Envías al banco una remesa con 40 recibos domiciliados y, el día del cargo, el extracto muestra un único abono. Una semana después aparecen dos cargos sueltos con un código de cuatro letras y una comisión. Si solo concilias el abono global, la cartera de clientes dirá que los 40 están cobrados cuando dos no lo están. Esta guía se centra en ese trabajo posterior al envío; cómo preparar los recibos y los mandatos está en domiciliaciones SEPA para cobros.
Remesa al cobro o remesa al descuento
Antes de registrar nada, confirma con qué modalidad la presentaste, porque el asiento no es el mismo.
- Al cobro (gestión de cobro). El banco solo cobra por cuenta tuya y abona en la fecha de cargo. El dinero no llega antes ni hay deuda con el banco.
- Al descuento o con anticipo. El banco te adelanta el importe antes del vencimiento y te cobra intereses. Si un recibo se devuelve, te lo carga a ti. Es financiación: el anticipo se registra como deuda (5208 Deudas por efectos descontados) hasta que vence el recibo, y los intereses van a la cuenta 665.
El resto de esta página sigue el caso más habitual en pymes: la remesa al cobro.
Asientos de una remesa de 40 cuotas
Una academia emite 40 facturas mensuales de 100 € más 21 € de IVA, registradas ya en la 430. Las cobra con una remesa SEPA Core. El banco cobra 0,30 € por recibo y 3 € por cada devolución (cifras de ejemplo; mira tu contrato). Dos recibos se devuelven: uno por saldo insuficiente y otro porque el titular pide el reembolso.
| Paso | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Envío de la remesa | 4312 Efectos comerciales en gestión de cobro | 4.840,00 | |
| 430 Clientes | 4.840,00 | ||
| Abono en la fecha de cargo | 572 Bancos | 4.840,00 | |
| 4312 Efectos comerciales en gestión de cobro | 4.840,00 | ||
| Comisión de la remesa | 626 Servicios bancarios y similares | 12,00 | |
| 572 Bancos | 12,00 | ||
| Dos recibos devueltos | 4315 Efectos comerciales impagados | 242,00 | |
| 572 Bancos | 242,00 | ||
| Gastos de devolución | 626 Servicios bancarios y similares | 6,00 | |
| 572 Bancos | 6,00 |
Pasar los recibos de la 430 a la 4312 es opcional en la práctica, pero te da un dato útil: el saldo de la 4312 es dinero que ya está en el banco pendiente de abono, y debe quedar a cero en cuanto se liquida la remesa. Si una pyme prefiere no usar la 431, puede abonar directamente la 430 al cobrar, siempre que las devoluciones vuelvan a la subcuenta de cada cliente y no a una genérica. La lógica de las cuentas 430 y 431 está en clientes en el plan contable.
Fíjate en que el recibo devuelto no toca el IVA ni la venta. La factura sigue siendo válida y el cliente sigue debiendo 121 €. No emitas una rectificativa por un recibo devuelto: lo que ha fallado es el medio de cobro, no la operación.
Sobre las comisiones, revisa el documento del banco: según el servicio pueden llegar con IVA o sin él, y solo podrás deducir la cuota si el banco te la factura. Más detalle en intereses y comisiones bancarias.
Qué significa cada devolución
En SEPA, las incidencias posteriores al envío se llaman genéricamente transacciones R. Cada una llega con un código de motivo que decide qué haces después.
| Tipo | Qué ocurre | Ejemplo de código | Qué hacer |
|---|---|---|---|
| Rechazo | se rechaza antes de la liquidación, no llega a abonarse | AC04 cuenta cancelada | pedir nueva cuenta y mandato |
| Devolución | el banco del deudor no paga tras la liquidación | AM04 saldo insuficiente | volver a presentar o reclamar por transferencia |
| Reembolso | el deudor pide que le devuelvan un cargo ya pagado | MD06 reembolso solicitado | hablar con el cliente antes de volver a cargar |
| Devolución sin mandato | el banco del deudor no encuentra orden de domiciliación válida | MD01 mandato inexistente | no volver a presentar sin mandato firmado |
| Retrocesión | tú mismo anulas un cargo ya cobrado | AM05 cargo duplicado | registrar el abono al cliente |
En el esquema Core, el titular puede pedir el reembolso de un cargo autorizado durante ocho semanas sin dar explicaciones, y hasta trece meses si el cargo no estaba autorizado. En el esquema B2B no existe ese derecho de reembolso para cargos autorizados, a cambio de que el mandato se registre en el banco del deudor. Por eso un reembolso en Core puede llegar mucho después de que hayas dado la cuota por cobrada. Los requisitos del mandato están en mandato SEPA de domiciliación bancaria.
La rutina después de cada remesa
- Guarda el fichero enviado. El fichero de la remesa contiene la referencia de cada recibo y el identificador del mandato; es lo que te permite casar luego las devoluciones con sus facturas.
- Cuadra el abono global con el total remesado. Si no coincide, el banco ha descontado algo en el mismo apunte (comisiones o rechazos previos) y tienes que pedir el detalle.
- Registra las comisiones el mismo día que aparecen, separadas del cobro.
- Revisa devoluciones durante los días siguientes, con su código, y devuelve cada importe a la subcuenta del cliente correcto.
- Decide por código. Un AM04 admite una nueva presentación; un AC04 o un MD01 no, y repetir el cargo solo genera otra comisión.
- Avisa al cliente con la factura y el motivo. Si el contrato lo prevé, puedes repercutirle los gastos de devolución; deja constancia de ese pacto.
- Cierra el mes con la 4312 a cero y la 4315 explicada recibo a recibo.
Las reglas de emparejamiento automático ahorran mucho trabajo cuando cada recibo lleva una referencia estable; mira cómo plantearlas en conciliación bancaria con reglas automáticas.
Llevar remesas, devoluciones y cartera en el mismo programa evita rehacer este cuadre en una hoja de cálculo cada mes.