Cambiar las tejas rotas de una nave es una reparación; sustituir toda la cubierta por una aislada que reduce a la mitad la factura de climatización probablemente no. La diferencia importa porque la reparación es gasto del año en la 622 Reparaciones y conservación, mientras que la mejora se activa en el inmovilizado y se reparte en varios ejercicios mediante la amortización. Elegir mal distorsiona el resultado, el balance y, a veces, el IVA.
El criterio del PGC
La norma de registro y valoración 3ª del Plan General de Contabilidad establece que los costes de renovación, ampliación o mejora se incorporan al activo como mayor valor del bien en la medida en que supongan un aumento de su capacidad, productividad o un alargamiento de su vida útil, y que debe darse de baja el valor contable de los elementos sustituidos. Todo lo demás (lo que mantiene el bien en condiciones de funcionamiento) es gasto.
En la práctica se resuelve con tres preguntas:
- ¿Produce más o mejor? Una máquina que fabrica más unidades por hora, una oficina con más puestos de trabajo.
- ¿Va a durar más de lo previsto? Un motor reconstruido que alarga la vida de un camión varios años.
- ¿Sustituye un componente con vida propia? El ascensor de un edificio, la caldera de un hotel.
Si las tres respuestas son “no”, es una reparación.
Ejemplos
| Desembolso | Tratamiento | Motivo |
|---|---|---|
| Pintar la oficina | gasto (622) | mantenimiento periódico |
| Cambiar las pastillas de freno de una furgoneta | gasto (622) | conserva el estado normal |
| Reconstruir el motor de un camión con muchos años de uso | activo (218) | alarga la vida útil |
| Sustituir la caldera de un hotel | activo (215), baja de la caldera antigua | componente con vida propia |
| Reparar una avería del servidor | gasto (622) | devuelve la funcionalidad |
| Añadir memoria y discos para duplicar su capacidad | activo (217) | aumenta la capacidad |
| Reforma de un local alquilado para instalar una cocina | activo (inmovilizado material) | mejora no separable del local |
| Revisión obligatoria periódica de un avión o una máquina grande | componente propio | gran reparación |
Las grandes reparaciones tienen una regla particular: cuando compras un bien que exigirá revisiones importantes cada cierto tiempo, su coste estimado se identifica como un componente y se amortiza hasta la revisión. Al hacerla, el nuevo coste se reconoce como una sustitución. Si las obras son en un local arrendado, consulta las mejoras en locales arrendados.
Asientos de los dos casos
Una imprenta paga 6.000 € más IVA por cambiar el sistema de alimentación de su máquina offset. El técnico certifica que la máquina pasará de 8.000 a 11.000 pliegos por hora. Es una mejora:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 213 Maquinaria | 6.000 € | |
| 472 H.P. IVA soportado | 1.260 € | |
| 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo | 7.260 € |
Si el sistema sustituido tenía un valor contable identificable, por ejemplo de 900 €, se da de baja contra la 671 Pérdidas procedentes del inmovilizado material. A partir de ese momento, la amortización de la máquina se recalcula sobre el nuevo valor y la vida útil restante.
Si la misma imprenta solo hubiera cambiado unos rodillos desgastados por 1.400 €:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 622 Reparaciones y conservación | 1.400 € | |
| 472 H.P. IVA soportado | 294 € | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 1.694 € |
Efectos fiscales
En el Impuesto sobre Sociedades se sigue el criterio contable: la reparación se deduce entera en el ejercicio y la mejora mediante amortización, con los coeficientes máximos de la tabla de la ley. Para las empresas que quieran adelantar el gasto existe la libertad de amortización para elementos nuevos de inmovilizado material de hasta 300 € por unidad, con un límite de 25.000 € por ejercicio, pero no sirve para convertir en gasto una mejora de mayor importe.
En el IVA, la cuota es deducible en ambos casos con factura completa. La diferencia aparece si tu empresa aplica la prorrata: la ley no considera bienes de inversión las obras de reparación ni los bienes de valor inferior a 3.005,06 €, de modo que esas cuotas no se regularizan en años posteriores. Una mejora importante sí entra en el régimen de regularización de bienes de inversión.
Una política escrita evita discusiones
Activar o no activar no puede depender de quién registra la factura. Una política breve que fije un importe mínimo a partir del cual se analiza la capitalización, los criterios anteriores y quién decide en caso de duda hace que el tratamiento sea coherente año a año y facilita la auditoría. Tienes un modelo en política de capitalización de inmovilizado, y el cálculo posterior en amortizaciones del inmovilizado.
Dos señales de que algo falla: una cuenta 622 que crece cada año mientras el inmovilizado no se mueve, y bienes totalmente amortizados que siguen funcionando gracias a “reparaciones” muy costosas.
Cuando el programa contable vincula cada factura de mejora a su ficha de inmovilizado, la amortización se recalcula sin hojas aparte.