La nómina es el documento que justifica el pago del salario a un trabajador por cuenta ajena y, a la vez, deja constancia de las cotizaciones y retenciones practicadas. Aunque a primera vista parezca un papel lleno de cifras y conceptos técnicos, su lógica es sencilla: primero se suma todo lo que la empresa devenga a favor del trabajador y, después, se restan las deducciones obligatorias (Seguridad Social e IRPF) hasta llegar al líquido a percibir, es decir, lo que realmente se ingresa en la cuenta. Entender esta estructura es clave tanto para el trabajador, que puede comprobar que cobra correctamente, como para el empresario, que asume obligaciones de cálculo, pago e ingreso ante la Agencia Tributaria (AEAT) y la Tesorería General de la Seguridad Social.
Partes de una nómina
Una nómina española sigue un modelo oficial que se divide en bloques bien diferenciados. En la cabecera figuran los datos identificativos: empresa, CIF, código de cuenta de cotización, datos del trabajador, su número de afiliación, el grupo de cotización y el periodo de liquidación. A partir de ahí, el cuerpo de la nómina se ordena en tres grandes apartados:
- Devengos: todo lo que el trabajador gana en el periodo, estén o no sujetos a cotización.
- Deducciones: lo que se descuenta por cotizaciones a la Seguridad Social y por retención de IRPF.
- Bases y líquido: las bases de cotización, la base de retención y el importe final neto.
El total devengado menos el total a deducir da como resultado el líquido. Esta es la ecuación central de cualquier nómina, por compleja que parezca.
Salario base y complementos
El bloque de devengos se construye sobre dos pilares. El salario base es la retribución fijada por unidad de tiempo o de obra que marca el convenio colectivo o el contrato para cada categoría profesional. Sobre el se añaden los complementos salariales, que retribuyen circunstancias concretas del puesto o del rendimiento:
- Complementos personales (antigüedad, idiomas, titulación).
- Complementos de puesto (peligrosidad, turnicidad, nocturnidad).
- Complementos por resultados (incentivos, comisiones, pluses de productividad).
- Pagas extraordinarias, que pueden abonarse de forma prorrateada cada mes o en dos pagas al año.
Junto a estos conceptos pueden aparecer percepciones no salariales, como dietas, gastos de locomoción o indemnizaciones, que compensan gastos del trabajador y, dentro de los límites legales, no cotizan ni tributan. Distinguir entre percepciones salariales y no salariales es importante, porque solo las primeras forman parte, con carcter general, de la base de cotización.
Bases de cotización
La base de cotización es la cantidad sobre la que se aplican los porcentajes de Seguridad Social. Se calcula partiendo de las percepciones salariales más la parte proporcional de las pagas extraordinarias. Existen dos bases principales:
- Base de contingencias comunes: sirve para enfermedad común, maternidad, jubilación y prestaciones similares.
- Base de contingencias profesionales y otros conceptos: cubre accidentes de trabajo, desempleo, formación profesional y el Fondo de Garantía Salarial (FOGASA).
Ambas bases están sujetas a topes mínimos y máximos que se actualizan periódicamente. Por eso conviene revisar siempre la normativa vigente en lugar de fiar de cifras antiguas.
Aportaciones del trabajador a la Seguridad Social
Sobre las bases anteriores se aplican los tipos que corresponden al trabajador. La empresa actúa como recaudador: descuenta estas aportaciones de la nómina y las ingresa junto con su propia cuota. Los conceptos habituales son:
| Concepto | Quién aporta | Sobre qué base |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | Trabajador y empresa | Base de contingencias comunes |
| Desempleo | Trabajador y empresa | Base de contingencias profesionales |
| Formación profesional | Trabajador y empresa | Base de contingencias profesionales |
| Accidentes y enfermedades profesionales | Solo empresa | Base de contingencias profesionales |
| FOGASA | Solo empresa | Base de contingencias profesionales |
Conviene recordar que la mayor parte del coste de la Seguridad Social recae sobre la empresa. Puedes profundizar en este reparto en la guía sobre las cotizaciones a la Seguridad Social y comprobar su impacto total en el coste real de un trabajador.
Retención de IRPF
Además de las cotizaciones, la empresa descuenta una retención a cuenta del IRPF. Es un anticipo del impuesto sobre la renta que el trabajador liquidará después en su declaración anual. El tipo de retención no es fijo: se calcula según las retribuciones anuales previstas, la situación personal y familiar (número de hijos, discapacidad, tipo de contrato) que el trabajador comunica en el modelo 145.
La base de retención suele coincidir con casi todos los devengos, salvo las percepciones exentas. La empresa ingresa lo retenido a todos sus trabajadores de forma trimestral, y presenta el resumen anual a la Agencia Tributaria. Este circuito se explica en detalle en la guía sobre las retenciones de IRPF con el Modelo 111.
Deducciones y líquido a percibir
El total a deducir es la suma de las aportaciones del trabajador a la Seguridad Social más la retención de IRPF. Restando esa cifra del total devengado se obtiene el líquido a percibir:
- Sumar todos los devengos (salariales y no salariales).
- Calcular las bases de cotización y aplicar los tipos del trabajador.
- Aplicar el tipo de retención de IRPF sobre la base correspondiente.
- Restar deducciones del total devengado.
Ese líquido es el importe que la empresa abona, normalmente por transferencia, y que debe coincidir con lo que el trabajador ve en su cuenta. Cualquier anticipo, embargo o descuento autorizado también se refleja aquí.
Obligaciones del empleador
La empresa que paga nóminas asume varias responsabilidades que van más allá de calcular cifras:
- Entregar la nómina al trabajador en el modelo oficial y conservarla.
- Ingresar las cotizaciones mediante el sistema de liquidación directa de la Seguridad Social.
- Declarar e ingresar las retenciones de IRPF en los plazos establecidos.
- Registrar contablemente el gasto de personal según el Plan General Contable (PGC), tema que se desarrolla en la guía sobre los sueldos y salarios en el plan contable.
- Cumplir el convenio aplicable en cuanto a salario, jornada y complementos.
Estas obligaciones afectan tanto a autónomos con empleados como a sociedades (SL), y un error en el cálculo puede generar recargos o reclamaciones. Por eso muchas empresas automatizan el proceso con software de nómina y contabilidad integrado.