Gastos de comidas con clientes

Invitar a comer a un cliente es un gasto de representación o, en términos de la ley, una atención a clientes. Es un gasto real de la empresa y se contabiliza como tal, pero Hacienda lo mira con lupa por dos motivos: es fácil disfrazar de comercial una comida privada y el beneficio para el negocio es difícil de medir. El resultado es un régimen con tres piezas que conviene separar: deducción en el impuesto sobre beneficios con un límite, prueba de que la comida tuvo un fin comercial y un IVA que no se recupera.

El límite del 1 % en el Impuesto sobre Sociedades

El artículo 15.e de la Ley 27/2014 declara no deducibles los donativos y liberalidades, pero excluye de esa categoría las atenciones a clientes o proveedores. Inmediatamente después fija el tope: los gastos por atenciones a clientes o proveedores son deducibles con el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del periodo impositivo.

Ese 1 % es un tope conjunto. Dentro entran las comidas, los regalos de Navidad, las entradas para un partido o las cestas a proveedores. Lo que lo supere se suma a la base imponible mediante un ajuste extracontable positivo en el modelo 200 y no se recupera en ejercicios posteriores. Los regalos tienen además sus propias particularidades, que tratamos en regalos promocionales a clientes y empleados.

Ejemplo con números

Una consultora con una cifra de negocios de 400.000 € tiene un límite de 4.000 € para atenciones a clientes. Durante el año registra:

En contabilidad, los 6.620 € son gasto (habitualmente en la 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas). En el Impuesto sobre Sociedades solo son deducibles 4.000 €, así que el ajuste positivo es de 2.620 €. Fíjate en que el importe incluye el IVA: como no es deducible, forma parte del coste del gasto. El asiento de una comida de 110 € queda así:

Autónomos en estimación directa

El rendimiento de actividades económicas en el IRPF se calcula con las normas del Impuesto sobre Sociedades, de modo que el autónomo aplica el mismo límite del 1 % sobre su cifra de negocios. Un diseñador que factura 60.000 € al año solo puede deducir 600 € en invitaciones a clientes. No hay que confundir este gasto con la manutención del propio autónomo cuando come fuera por trabajo, que sigue una regla diferente y tiene cuantías máximas; la explicamos junto a las dietas y gastos de viaje.

Cómo se prueba una comida de negocios

Que el gasto esté dentro del 1 % no basta: hay que poder demostrar que existió y que tenía relación con la actividad. Una comida bien documentada tiene:

• factura a nombre de la empresa, con su NIF y domicilio. Sirve una factura simplificada si el restaurante añade esos datos y desglosa la cuota;
• pago con medios trazables, idealmente la tarjeta de empresa;
• una nota con los asistentes (nombre y empresa) y el asunto tratado: un presupuesto, la renovación de un contrato, una visita comercial;
• coherencia: un importe razonable para el número de comensales y una frecuencia acorde al volumen de negocio con ese cliente.

La nota puede escribirse en el propio ticket o, mejor, en el sistema de gastos en el momento de subir el justificante. Reconstruir a final de año quién estaba en cada comida es casi imposible. Si la comida se ha pagado con un ticket sin datos fiscales, lee qué opciones quedan en gastos sin factura completa.

IVA en gastos de representación

Aquí la regla es más estricta. El artículo 96.Uno.5º de la Ley del IVA excluye del derecho a deducir, en ninguna proporción, las cuotas de bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o terceras personas. La comida con un cliente es exactamente eso. Da igual que el gasto sea deducible en Sociedades o que la factura esté perfecta: el IVA no entra en el modelo 303.

Suele causar confusión el número 6º del mismo artículo, que permite deducir el IVA de hostelería y restauración cuando el gasto es deducible en el impuesto sobre beneficios. Esa regla sirve para la comida de un comercial que viaja para visitar a un cliente y come solo; no para invitar al cliente. Cuando el servicio es una atención a terceros, prevalece la exclusión del número 5º.

La última fila responde a una excepción de la propia ley: no hay atención a clientes cuando el bien o servicio se adquiere para revenderlo a título oneroso dentro de una actividad habitual. Una empresa de eventos que contrata el catering de un congreso que factura a su cliente, o una academia que incluye el almuerzo en el precio de una jornada, deducen ese IVA con normalidad. Las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor tampoco se consideran atenciones, pero eso afecta a regalos, no a comidas.

Un error frecuente es registrar el IVA de las comidas en la 472 por inercia y descubrirlo en una comprobación. Si tu programa permite asignar un código de IVA no deducible a la cuenta de comidas con clientes, el problema desaparece; revisa cómo configurarlo en códigos de IVA en contabilidad.

Al cerrar el ejercicio

Antes del modelo 200, saca el saldo de las subcuentas de atenciones a clientes, súmale los regalos y compáralo con el 1 % de la cifra de negocios de ese año. Si separas desde el principio las comidas con clientes de las comidas de viaje y de las del personal, el cálculo es inmediato y la revisión fiscal de gastos no deducibles se reduce a comprobar una cifra.

Separar esas tres subcuentas desde el primer ticket es más fácil en un software contable que te pida el tipo de comida al registrarla.