La huella o hash es la pieza técnica que convierte una lista de facturas en una cadena difícil de manipular. No tienes que calcularla, pero entender cómo funciona explica casi todas las reglas prácticas del reglamento: por qué no se puede editar una factura emitida, por qué importan las series y por qué un cambio de programa requiere cuidado.
Qué es una huella
Un hash es un resumen matemático de un conjunto de datos. El reglamento usa el algoritmo SHA-256, que produce una cadena de 64 caracteres hexadecimales. Dos propiedades lo hacen útil:
- Con los mismos datos, la huella siempre es la misma.
- Si cambia un solo carácter (un céntimo, una fecha), la huella resultante es completamente distinta.
Cómo se encadenan los registros
Cada vez que se emite una factura, el sistema crea un registro de facturación de alta. Para calcular su huella usa datos de esa factura (NIF del emisor, serie y número, fecha, tipo de factura, cuota e importe total, fecha y hora de generación) y la huella del registro inmediatamente anterior. Un ejemplo simplificado:
| Registro | Factura | Huella anterior usada | Huella propia (abreviada) |
|---|---|---|---|
| 1 | A-101, 1.210,00 € | (primer registro) | 3F9A… |
| 2 | A-102, 605,00 € | 3F9A… | B71C… |
| 3 | A-103, 2.420,00 € | B71C… | 08DE… |
Si alguien modificase después el importe de la A-102, su huella dejaría de ser B71C… y el registro 3, que se calculó con B71C…, ya no encajaría. La alteración se detecta aunque nadie haya tocado el registro 3. Eso es lo que la norma llama integridad y trazabilidad.
Qué rompe la cadena
- Editar o borrar una factura ya emitida desde la base de datos o con una función oculta del programa.
- Restaurar una copia de seguridad antigua y seguir facturando encima.
- Emitir facturas de la misma serie desde dos programas distintos que no comparten cadena.
- Importar facturas en bloque desde otra herramienta como si se hubieran emitido en el sistema.
Un programa adaptado impide la primera vía y deja rastro de las demás. En la modalidad NO VERI*FACTU, además, estos incidentes quedan anotados en el registro de eventos.
Corregir sin romper
Como no se puede reescribir el pasado, los errores se corrigen añadiendo registros nuevos a la cadena:
- Factura con datos erróneos o importe distinto: se emite una factura rectificativa, que genera su propio registro de alta.
- Factura que nunca debió existir (duplicada por error, emitida al cliente equivocado antes de enviarse): se genera un registro de anulación, que también entra en la cadena.
- Error en el propio registro pero no en la factura (por ejemplo, un dato técnico mal informado): el sistema permite subsanar el registro con otro registro, sin cambiar la factura.
Qué significa para contabilidad
La cadena es del sistema de facturación, no de la contabilidad. Puedes reclasificar un ingreso o corregir un asiento en el libro diario sin tocar ninguna huella. Lo que ya no cabe es “arreglar” la factura en origen para que cuadre con contabilidad. Si el cierre mensual detecta una diferencia entre el libro de facturas expedidas y la cuenta 477, la solución pasa por un documento nuevo, y ese documento debe aparecer en la conciliación del mes en que se emite.
Preguntas que conviene hacer al proveedor
- ¿La huella se calcula y se encadena por cada sistema o por cada serie?
- ¿Qué ocurre si restauramos una copia de seguridad?
- ¿Podemos exportar los registros con sus huellas para entregarlos a la AEAT o a un auditor?
Las respuestas deben coincidir con lo que el productor afirma en su declaración responsable.