lo que le envían.
- Los acontecimientos de enero y febrero no se comunican, y la memoria no los recoge.
Para que esa conversación sea más ágil, conviene que empresa y asesor trabajen sobre la misma contabilidad en línea. La guía de integración con la asesoría contable explica cómo plantearlo, y la checklist de cierre de una SL sirve de guion común. Para valorar si Nexbal os sirve a los dos, hay una prueba gratis.