Una factura electrónica es tan buena como los datos de los que sale. El formato estructurado no perdona: un NIF con una letra de más, una dirección incompleta o un cliente duplicado provocan rechazos que con el PDF pasaban inadvertidos. Por eso la preparación más rentable es limpiar los datos maestros.
Qué datos revisar
| Ficha | Campos clave |
|---|---|
| Clientes | NIF, razón social exacta, domicilio fiscal, forma de pago, vencimiento, identificador de recepción |
| Proveedores | NIF, razón social, IBAN verificado, condiciones de pago, canal de envío |
| Artículos y servicios | descripción, tipo de IVA o causa de exención, unidad de medida |
| Empresa propia | NIF, razón social, domicilio, series, cuentas bancarias |
Fichas de clientes B2B
Con los clientes empresa, la regla es: la razón social y el NIF tal como constan en la AEAT, no como los conoce el comercial. Una cadena de tiendas puede tener nombre comercial “Mercados Sol” y razón social “Distribuciones Alimentarias del Sur, SL”. La factura va a la segunda.
Para recoger y mantener los datos:
- En el alta del cliente, pide NIF, razón social, domicilio fiscal y la dirección o identificador donde quiere recibir facturas. Valida el NIF antes de facturar, como explica validar NIF en facturación.
- Condiciones de pago explícitas: forma de pago y días. El vencimiento será un dato que el cliente comunique a la AEAT; si tu ficha dice 30 días y el contrato 60, habrá discrepancias.
- Un cliente, una ficha. Fusiona duplicados antes del arranque. Dos fichas para el mismo NIF son la causa más común de saldos que no cuadran.
- Revisión periódica: cambios de domicilio, fusiones, cambios de denominación social. Las sociedades cambian más de lo que parece.
La guía de alta de clientes y datos de facturación propone un formulario de alta.
Empresas con varias sedes
Una empresa con varios centros, tiendas o delegaciones tiene un solo NIF y un solo domicilio fiscal, aunque reciba mercancía en muchos sitios. Esto genera confusiones típicas:
- Dirección de entrega frente a domicilio fiscal. La factura lleva el domicilio fiscal; la dirección de entrega puede figurar como dato adicional o en el albarán, pero no sustituye al domicilio.
- Centros que aprueban facturas. Si cada delegación aprueba sus compras, el cliente necesitará identificar el centro en la factura. Pregunta qué referencia quiere (código de centro, número de pedido) y guárdala en la ficha como dato de cada dirección de entrega.
- Sedes con NIF propio. Si una “sede” es en realidad otra sociedad del grupo, tiene su propio NIF y su propia ficha. Facturar a la matriz lo que compró una filial obliga a rectificar.
- Tu propia empresa multisede. Si emites desde varias delegaciones, todas facturan con el mismo NIF; usa series por delegación y centros de coste para separar la actividad, no fichas de empresa distintas.
Artículos e impuestos
Cada artículo o servicio debe tener asignado su tratamiento de IVA: tipo general, reducido, superreducido, exento (con la causa del artículo 20 de la Ley del IVA) o con inversión del sujeto pasivo. En una factura electrónica estos datos viajan codificados; un artículo sin configurar genera una factura con el impuesto mal informado.
Ejemplo de limpieza
Una distribuidora con 1.200 fichas de clientes descubre, al cruzar NIF, 85 duplicados, 40 NIF no válidos y 210 fichas sin condiciones de pago. Dedica dos semanas a depurarlas antes de conectar su programa a la plataforma. En el primer mes de facturación electrónica, los rechazos por datos del cliente son menos del 1 %.