Muchas empresas pequeñas empiezan con una hoja de cálculo: una pestaña de ingresos, otra de gastos, otra con el banco. Funciona mientras hay pocas operaciones, pero llega un momento en que la hoja ya no aguanta: nadie sabe qué fórmula se rompió, el saldo de clientes no coincide con lo que realmente se debe y el IVA se calcula aparte. Pasar a un programa contable no es solo copiar filas; la hoja casi nunca tiene la información ordenada como la necesita una contabilidad de partida doble. Si lo que vas a cambiar es un programa por otro, la guía adecuada es la de migrar de software contable.
Primero, qué tenías en la hoja
El trabajo depende de lo que estuvieras llevando:
- Autónomo en estimación directa con libros registro: la hoja recoge ingresos, gastos y bienes de inversión. No hay balance que traspasar, pero sí facturas pendientes de cobro y de pago y el inmovilizado con su amortización.
- Sociedad con una «contabilidad» en Excel: si la hoja hacía de libro diario, hay que comprobar que cada asiento tenga debe y haber iguales. Si solo era un registro de facturas y banco, el balance de apertura habrá que construirlo desde cero con la ayuda de los extractos, las facturas y la última declaración presentada.
Recuerda que una sociedad debe llevar un libro Diario y un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y legalizarlos en el Registro Mercantil. Una hoja de cálculo puede ser el origen de esos libros, pero no los sustituye si no se ha llevado con rigor.
La fecha de corte
La fecha más limpia es el primer día del ejercicio. Así el programa empieza con el balance de cierre del año anterior y todo el año nuevo se registra dentro de él. Si migras a mitad de año:
- el corte debe coincidir con el final de un trimestre, para que el IVA ya declarado quede en la hoja y el nuevo en el programa;
- tendrás que cargar el balance de sumas y saldos a esa fecha, no solo los saldos, si quieres que la cuenta de resultados anual salga completa;
- durante unos meses, el modelo 390 o el cierre del Impuesto sobre Sociedades se prepararán combinando ambas fuentes.
Construir un balance de apertura que cuadre
Ejemplo de una SL que deja la hoja a 31 de diciembre. Tras revisar banco, facturas pendientes, inmovilizado y la última declaración de IVA, la apertura queda así:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 217 Equipos para procesos de información | 6.000,00 | |
| 2817 Amortización acumulada de equipos para procesos de información | 1.800,00 | |
| 430 Clientes (detalle por factura) | 12.100,00 | |
| 572 Bancos | 18.400,00 | |
| 400 Proveedores (detalle por factura) | 7.260,00 | |
| 4750 Hacienda Pública, acreedora por IVA | 2.900,00 | |
| 100 Capital social | 3.000,00 | |
| 113 Reservas voluntarias | 15.000,00 | |
| 129 Resultado del ejercicio | 6.540,00 | |
| Total | 36.500,00 | 36.500,00 |
Tres comprobaciones antes de darlo por bueno:
- El saldo de la 572 coincide al céntimo con el extracto a 31 de diciembre.
- La 4750 coincide con el resultado a ingresar del 303 del cuarto trimestre.
- Si la junta aún no ha aprobado la aplicación del resultado, el beneficio sigue en la 129 y no se suma a reservas hasta entonces.
Cuando el balance no cuadra, la diferencia suele estar en las reservas: la hoja nunca registró un ajuste, un gasto quedó fuera o el resultado de un año anterior se calculó con otro criterio. No la escondas en una cuenta de ajuste; averigua su origen con la asesoría, porque esa cifra acabará en las cuentas anuales.
Partidas abiertas: el saldo no basta
Cargar en la 430 un saldo único de 12.100 € es un error que se paga después: cuando el cliente pague una factura concreta, no habrá contra qué casarla. Hay que cargar cada factura pendiente con su número, fecha, vencimiento e importe, de modo que la suma coincida con el saldo de apertura. Lo mismo con proveedores. Es el trabajo más tedioso de la migración y el que más ahorra en los meses siguientes, porque permite que funcione la conciliación bancaria con reglas desde el primer día.
Clientes y proveedores: depurar antes de importar
En las hojas, un mismo cliente aparece escrito de tres maneras: «Construcciones Pérez SL», «Const. Perez S.L.» y «PEREZ CONSTRUCCIONES». Antes de importar:
- unifica cada tercero bajo su NIF, que es la clave real;
- comprueba la razón social exacta, el domicilio fiscal y el país;
- añade IBAN, forma y plazo de pago;
- marca si se le aplica retención, recargo de equivalencia o inversión del sujeto pasivo;
- elimina los que no han tenido operaciones en años.
Estos datos se usarán también en las facturas emitidas, así que conviene revisarlos con los criterios de datos maestros para la factura electrónica.
Inmovilizado y plantillas
Cada elemento del inmovilizado entra con su fecha de alta, coste, vida útil y amortización acumulada. Así el programa calcula el resto y deja de depender de la pestaña de amortizaciones de la hoja, que suele ser la primera en desactualizarse. Los gastos que se repiten cada mes se convierten en asientos recurrentes.
Un mes en paralelo
El primer mes conviene llevar las dos cosas: el programa y, en paralelo, el resumen de la hoja. Al cerrar ese mes, compara ventas, compras, IVA y saldo de banco. Si coinciden, la hoja se archiva en modo solo lectura y se guarda junto con la documentación del ejercicio, porque sigue siendo el soporte de los años anteriores.
Hacer este traspaso es más sencillo cuando puedes ensayar con tus propios datos antes de comprometerte. Nexbal se está lanzando en España y, si te unes a la beta, tienes 30 días gratis para probarlo.