Pagar un curso a un trabajador es deducible para la empresa casi siempre. Lo que cambia según el curso es si el trabajador debe tributar por él, si la factura trae IVA y si parte del coste se recupera con el crédito de formación de FUNDAE. Estas tres cuestiones se deciden antes de matricular a nadie, no al recibir la factura.
¿Es retribución en especie para el trabajador?
El artículo 42.2.a de la Ley del IRPF dice que no son rendimientos del trabajo en especie las cantidades destinadas a la actualización, capacitación o reciclaje del personal cuando las exija el desarrollo de su actividad o las características del puesto. Da igual que el curso lo imparta la propia empresa o una entidad especializada; el reglamento incluso admite que lo financie un fabricante cuyos productos exigen esa formación, si la empresa lo autoriza. Los desplazamientos y la estancia para asistir siguen las reglas de las dietas.
La línea práctica es la relación con el puesto:
| Formación | ¿Retribución en especie? |
|---|---|
| Curso de prevención de riesgos para el personal de almacén | no |
| Certificación técnica para un programador del equipo de desarrollo | no |
| Inglés comercial para el responsable de exportación | no |
| Máster generalista elegido por el empleado sin relación con sus funciones | sí |
| Clases de un idioma que el puesto no utiliza | sí |
Cuando sí lo es, el curso se valora por su coste para la empresa, se incluye en la nómina con su ingreso a cuenta y cotiza. Guarda en el expediente un breve documento que explique por qué el curso es necesario para el puesto: es la prueba que pedirá la inspección si se cuestiona. En retribución en especie en contabilidad verás cómo se registra cuando procede.
El IVA de las facturas de formación
Mucha formación llega sin IVA. La Ley del IVA declara exenta la enseñanza y la formación o reciclaje profesional que imparten entidades públicas o privadas autorizadas, y también las clases a título particular dadas por personas físicas sobre materias de los planes de estudio oficiales. Un curso de una consultora, un congreso o un seminario de actualización comercial suelen llevar IVA al 21 %. Si el proveedor aplica la exención, no hay nada que deducir; no la discutas salvo que veas un error claro. Más detalle en operaciones exentas de IVA en contabilidad.
En qué cuenta se registra
El PGC menciona entre los otros gastos sociales (649) el sostenimiento de escuelas e instituciones de formación profesional y las becas de estudio, y muchas empresas llevan ahí toda la formación del personal. Otras prefieren la 623 cuando la imparte un profesional independiente, o la 629 para inscripciones a jornadas. Cualquier opción es defendible; lo importante es usar siempre la misma, porque así puedes medir cuánto inviertes en formación por año.
Ejemplo: una empresa de software paga una certificación de ciberseguridad para dos técnicos por 2.400 € más IVA y un curso de inglés exento para su responsable comercial por 1.200 €.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 649 Otros gastos sociales | 3.600 € | |
| 472 H.P. IVA soportado | 504 € | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 4.104 € |
Ninguno de los tres trabajadores tributa por estos cursos y el gasto es deducible en el Impuesto sobre Sociedades.
El crédito de formación de FUNDAE
Las empresas que cotizan por formación profesional disponen cada año de un crédito de formación, que gestiona la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE). Su importe se calcula sobre lo cotizado por ese concepto el año anterior, aplicando un porcentaje que es mayor cuanto más pequeña es la plantilla. La formación así financiada se llama formación programada por las empresas y se regula en la Ley 30/2015.
Su funcionamiento básico:
- La empresa organiza la formación por sí misma o a través de una entidad organizadora, e informa a la representación legal de los trabajadores si la hay.
- Comunica el inicio y la finalización de cada acción formativa en la aplicación de FUNDAE, dentro de los plazos establecidos.
- Al terminar, aplica la bonificación en la liquidación de cotizaciones a la Seguridad Social, hasta el crédito disponible.
- Conserva la documentación (facturas, controles de asistencia, evaluaciones) para las posibles verificaciones.
Las empresas a partir de cierto tamaño deben cofinanciar una parte del coste con recursos propios, y los costes de la formación que la bonificación puede cubrir tienen límites por hora y participante. Los porcentajes y módulos vigentes los publica FUNDAE; consúltalos antes de planificar el año.
Contablemente, la bonificación se materializa cuando se aplica en la liquidación de cotizaciones. Unas empresas la registran como menor gasto de Seguridad Social a cargo de la empresa (642) y otras como subvención de explotación (740), para que el coste de la formación siga viéndose completo. Decide el criterio con tu asesoría y mantenlo. El funcionamiento general de las bonificaciones en cotizaciones se explica en bonificaciones en seguros sociales.
Pacto de permanencia
Si la empresa financia una especialización profesional costosa, el Estatuto de los Trabajadores permite pactar que el trabajador permanezca un tiempo, como máximo dos años. Si se marcha antes, la empresa puede reclamarle una indemnización por los daños y perjuicios. Si la cobra, es un ingreso del ejercicio, no una reducción del gasto de formación de años anteriores. Pon el pacto por escrito antes del curso, con el importe y la duración claros.
Formación del propio autónomo
El autónomo que paga un curso para sí mismo lo deduce como gasto de la actividad si guarda relación con lo que factura: el fisioterapeuta que se especializa en una técnica nueva, el abogado que asiste a un congreso de su materia. Una formación para cambiar de profesión no sirve para la actividad actual. Lo repasamos en gastos deducibles de autónomos.
Para seguir lo invertido en formación junto con el resto del gasto, registra cada factura del curso en cuanto llega. En Nexbal basta con reenviarla por correo o subirla y la IA rellena los datos; puedes probarlo gratis en la beta.