Cuando una empresa contrata a una persona de un colectivo incentivado, o financia formación a través de Fundae, el recibo de liquidación de cotizaciones muestra una cuota patronal más baja. La pregunta contable es si eso es un menor gasto de Seguridad Social o un ingreso por subvención. La respuesta afecta a cómo se lee el coste laboral y, sobre todo, a lo que pasa si un día hay que devolver el dinero.
Bonificación y reducción no son lo mismo
Las dos rebajan la cuota, pero tienen origen distinto:
- Bonificación: la financia el Estado o el Servicio Público de Empleo con fondos ajenos a la Seguridad Social. Es el caso de la mayoría de incentivos a la contratación y de la formación programada.
- Reducción: la soporta el propio presupuesto de la Seguridad Social, como algunas rebajas ligadas a determinados contratos o situaciones.
Para el programa de nóminas ambas se aplican igual, como deducción en la liquidación mensual. Para la contabilidad, conviene identificarlas por separado porque el análisis del criterio parte de esa diferencia. Los colectivos y cuantías vigentes se repasan en bonificaciones y reducciones en la contratación.
Qué criterio contable aplicar
El ICAC, en las consultas en las que ha analizado rebajas de cuotas sociales financiadas con fondos públicos (formación bonificada, exoneraciones vinculadas a ERTE), ha optado por mantener el gasto de Seguridad Social por su importe íntegro en la cuenta 642 y reconocer la bonificación como subvención de explotación en la cuenta 740, aplicando la norma de registro y valoración 18.ª del PGC. Admite registrarla como menor gasto cuando el importe no es significativo.
En la práctica:
- Si las bonificaciones son relevantes, usa la 740 y deja la 642 bruta. El coste laboral real queda visible y la ayuda se puede explicar en la memoria.
- Si son residuales, puedes compensarlas en la 642, pero hazlo siempre igual y documenta el criterio.
- No mezcles: una parte de la plantilla en la 740 y otra neteada en la 642 hace imposible comparar meses.
Sobre el tratamiento general de las ayudas públicas puedes ampliar en subvenciones y ayudas en el plan contable.
Ejemplo con una contratación bonificada
Una SL contrata a un trabajador por el que tiene derecho a una bonificación mensual de 100 € en la cuota empresarial (cifra hipotética). En el mes, la cuota patronal íntegra de toda la plantilla es de 4.000 € y la cuota obrera de 800 €. La TGSS cargará, por tanto, 4.700 €.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 4.000,00 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 3.900,00 | |
| 740 Subvenciones, donaciones y legados a la explotación | 100,00 |
La cuota obrera ya se abonó a la 476 en el devengo de la nómina, así que el saldo de la 476 es 3.900 + 800 = 4.700 €, justo el cargo bancario.
En el Impuesto sobre Sociedades el resultado es el mismo con cualquiera de los dos criterios: el gasto es deducible y la subvención tributa como ingreso. La diferencia está en la presentación y en el análisis del margen.
Requisitos que siguen vivos después de aplicar la rebaja
Una bonificación no se gana el día que se aplica, sino mes a mes. Los incentivos a la contratación suelen exigir, entre otros requisitos que fija su norma reguladora:
- estar al corriente con la Seguridad Social y con la Agencia Tributaria en cada liquidación;
- mantener el empleo o el nivel de plantilla durante un periodo mínimo;
- no haber despedido de forma improcedente o por causas objetivas en los meses anteriores, en los casos que la norma lo prevea;
- que el contrato sea del tipo y la jornada exigidos.
Una deuda con la TGSS sin aplazamiento puede hacer perder la bonificación de ese mes, y un despido mal planificado puede obligar a devolver lo aplicado en meses anteriores. Por eso conviene una ficha por contrato bonificado con la fecha de inicio, la duración, el compromiso de mantenimiento y la fecha a partir de la cual el riesgo desaparece.
Si hay que devolver la bonificación
El reintegro se reclama junto con los recargos e intereses que procedan. Contablemente:
- Cuando el reintegro sea probable pero todavía no exista resolución, registra una provisión por la estimación, con cargo a gasto.
- Cuando la TGSS lo reclame, reconoce la deuda en la 476 y aplica la provisión. Los recargos van a gastos excepcionales y los intereses de demora a gastos financieros.
- Explica en la memoria el importe y su origen si es significativo.
Un ejemplo frecuente: una pyme despide a un trabajador bonificado antes de cumplir el periodo de mantenimiento y no lo sustituye en el plazo previsto. Si nadie ha seguido la ficha del contrato, la reclamación llega meses después y obliga a rehacer el coste laboral de un ejercicio ya cerrado.
Cómo comprobar que lo aplicado es lo que toca
Cada mes, compara el importe bonificado del recibo de liquidación con la ficha de cada contrato: un trabajador cuya bonificación terminó y sigue apareciendo, o al revés, es una diferencia que conviene detectar antes del cargo. Este cruce forma parte del cuadre mensual que describimos en conciliar seguros sociales, y su efecto sobre el presupuesto de plantilla se ve mejor partiendo del coste real de un trabajador.
Llevar la 740 con una subcuenta por programa de ayuda, en el programa contable que uses, deja trazado qué parte del ahorro depende de requisitos todavía vivos.