Un viaje de trabajo genera varios tipos de gasto: transporte, alojamiento, manutención, desplazamientos locales. En el PGC, la cuenta habitual es la 629 Otros servicios, con subcuentas para separar conceptos. Lo que más dudas genera no es la cuenta, sino el IVA deducible y la diferencia entre reembolsar un gasto real y pagar una dieta al empleado.
Subcuentas útiles
| Subcuenta (ejemplo) | Contenido | IVA |
|---|---|---|
| 6290001 Billetes de avión y tren | Transporte de largo recorrido | El transporte internacional está exento; el nacional lleva IVA reducido |
| 6290002 Hoteles | Alojamiento | Deducible si es para la actividad y hay factura completa |
| 6290003 Comidas en viajes | Manutención del viajero | Deducible si hay factura y relación con la actividad |
| 6290004 Taxis, aparcamiento, peajes | Desplazamientos locales | Según factura |
| 6290005 Kilometraje | Uso del vehículo propio del empleado | Sin IVA |
| 6400x Dietas | Cantidades fijas al empleado | Sin IVA |
Gasto real o dieta
Gasto real: el empleado paga el hotel y la empresa le reembolsa contra factura. El gasto va a la 629 con su IVA, y el reembolso no es renta para el trabajador.
Dieta: la empresa paga una cantidad fija por día de desplazamiento, sin justificar cada gasto. Hasta los límites del Reglamento del IRPF, está exenta para el trabajador, siempre que se acrediten día y lugar del desplazamiento y su motivo; por encima, es salario sujeto a retención. Las dietas no llevan IVA. Los límites se actualizan por norma; consulta los vigentes en dietas y gastos de viaje de la empresa.
Ejemplo de liquidación de gastos
Un comercial presenta una hoja de gastos de un viaje: hotel de 110 € + 11 € de IVA, comida de 30 € + 3 € de IVA, y 200 km con su coche.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 6290002 Hoteles | 110 | |
| 6290003 Comidas en viajes | 30 | |
| 6290005 Kilometraje | importe por km × 200 | |
| 472 HP IVA soportado | 14 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago o 555 | total |
El importe por kilómetro exento lo fija la normativa del IRPF; si la empresa paga más, el exceso es salario.
Requisitos para deducir
- Factura completa a nombre de la empresa para deducir el IVA; el ticket sirve como justificante del gasto, pero no siempre para el IVA.
- Relación con la actividad: fecha, destino y motivo del viaje en la hoja de gastos.
- Pago con medios rastreables cuando sea posible: la tarjeta de empresa facilita el control; ver gastos de viaje con tarjeta de empresa.
Autónomos
El autónomo que viaja por su actividad deduce sus gastos de manutención en el IRPF dentro de los límites de las dietas y con pago por medios electrónicos. Ver dietas y gastos de viaje y gastos del personal y reembolsos en contabilidad.