Las domiciliaciones, técnicamente adeudos directos SEPA, permiten que el acreedor cargue el importe en la cuenta del deudor con su autorización previa. Son habituales en cuotas, suscripciones, suministros y alquileres. Para quien cobra, mejoran la puntualidad; para quien paga, ahorran gestión. Pero en ambos casos hay que controlar que lo que se carga corresponde a una factura real.
Esquema básico y esquema B2B
| Aspecto | SEPA básico (Core) | SEPA B2B |
|---|---|---|
| Deudor | Consumidores y empresas | Solo empresas |
| Mandato | Firmado por el deudor y conservado por el acreedor | Además, el deudor lo comunica a su banco |
| Devolución sin motivo | El deudor puede pedirla durante un plazo de semanas tras el cargo | No hay derecho a devolución por un cargo autorizado |
| Recibos no autorizados | Plazo más largo para reclamarlos | También reclamables |
Para una pyme que cobra a otras empresas, el esquema B2B da más seguridad, pero exige que el cliente lo tramite con su banco. Ver mandato SEPA de domiciliación bancaria.
Cobros por remesa
- Emitir las facturas del periodo.
- Generar la remesa de adeudos con la referencia de cada mandato y factura.
- Enviarla al banco con antelación suficiente a la fecha de cargo.
- Al recibir el abono, aplicar cada cobro a su factura.
- Gestionar las devoluciones.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos (abono de la remesa) | 4.840 | |
| 430 Clientes (cuatro facturas de 1.210 €) | 4.840 |
El banco cobra una comisión por la remesa y por cada devolución: va a la 626. Ver conciliar cobros con remesas SEPA.
Pagos domiciliados a proveedores
Suministros, telefonía, seguros y software suelen cargarse en cuenta. Buenas prácticas:
- Registrar la factura al recibirla, con vencimiento en la fecha del cargo, y aplicar el cargo a esa factura.
- Cargos sin factura: reclamar la factura; sin ella no se deduce el IVA.
- Revisar cada año los mandatos activos: suscripciones de servicios que ya no se usan siguen cargándose.
- Devolver a tiempo los cargos no reconocidos.
Errores frecuentes
- Contabilizar los cargos directamente contra gasto desde el extracto, sin factura.
- No registrar el cobro hasta comprobar que no hay devolución, y acumular facturas “pendientes” ya cobradas.
- Cobrar por domiciliación sin mandato firmado: el cliente puede devolver el recibo y la empresa no puede acreditar la autorización.
Las devoluciones se tratan en devoluciones bancarias y cobros fallidos. Ver también suscripciones y gastos recurrentes en contabilidad.