Cuando un trabajador se desplaza fuera de su centro de trabajo habitual por motivos laborales, la empresa suele compensarle los gastos de manutención, alojamiento y transporte. Estas cantidades, conocidas como dietas y gastos de viaje, tienen un tratamiento especial: dentro de ciertos límites están exentas de IRPF y no tributan en la nómina del empleado, al tiempo que constituyen un gasto deducible para la empresa. Gestionarlas bien exige conocer esos límites, distinguir entre desplazamientos nacionales e internacionales y, sobre todo, justificar cada importe con la documentación adecuada.
Qué se considera dieta
Una dieta es la cantidad que la empresa abona al trabajador para cubrir los gastos en que incurre cuando, por razones del trabajo, debe desplazarse a un municipio distinto del de su lugar de trabajo habitual y del de su residencia. La normativa del IRPF trata estas cantidades como rentas exentas siempre que se cumplan dos requisitos básicos: que respondan a un desplazamiento real por motivos laborales y que no superen los importes máximos que fija el reglamento.
Es importante diferenciar la dieta de otros conceptos. La dieta cubre manutención y estancia; el desplazamiento en sí (kilometraje, billetes, peajes, aparcamiento) tiene sus propias reglas. Tampoco son dietas las cantidades fijas que se pagan al margen de cualquier desplazamiento real, que la AEAT podría recalificar como salario sujeto a retención.
Límites exentos por manutención y alojamiento
La exención de las dietas de manutención se articula con importes máximos diarios distintos según haya o no pernocta y según el desplazamiento sea nacional o al extranjero. Por encima de esos topes, el exceso se considera rendimiento del trabajo y tributa con normalidad.
El alojamiento funciona de forma diferente: queda exento por el importe que se justifique mediante factura, sin un tope fijo equivalente al de la manutención. Por eso la factura del hotel es imprescindible.
| Concepto | Tratamiento de la exención |
|---|---|
| Manutención con pernocta | Exenta hasta el importe máximo diario nacional o de extranjero |
| Manutención sin pernocta | Exenta hasta un importe máximo diario inferior |
| Alojamiento | Exento por el importe justificado con factura |
| Exceso sobre los límites | Tributa como rendimiento del trabajo |
Conviene revisar de forma periódica las cuantías vigentes, ya que se actualizan por norma. Como criterio general, lo prudente es aplicar el importe máximo aplicable en cada caso y tratar como salario cualquier cantidad que lo supere.
Kilometraje exento
Cuando el trabajador usa su vehículo particular para el desplazamiento, la empresa puede compensarle por kilómetro recorrido. Esta compensación está exenta de IRPF hasta una cuantía por kilómetro establecida reglamentariamente, a la que se suman los gastos justificados de peaje y aparcamiento.
Para que el kilometraje quede exento es necesario poder acreditar:
- la realidad del desplazamiento (motivo laboral y destino);
- la distancia recorrida;
- los gastos adicionales de peaje y aparcamiento mediante tique o factura.
Este tratamiento es distinto de la deducción del vehículo, que afecta al autónomo que afecta su coche a la actividad, no al empleado que cobra kilometraje.
Desplazamientos nacionales y al extranjero
La normativa fija importes máximos diferentes para desplazamientos en territorio nacional y para los realizados al extranjero, siendo estos últimos más elevados por el mayor coste medio de manutención fuera de España. En ambos casos se distingue además entre días con pernocta y sin pernocta.
Para viajes internacionales conviene conservar todo lo relacionado con el desplazamiento: tarjetas de embarque, reservas y facturas. Si el viaje implica operaciones con empresas de otros países de la UE, su tratamiento puede conectar con el IVA intracomunitario, aunque las dietas en si no llevan IVA repercutido al trabajador.
Asalariado, administrador y autónomo
Las reglas anteriores son las del trabajador por cuenta ajena: la empresa le paga una dieta y, dentro de los límites, no tributa. Los demás perfiles funcionan de otra manera:
| Perfil | Cómo se tratan sus gastos de viaje |
|---|---|
| Trabajador por cuenta ajena | dietas exentas dentro de los límites reglamentarios; alojamiento y transporte, por lo justificado |
| Administrador o socio con relación laboral o mercantil retribuida | se aplican las reglas de dietas si el desplazamiento es por la actividad de la sociedad y se justifica |
| Autónomo en estimación directa | no cobra dietas: deduce sus gastos reales de viaje con factura; la manutención propia solo en establecimientos de restauración y hostelería, pagada por medios electrónicos y con los mismos límites diarios que las dietas de los trabajadores |
Para el autónomo, el criterio es el mismo que rige el resto de sus gastos deducibles: afectación a la actividad, factura y registro en los libros.
Justificación documental
La justificación es el punto donde la mayoría de empresas falla en una inspección. Para defender la exención, el pagador debe poder acreditar el día, lugar y motivo del desplazamiento. La carga de la prueba sobre la realidad del viaje recae en la empresa.
Documentación mínima recomendable:
- facturas de hotel y de comidas a nombre de la empresa cuando sea posible;
- billetes de tren, avión o transporte público;
- tiques de peaje, parking y combustible;
- una hoja de gasto interna que relacione cada importe con el desplazamiento y su motivo;
- la orden de servicio o autorización del desplazamiento.
Una buena práctica es centralizar todo en un proceso ordenado de gastos del personal y reembolsos, de modo que cada nota de gasto quede vinculada a su justificante.
Tratamiento en nómina
En la nómina, las dietas exentas figuran como un concepto no sujeto a retención ni a cotización dentro de los límites legales. El exceso sobre esos límites, en cambio, se integra como rendimiento del trabajo: cotiza a la Seguridad Social y soporta retención de IRPF como un salario más.
Por eso es clave separar en nómina la parte exenta de la que tributa. Quien quiera entender cómo encajan estos conceptos en el recibo puede repasar cómo funciona una nómina y su relación con las cotizaciones a la Seguridad Social.
Deducibilidad para la empresa
Para la empresa, las dietas y gastos de viaje son un gasto deducible tanto en el IRPF del empresario como en el Impuesto de Sociedades, siempre que cumplan los requisitos generales: estar correlacionados con los ingresos, contar con justificación y estar debidamente contabilizados. Su registro sigue las normas del Plan General Contable (PGC), como se explica en la guía sobre los gastos de viaje en el plan contable.
El IVA soportado en hoteles, restaurantes y transporte puede ser deducible cuando estén afectos a la actividad y se disponga de factura completa; el tique simple no permite deducir el IVA aunque si justifique el gasto. Estas reglas forman parte del conjunto de gastos deducibles que conviene dominar.
Errores frecuentes
- Pagar dietas fijas sin desplazamiento real, lo que la AEAT recalifica como salario.
- No conservar la factura del alojamiento, perdiendo la exención del importe justificado.
- Superar los límites diarios y no integrar el exceso en la nómina.
- Mezclar el kilometraje del empleado con la deducción del vehículo del autónomo.
- Aceptar tiques en lugar de facturas cuando se pretende deducir el IVA.
- No vincular cada gasto con el motivo y destino del desplazamiento.