El sistema español de factura electrónica entre empresas tiene dos piezas: las plataformas privadas de intercambio y la solución pública de facturación electrónica que gestiona la AEAT. Las empresas pueden usar una, otra o combinarlas. La elección depende sobre todo del volumen de facturas y de cuánto quieras automatizar.
Qué ofrece la solución pública
- Es gratuita.
- Permite emitir facturas mediante un formulario web, una a una.
- Ofrece servicios web para que un programa emita y reciba de forma automatizada.
- Actúa como repositorio de facturas y de copias fieles.
- Recibe la información de pago que comunican los destinatarios.
Quien no emite a través de ella debe enviarle, al mismo tiempo que emite, una copia fiel de cada factura en sintaxis UBL.
Qué ofrece una plataforma privada
- Integración directa con tu programa de facturación o tu ERP.
- Gestión de formatos distintos con cada cliente y conversión automática.
- Flujos de aprobación, alertas y paneles de estados.
- Envío automático de la copia fiel a la solución pública.
A cambio, tiene coste. Muchas veces la plataforma viene incluida en el programa de facturación.
Comparativa
| Criterio | Solución pública | Plataforma privada |
|---|---|---|
| Coste | gratuita | suscripción o incluida en el software |
| Volumen adecuado | bajo, o alto si tu programa usa sus servicios web | cualquiera |
| Integración con contabilidad | depende de tu programa | habitual |
| Flujos de aprobación | básicos | completos |
| Copia fiel a la AEAT | no hace falta | la envía la plataforma |
Cómo decidir
- Autónomo con pocas facturas a empresas y sin programa de contabilidad: el formulario de la solución pública puede bastar.
- Pyme con programa de facturación: lo práctico es que tu programa emita y reciba, bien conectado a la solución pública por servicios web, bien a través de una plataforma.
- Empresa con ERP y muchos proveedores: plataforma privada con conector al ERP y recepción automatizada.
Lo que no conviene es usar el formulario web para emitir y luego teclear cada factura en contabilidad: duplicas trabajo y errores. Si tu programa ya contabiliza lo que factura, la factura electrónica debe salir de él. Las fechas para tu empresa están en el calendario de la factura electrónica B2B.
Interoperabilidad
La clave del sistema es que todas las piezas se hablan entre sí. El Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026 exigen:
- Interconexión gratuita: las plataformas deben conectarse entre ellas y con la solución pública sin cobrar a la otra parte por recibir o entregar facturas.
- Código único de factura, construido a partir del NIF del emisor, la serie, el número y la fecha de expedición, para que la misma factura se reconozca en cualquier plataforma.
- Requisitos técnicos y de funcionamiento para las plataformas privadas, que disponen de doce meses desde la entrada en vigor de la orden para cumplirlos.
En la práctica, tú eliges tu plataforma y tu cliente la suya, y la factura llega igual. Ya no debería pasar que un cliente te obligue a darte de alta en su portal concreto para poder cobrar. Si un proveedor de plataforma te pide pagar por recibir facturas de otra red, pregunta cómo cumple la interconexión gratuita.
Preguntas para elegir plataforma
- ¿Está conectada a la solución pública y envía la copia fiel en UBL?
- ¿Se integra con mi programa de facturación y contabilidad?
- ¿Gestiona estados (aceptación, rechazo, pago) y los comunica en plazo?
- ¿Cómo conservo las facturas si cambio de plataforma?
El último punto enlaza con la política de conservación de facturas: la obligación de conservar sigue siendo tuya aunque la plataforma guarde copia.