La caja chica es el efectivo que una oficina, un taller o una tienda guarda para pequeños gastos: mensajería, material, aparcamiento, un desayuno con un proveedor. Son importes pequeños, pero sin control se convierten en una fuente constante de descuadres y gastos sin justificar. El sistema más eficaz es el fondo fijo.
Cómo funciona el fondo fijo
- Se fija un importe, por ejemplo 300 €, adecuado al gasto habitual de dos o cuatro semanas.
- Una persona es la responsable de la caja.
- Cada pago se justifica con su factura o ticket y se anota en la hoja de caja.
- Cuando el efectivo baja, se repone exactamente lo gastado, contra los justificantes.
En cualquier momento, efectivo + justificantes = fondo fijo.
Hoja de caja
| Fecha | Concepto | Proveedor | Importe | IVA | Justificante |
|---|---|---|---|---|---|
| 03/06 | Mensajería | Empresa de mensajería | 18,15 | 3,15 | Factura simplificada |
| 07/06 | Material de oficina | Papelería | 36,30 | 6,30 | Factura |
| 12/06 | Parking visita cliente | Aparcamiento | 9,00 | 1,56 | Ticket |
| 63,45 |
Contabilización de la reposición
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 629 Otros servicios (mensajería, parking) | 22,44 | |
| 629 Otros servicios (material de oficina) | 30,00 | |
| 472 HP IVA soportado | 11,01 | |
| 570 Caja | 63,45 | |
| 570 Caja (reposición desde el banco) | 63,45 | |
| 572 Bancos | 63,45 |
Solo se deduce el IVA cuando el justificante lo permite: una factura completa a nombre de la empresa o una factura simplificada que cumpla los requisitos para deducir. Si no, el IVA forma parte del gasto.
Arqueo
Cuenta la caja al menos a fin de mes y siempre que cambie la persona responsable. La diferencia entre lo que debería haber y lo que hay se registra y se explica. Diferencias repetidas indican un problema de control. Ver caja en el plan contable.
Reglas útiles
- Importe máximo por gasto; por encima, pago con tarjeta o transferencia.
- Nada de anticipos personales ni préstamos desde la caja.
- Las retiradas del socio no salen de la caja chica.
- Recuerda el límite legal de pagos en efectivo entre empresarios; la caja chica está pensada para importes pequeños.
¿Tarjeta en vez de caja?
Cada vez más empresas sustituyen la caja chica por tarjetas de empresa con límite. Dejan rastro automático, evitan arqueos y facilitan la conciliación. Ver tarjetas de empresa y gastos con tarjeta y control de caja en negocios con efectivo.