Cada vez que un programa adaptado al reglamento emite una factura, genera a la vez un registro de facturación de alta. Es un conjunto de datos estandarizado que describe la factura y el momento en que se creó. La factura es lo que recibe el cliente; el registro es lo que la AEAT recibe (en VERIFACTU) o puede pedir (en NO VERIFACTU).
Registro y factura no son lo mismo
| Factura | Registro de alta | |
|---|---|---|
| Destinatario | el cliente | la AEAT, directa o diferidamente |
| Contenido | todos los requisitos del Reglamento de facturación | un subconjunto de datos fiscales más datos técnicos |
| Formato | libre (PDF, papel, XML) | fichero estructurado definido por la AEAT |
| ¿Es una factura electrónica? | puede serlo | nunca |
Esta diferencia importa cuando se habla de VERI*FACTU y factura electrónica: enviar registros no cumple la obligación de factura electrónica entre empresas, ni al revés.
Qué datos contiene
Sin entrar en el diseño técnico, el registro agrupa cuatro bloques:
- Identificación de la factura: NIF del emisor, serie y número, fecha de expedición.
- Datos fiscales: tipo de factura (completa, simplificada, rectificativa y su clase), descripción de la operación, destinatario cuando lo hay, desglose por tipos de IVA o causa de exención o no sujeción, cuota total e importe total.
- Seguridad: la huella (hash) propia y la referencia al registro anterior; en NO VERI*FACTU, además, la firma electrónica.
- Sistema: identificación del programa y de su productor, versión, y fecha y hora exactas de generación del registro.
Los campos y validaciones están en la documentación técnica que publica la AEAT en su sede; el usuario no los rellena a mano, pero sí puede provocar errores con datos maestros incompletos.
Cuándo se genera
En el mismo momento de la expedición, no al cerrar el día ni al enviar la factura por correo. Esto tiene consecuencias prácticas:
- Un borrador o una proforma no debe generar registro. Si tu programa no distingue bien borradores de facturas, la cadena acaba llena de documentos que luego hay que anular.
- Una factura emitida y guardada sin enviar ya tiene registro. Si no debía existir, la vía correcta es la anulación, no el borrado.
- Las facturas recapitulativas generan un único registro en la fecha en que se expiden, aunque agrupen operaciones de todo un mes.
Subsanar un registro sin tocar la factura
A veces la factura es correcta y el error está en el registro, por ejemplo una clave de régimen de IVA mal asignada por una configuración defectuosa. El reglamento permite generar un registro de alta de subsanación que corrige el registro sin emitir factura nueva. Es distinto de una factura rectificativa, que corrige la factura misma y que el cliente debe recibir.
Regla práctica para decidir:
- ¿El cliente tiene un documento con un dato fiscal erróneo? → rectificativa.
- ¿El documento del cliente es correcto pero el registro técnico no? → subsanación del registro.
- ¿La factura no debió emitirse nunca? → registro de anulación.
Datos maestros que evitan registros defectuosos
La mayoría de los registros incorrectos nacen antes de facturar: un cliente sin NIF, una causa de exención no configurada o un tipo de IVA asignado al artículo equivocado. Revisar la ficha de clientes y artículos antes del arranque ahorra rectificativas y subsanaciones después. La guía de datos maestros para factura electrónica propone qué campos validar.
Ejemplo
Una academia emite una factura exenta de IVA por un curso reglado. El programa genera el registro de alta con la causa de exención del artículo 20 de la Ley del IVA, cuota cero e importe total de 450 €. Un mes después descubre que había asignado la causa de exención equivocada en la configuración: la factura impresa decía “exenta” con la referencia correcta, pero el registro llevaba otra clave. Como el documento del alumno es correcto, basta con subsanar el registro; no hay que rectificar la factura.