Que un empleado trabaje desde casa no convierte su salón en una oficina de la empresa, pero sí traslada a la empresa una obligación: según la Ley 10/2021, de trabajo a distancia, el trabajador no puede acabar pagando de su bolsillo los medios ni los gastos de hacer su trabajo. Para contabilidad y nóminas eso se traduce en tres partidas: los equipos que entrega la empresa, la compensación de gastos que se paga en nómina y, en su caso, los servicios contratados a nombre de la empresa.
Cuándo se aplica la ley
La Ley 10/2021 se aplica al trabajo a distancia regular, que la propia norma define como el que se presta, en un periodo de referencia de tres meses, al menos en un 30 % de la jornada, o en el porcentaje equivalente según la duración del contrato. Un día suelto en casa por una avería no entra; dos días fijos a la semana, sí.
El trabajo a distancia es voluntario para ambas partes y exige un acuerdo por escrito antes de empezar. Ese acuerdo tiene un contenido mínimo que importa a administración:
- el inventario de medios, equipos y herramientas, incluidos los consumibles y el mobiliario, con su vida útil o periodo máximo de renovación;
- la enumeración de los gastos que el trabajador puede tener por trabajar a distancia, la forma de cuantificar la compensación y el momento y la forma de pagarla;
- el porcentaje de trabajo presencial y a distancia y el lugar elegido para teletrabajar.
Si hay convenio colectivo, la compensación debe ajustarse a lo que diga. Muchos convenios fijan una cantidad mensual o por día de teletrabajo; otros se remiten a lo que pacten las partes.
Equipos que entrega la empresa
Un portátil, un monitor o una silla ergonómica que la empresa compra y entrega siguen siendo de la empresa. Contablemente son una compra como cualquier otra:
- si superan el umbral de tu política de capitalización, van al inmovilizado (217 Equipos para procesos de información, 216 Mobiliario) y se amortizan;
- si son elementos de poco valor o consumibles (un ratón, cartuchos de tinta), van a gasto (629, o la cuenta que uses para material de oficina).
El IVA es deducible como en cualquier equipo afecto a la actividad. Para el trabajador no hay retribución en especie, porque recibe herramientas para trabajar y no un bien para su uso privado. Lleva un registro de qué equipo tiene cada persona, con el número de serie: lo necesitarás para el inventario de cierre y para recuperarlo si termina la relación laboral.
La compensación de gastos en la nómina
Los gastos del domicilio (electricidad, calefacción, conexión a internet) los paga el trabajador a sus proveedores, y la empresa los compensa con una cantidad. Esa cantidad tiene un tratamiento que sorprende a muchos:
- En el IRPF, la Dirección General de Tributos ha considerado que la compensación de gastos de teletrabajo es rendimiento del trabajo sujeto a retención. Las exenciones por gastos de viaje y dietas no se extienden a los gastos del domicilio. A cambio, el trabajador no puede deducirse esos suministros en su declaración.
- En la cotización, las exclusiones de la base del artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social son una lista cerrada. Confirma con tu asesoría laboral cómo se trata la cantidad pactada antes de configurarla en el programa de nóminas.
Ejemplo: una agencia pacta con una diseñadora que teletrabaja tres días a la semana una compensación de 45 € al mes. Su tipo de retención es del 14 %.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios (subcuenta compensación trabajo a distancia) | 45,00 € | |
| 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas | 6,30 € | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 38,70 € |
Llevar la compensación en una subcuenta propia permite saber cuánto cuesta el teletrabajo a la empresa y comprobar que coincide con lo pactado en cada acuerdo. Es dinero que se integra en el asiento mensual de la nómina; si necesitas repasar la estructura completa, mira el asiento contable de la nómina.
Servicios contratados por la empresa
Otra opción es que la empresa contrate directamente la línea de internet del teletrabajador a su nombre. En ese caso la factura llega a la empresa, se registra en suministros o comunicaciones y su IVA es deducible en la medida en que la línea se use para trabajar. Si la línea la usa también la familia del trabajador, una parte podría constituir retribución en especie. Por eso muchas empresas prefieren la compensación en nómina, más sencilla de documentar.
Comida en los días de teletrabajo
La exención de las fórmulas indirectas de comedor de empresa (tarjetas o vales de comida) alcanza también los días en que el empleado trabaja a distancia, siempre dentro del límite diario que fija el reglamento. Si la empresa ya da tarjeta de comida, no hay que retirarla por teletrabajar.
El autónomo que trabaja en su casa
Nada de lo anterior se aplica al autónomo que trabaja desde su vivienda: no tiene empleador que le compense, de modo que se deduce directamente una parte de sus propios suministros. La ley del IRPF fija un porcentaje sobre la proporción de metros afectos a la actividad, y la vivienda debe estar declarada como afecta parcialmente. Lo explicamos en suministros del domicilio afecto. Y si el autónomo tiene empleados que teletrabajan, se aplica a ellos todo lo dicho para las empresas.
Errores que conviene evitar
- Pagar la compensación sin acuerdo de trabajo a distancia firmado, o con un acuerdo que no enumera los gastos.
- Tratarla como dieta exenta y no practicar retención.
- Entregar equipos sin inventario, y no poder dar de baja ni recuperar los que se pierden.
- Olvidar que el coste del teletrabajo también es coste laboral: si analizas el coste por departamento, inclúyelo.
Un programa contable conectado con las nóminas evita volver a teclear la compensación cada mes.