En el comercio y la hostelería, el TPV es el sistema de facturación. Cada ticket que imprime es una factura simplificada, genera un registro y lleva QR. Cuando hay un solo terminal, la adaptación es sencilla; con varios terminales, varias tiendas o equipos que solo se usan unos meses al año, hay que organizarla.
Un terminal, una serie
La regla práctica más útil: cada terminal emite en su propia serie. Así dos cajas no compiten por el mismo número y cada cierre de caja se corresponde con una secuencia. Si el TPV funciona con un servidor central que asigna números a todos los terminales, también es válido, siempre que la numeración sea correlativa y sin duplicados. El diseño de series se detalla en series de facturas en VERI*FACTU.
Varias tiendas
Con varias tiendas, conviene responder antes de arrancar:
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿El TPV es el mismo producto en todas? | una sola declaración responsable y un solo procedimiento |
| ¿Funciona sin conexión? | en VERI*FACTU, los envíos se acumulan y se reintentan |
| ¿Quién puede anular tickets? | el permiso no debería estar en cada caja |
| ¿Cómo llega el cierre a contabilidad? | resumen diario por tienda y serie |
La caja de cada tienda se concilia con su serie: efectivo contado frente a tickets cobrados en efectivo, y cobros con tarjeta frente a la liquidación del datáfono. La contabilización del cierre se explica en integrar TPV con contabilidad.
Terminal averiado o sustituido
Si un TPV se estropea y se sustituye, el nuevo terminal debe empezar en una serie nueva o continuar la anterior solo si el sistema garantiza que el viejo no volverá a emitir. Documenta el cambio: fecha, último ticket del terminal antiguo y primero del nuevo. En NO VERI*FACTU, el cambio quedará además en el registro de eventos.
Restaurantes
La hostelería tiene particularidades que el TPV debe resolver sin forzar anulaciones:
- Cuentas abiertas y comandas. La comanda o la cuenta provisional que se lleva a la mesa no es una factura y no debe generar registro. El ticket se emite al cobrar. Si tu TPV imprime “pre-tickets” con número de factura, revisa la configuración.
- Dividir la cuenta. Si cuatro comensales pagan por separado, se emiten cuatro tickets, no uno que luego se anula.
- Invitaciones y errores en comanda. Un plato que no se sirvió se quita antes de cobrar; una vez emitido el ticket, la corrección es una rectificativa.
- Propinas. Las propinas voluntarias no forman parte del precio de la operación; si el TPV las añade al ticket, conviene que aparezcan separadas.
- Delivery. Las ventas a través de plataformas tienen su propia lógica de facturación, que tratamos en contabilidad para restaurantes con delivery.
Negocios de temporada
Chiringuitos, heladerías, tiendas en zonas turísticas o puestos en ferias usan terminales solo unos meses. Lo que conviene vigilar:
- Terminales alquilados. Si alquilas el TPV para la temporada, pide la declaración responsable del sistema que trae instalado; el obligado sigues siendo tú.
- Apertura y cierre de temporada. Al cerrar, haz el último cierre de caja, exporta o asegura los registros y anota el último ticket. Al reabrir, comprueba la fecha y hora del terminal antes del primer ticket.
- Conectividad. En playas o recintos feriales la cobertura falla. En modalidad VERIFACTU, el TPV debe guardar los registros y enviarlos al recuperar la conexión; si eso no es fiable, valora la modalidad NO VERIFACTU con buenas copias de seguridad.
- Personal temporal. Forma a quien entra en temporada en cómo se corrige un ticket sin anularlo.
Ejemplo
Una cadena de tres heladerías abre de abril a octubre. Cada local tiene un terminal propio con serie H1, H2 y H3. Al cierre de temporada, la encargada hace el último cierre de cada terminal, anota los últimos tickets y comprueba que todos los envíos se han completado. En abril, antes de abrir, verifica la hora de los terminales y emite el primer ticket real del año sin pruebas en el entorno de producción.