Una taza con el logotipo, una caja de vino para el mejor cliente y la cesta de Navidad de la plantilla son “regalos” para el departamento comercial, pero para Hacienda son tres operaciones distintas. Lo que decide el tratamiento es la naturaleza del objeto (publicitario o no), el destinatario (cliente, empleado o público general) y, en el caso de los objetos publicitarios, el coste acumulado por destinatario y año.
Tres preguntas antes de comprar
- ¿Lleva la marca de forma indeleble y carece de valor comercial propio? Bolígrafos, libretas, bolsas o camisetas serigrafiadas son objetos publicitarios. Un reloj de calidad con el logo grabado en el reverso difícilmente lo es.
- ¿Es una muestra de lo que vendes? Las muestras que, por su presentación o cantidad, solo sirven para promocionar (monodosis de cosmética, un pack de prueba) tienen su propio régimen.
- ¿A quién va dirigido? Público en una feria, un cliente concreto o un empleado.
Lo que dice la Ley del IVA
El artículo 7 de la Ley 37/1992 declara no sujetas las entregas gratuitas de muestras sin valor comercial estimable con fines de promoción (número 2º) y las entregas sin contraprestación de impresos u objetos publicitarios (número 4º). Para los objetos fija un tope: la entrega queda sujeta cuando el coste total de lo suministrado a un mismo destinatario durante el año natural supere los 200 €, salvo que se entreguen a otros empresarios para que los redistribuyan gratis (por ejemplo, expositores para los puntos de venta de un distribuidor).
La consecuencia práctica es doble:
- Objetos publicitarios y muestras dentro del límite: el IVA de la compra es deducible, porque el artículo 96 excluye expresamente estos objetos del concepto de atención a clientes, y su reparto no genera IVA.
- Regalos de otro tipo (vino, jamones, electrónica, experiencias): el IVA de la compra no es deducible, por tratarse de atenciones a clientes o asalariados. Como no se dedujo, la entrega posterior tampoco tributa, porque la ley no considera sujeto el autoconsumo cuando no hubo derecho a deducir.
Si un cliente recibe a lo largo del año objetos publicitarios por más de 200 €, deja de aplicarse la regla favorable. Lleva un control del acumulado por destinatario cuando hagas obsequios de cierto valor a las mismas personas.
Regalar tus propios productos
El caso cambia cuando la empresa regala algo que fabrica o vende: una bodega que regala sus vinos o una tienda que entrega un producto de su catálogo a un cliente. Esos bienes se compraron o produjeron con IVA deducido, de modo que su entrega gratuita es un autoconsumo y está sujeta. La base imponible es el coste de adquisición o de producción, no el precio de venta, y la cuota se ingresa en el 303 sin poder repercutirla a nadie. Si lo que entregas son muestras sin valor comercial estimable, vuelve a aplicarse la no sujeción de las muestras. En IVA en autoconsumo y uso privado tienes el cálculo paso a paso.
Impuesto sobre Sociedades
La Ley del Impuesto sobre Sociedades excluye de las liberalidades no deducibles los gastos para promocionar la venta de bienes y servicios, las atenciones a clientes o proveedores y los que se hacen con el personal según los usos y costumbres. Pero las atenciones a clientes o proveedores solo se deducen hasta el 1 % del importe neto de la cifra de negocios.
En la práctica se distingue así:
- el merchandising de reparto general (en ferias, campañas o con los pedidos) suele tratarse como gasto de promoción, sin ese tope;
- los obsequios a clientes o proveedores concretos son atenciones y suman, junto a las comidas con clientes, para el límite del 1 %;
- los regalos a la plantilla acordes con la costumbre (la cesta de Navidad, un detalle por un aniversario) son deducibles sin ese límite.
Ejemplo de un año de regalos
Una distribuidora de material de oficina reparte en una feria 1.000 bolígrafos y 300 libretas con su logo, envía un lote de vino a 30 clientes y entrega una cesta a sus 12 empleados.
| Gasto | Base | IVA | ¿IVA deducible? | Sociedades |
|---|---|---|---|---|
| Merchandising para la feria | 2.000 € | 420 € | sí | gasto de promoción |
| 30 lotes de vino a clientes (50 € cada uno) | 1.500 € | 315 € | no | atención, dentro del 1 % |
| 12 cestas para empleados (60 € cada una) | 720 € | 151,20 € | no | gasto de personal deducible |
El asiento del vino lleva el IVA como mayor gasto:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas | 1.815 € | |
| 400 Proveedores | 1.815 € |
Las cestas de los empleados
Para el trabajador, la cesta es retribución en especie: un rendimiento del trabajo valorado por su coste para la empresa, impuestos incluidos. La empresa debe practicar un ingreso a cuenta del IRPF y la cantidad forma parte de la base de cotización. Si la empresa asume ese ingreso a cuenta en lugar de descontarlo de la nómina, el importe asumido también es retribución del trabajador. Por eso conviene meter la cesta en la nómina de diciembre y no tratarla solo como una compra. El gasto se suele llevar a la 649 Otros gastos sociales. Lo ampliamos en retribución en especie en contabilidad.
Documentación que conviene guardar
- La factura del proveedor con la descripción del artículo, para demostrar que lleva el logo.
- La lista de destinatarios de los regalos de valor, con el importe por persona.
- El motivo comercial: la feria, la campaña o la relación con cada cliente.
Si registras cada tipo de regalo en su propia subcuenta desde la compra, el cálculo del 1 % y del IVA deducible sale solo al cierre; un programa de contabilidad con subcuentas configurables lo facilita.