Lo normal es que los clientes deban dinero a la empresa y que la empresa deba dinero a sus proveedores. Cuando una subcuenta de la 430 tiene saldo acreedor, o una de la 400 o la 410 tiene saldo deudor, la relación se ha invertido. Puede estar justificado durante unos días, pero un saldo así que se arrastra meses es casi siempre un error o un dinero que hay que devolver o reclamar.
Clientes con saldo acreedor
| Causa | Cómo se detecta | Solución |
|---|---|---|
| Pago duplicado del cliente | Dos cobros iguales para la misma factura | Devolver o compensar con acuerdo del cliente |
| Rectificativa no compensada | Abono sin factura a la que aplicarlo | Compensar con la próxima factura o devolver |
| Cobro sin factura | Ingreso registrado en el cliente y factura no emitida | Comprobar si falta facturar o si es un anticipo |
| Cobro asignado al cliente equivocado | Saldo acreedor en uno y factura pendiente en otro | Reaplicar |
| Anticipo | Pago antes de la entrega | Llevarlo a la 438; ver anticipos de clientes |
¿Puede quedarse la empresa el dinero?
No sin más. Un pago de más genera una deuda con el cliente. Contacta con él y acuerda devolución o compensación. Si tras intentarlo no es posible localizarlo, el saldo puede acabar regularizándose como ingreso cuando la deuda prescriba o se documente su extinción; mientras tanto sigue siendo pasivo. Si hay IVA en un abono que nunca se aplicó, revisa la rectificativa correspondiente.
Proveedores con saldo deudor
| Causa | Solución |
|---|---|
| Factura pagada dos veces | Pedir devolución o compensación en la próxima factura |
| Abono del proveedor sin aplicar | Descontarlo del próximo pago |
| Anticipo con la mercancía ya recibida y factura sin registrar | Pedir la factura y registrarla; ver anticipos a proveedores |
| Pago imputado al proveedor equivocado | Reaplicar |
| Factura registrada en otro proveedor | Reclasificar |
Un proveedor con saldo deudor es, a menudo, dinero que se puede recuperar: pocos proveedores devuelven por iniciativa propia un pago duplicado. Su extracto ayuda a aclararlo; ver conciliación de extractos de proveedores.
Cómo investigar
- Lista mensual de clientes con saldo acreedor y proveedores con saldo deudor, ordenada por antigüedad e importe.
- Para cada partida, localiza el movimiento que la originó.
- Clasifica: error de imputación (corregir), dinero a devolver o reclamar (gestionar) o anticipo (reclasificar).
- Documenta la decisión.
Presentación en el balance
Al cierre, los saldos acreedores de clientes y deudores de proveedores no deben compensarse con los demás saldos: los primeros se presentan como deudas y los segundos como créditos. Ver revisión de antigüedad de clientes y facturas duplicadas y pagos duplicados.