La nómina no se contabiliza con un único apunte. Un mes normal produce varios asientos que se reparten en el tiempo: el devengo al final del mes, el pago de los netos, el ingreso de los seguros sociales el mes siguiente y el ingreso de las retenciones con el modelo 111. Si cada uno va a su cuenta, el balance enseña en todo momento cuánto se debe a la plantilla, a la Seguridad Social y a Hacienda.
Las cuentas del PGC que intervienen
| Cuenta | Naturaleza | Qué recoge |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | gasto | el bruto devengado, incluidas las pagas extra que se devenguen |
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | gasto | la cuota patronal |
| 641 Indemnizaciones | gasto | indemnizaciones por despido o fin de contrato |
| 649 Otros gastos sociales | gasto | formación, seguros, comedor y otros beneficios |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | pasivo | IRPF retenido a los trabajadores |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | pasivo | cuota obrera más cuota patronal pendientes de ingreso |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | pasivo | netos que aún no se han transferido |
| 460 Anticipos de remuneraciones | activo | adelantos que se descuentan en la nómina |
La diferencia entre cuota obrera y cuota patronal es lo que más errores provoca. La obrera se descuenta del bruto del trabajador y no es gasto adicional de la empresa: ya está dentro de la 640. La patronal sí es un coste añadido y va a la 642. Ambas acaban en la 476, porque la empresa ingresa las dos juntas. Los tipos de cotización los fija cada año la orden de cotización; el reparto por contingencias se explica en cotizaciones a la Seguridad Social de la empresa.
Un mes completo con tres trabajadores
Una SL con tres empleados cierra las nóminas de abril. El resumen que entrega el programa de nóminas (cifras hipotéticas) es este:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Bruto devengado | 7.500,00 € |
| Retenciones de IRPF | 1.050,00 € |
| Cuota obrera | 480,00 € |
| Anticipo pagado a mediados de mes | 400,00 € |
| Líquido a percibir | 5.570,00 € |
| Cuota patronal | 2.400,00 € |
1. Devengo del bruto (30 de abril)
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 7.500,00 | |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | 1.050,00 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 480,00 | |
| 460 Anticipos de remuneraciones | 400,00 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 5.570,00 |
2. Cuota patronal (30 de abril)
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 2.400,00 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 2.400,00 |
3. Transferencia de los netos
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 5.570,00 | |
| 572 Bancos | 5.570,00 |
4. Cargo de los seguros sociales de abril (en mayo)
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 2.880,00 | |
| 572 Bancos | 2.880,00 |
5. Ingreso de retenciones con el modelo 111 del trimestre
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | 3.150,00 | |
| 572 Bancos | 3.150,00 |
El quinto asiento suma las retenciones de abril, mayo y junio (aquí 1.050 € cada mes) y se paga en el plazo del modelo 111, junto con las retenciones a profesionales si las hay. Las grandes empresas, con un volumen de operaciones superior a 6.010.121,04 €, lo presentan cada mes.
El coste laboral de abril para la cuenta de resultados es 7.500 + 2.400 = 9.900 €, aunque la salida de caja de ese mes sea solo de 5.570 € más el anticipo.
Si la nómina se paga el mes siguiente
Muchas empresas pagan la nómina de abril el 5 de mayo. Eso no cambia la fecha del devengo: el asiento 1 se hace con fecha 30 de abril y la 465 aparece en el balance de abril con 5.570 € de saldo. Registrar la nómina cuando sale el dinero desplaza el gasto de mes y descuadra cualquier cuenta de resultados mensual. Lo mismo ocurre con la Seguridad Social: la 476 de fin de abril debe recoger las dos cuotas aunque el cargo llegue a final de mayo.
Variantes que alteran el asiento
- Incapacidad temporal con pago delegado: la prestación que adelanta la empresa por cuenta de la Seguridad Social no es gasto, va a la 471 y se compensa en la liquidación. Lo explicamos en bajas médicas y coste laboral.
- Bonificaciones en la cuota patronal: la 476 refleja el importe neto que cobrará la TGSS.
- Embargos judiciales o administrativos: la parte retenida sale de la 465 y va a una cuenta acreedora propia.
- Retribuciones en especie: aparecen en el recibo como devengo y deducción a la vez, y llevan ingreso a cuenta en la 4751.
Comprobaciones antes de cerrar el mes
- El debe de la 640 coincide con el total bruto del resumen de nóminas.
- El haber de la 476 del mes coincide con el total del recibo de liquidación de cotizaciones; el método está en conciliar seguros sociales.
- La 465 queda a cero tras la transferencia, salvo netos pendientes justificados.
- La 4751 acumulada del trimestre coincide con la casilla de rendimientos del trabajo del 111.
Si quieres ver cómo se lee cada concepto del recibo antes de contabilizarlo, empieza por cómo funciona una nómina.