Una auditoría interna de facturación no es una auditoría de cuentas. Es una revisión periódica, hecha por la propia empresa, para comprobar que las facturas se emiten bien, que las correcciones siguen el procedimiento y que lo facturado coincide con lo declarado. Con un sistema de facturación encadenado, los errores ya no se pueden “arreglar” en silencio, así que detectarlos pronto vale más que nunca.
Frecuencia y alcance
Para una pyme, una revisión trimestral, antes de presentar el modelo 303, es suficiente. Debe cubrir todas las herramientas que emiten facturas: programa principal, TPV, tienda online y cualquier otra.
Las pruebas
| Prueba | Cómo hacerla | Señal de alarma |
|---|---|---|
| Integridad de la numeración | listar cada serie y buscar saltos y duplicados | huecos sin anulación que los explique |
| Rectificativas | revisar todas las del trimestre: serie, código, referencia | rectificativas en la serie ordinaria o sin motivo |
| Anulaciones | revisar todas: motivo, usuario, autorización | anulaciones de facturas ya cobradas |
| Muestra de facturas | 15–25 facturas al azar y las 5 de mayor importe | falta de datos obligatorios, IVA mal aplicado |
| Cuadre con contabilidad | libro de expedidas frente a cuentas 700/705 y 477 | diferencias no explicadas |
| Cuadre con banco | cobros del trimestre frente a facturas cobradas | cobros sin factura |
| Herramientas | ¿alguien ha facturado fuera del sistema? | facturas en PDF sin QR |
Las pruebas sobre anulaciones encajan con el control descrito en anulación de facturas, y el cuadre de IVA con el cuadre del IVA repercutido.
Cómo documentarla
Un informe de dos páginas basta: fecha, periodo revisado, pruebas hechas, incidencias encontradas, acción correctora y responsable. Guarda el informe con los listados que lo soportan. Si un día llega un requerimiento o una auditoría externa, ese expediente demuestra que la empresa controla su facturación.
Ejemplo de incidencias
- Serie T2 con un salto del 4.512 al 4.515: dos tickets anulados en un cambio de rollo de papel, con su registro de anulación. Explicado.
- Una rectificativa emitida en la serie F: error de configuración del usuario nuevo. Se corrige el permiso y se forma al usuario.
- Diferencia de 121 € entre el libro de expedidas y la 477: factura registrada en contabilidad con fecha del mes siguiente. Se reclasifica antes del 303.
El responsable interno de cumplimiento
La auditoría funciona si alguien la hace suya. No hace falta crear un puesto, pero sí designar a una persona con nombre y apellidos como responsable de cumplimiento de facturación. En una pyme suele ser quien lleva la administración o la dirección financiera.
Sus funciones:
- Mantener el inventario de herramientas que emiten facturas y sus declaraciones responsables.
- Gestionar permisos: quién emite, quién rectifica y quién anula.
- Aprobar cambios en series, plantillas e integraciones.
- Hacer o encargar la auditoría trimestral y custodiar los informes.
- Ser el interlocutor del proveedor de software y de la asesoría en todo lo que afecte a facturación.
- Formar a las personas que facturan cuando se incorporan o cambia el procedimiento.
Conviene que tenga un suplente y que su designación conste por escrito, por ejemplo en un acta interna o en el procedimiento de facturación. En una empresa pequeña puede coincidir con quien factura; en ese caso, que otra persona (el gerente, la asesoría) revise su trabajo al menos una vez al año, para no auditarse a sí mismo.
Qué no sustituye
La auditoría interna no sustituye a la revisión del asesor fiscal ni, cuando es obligatoria, a la auditoría de cuentas. Pero llega antes y cuesta menos. Si estás preparando la adaptación del sistema, empieza por el checklist del calendario de VERI*FACTU.