Un seguro anual pagado en marzo, una suscripción de software pagada en octubre, el alquiler del trimestre pagado por adelantado: todos son gastos que cubren varios meses. Si se registran enteros en el mes del pago, ese mes parece malo y los siguientes mejores de lo que son. El principio de devengo del PGC exige imputarlos al periodo al que corresponden, y para eso está la cuenta 480 Gastos anticipados.
Cuadro de periodificaciones
La forma más sencilla de controlar la 480 es una hoja con una línea por gasto anticipado:
| Proveedor | Concepto | Periodo | Importe | Mensual | Pendiente a 30/06 |
|---|---|---|---|---|---|
| Aseguradora | Responsabilidad civil | 01/04 - 31/03 | 2.400 | 200 | 1.800 |
| Software | Licencia anual | 01/01 - 31/12 | 3.600 | 300 | 1.800 |
| Arrendador | Alquiler 3T | 01/07 - 30/09 | 4.500 | 1.500 | 4.500 |
| Total | 8.100 |
El total de la columna “pendiente” debe coincidir con el saldo de la 480.
Asientos
Pago del seguro anual en abril, registrado directamente como gasto:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 625 Primas de seguros | 2.400 | |
| 572 Bancos | 2.400 |
Al cierre de abril se lleva a la 480 la parte de mayo a marzo:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 480 Gastos anticipados | 2.200 | |
| 625 Primas de seguros | 2.200 |
Cada mes siguiente se traspasan 200 € de la 480 a la 625. Otra opción es registrar el pago directamente en la 480 y traspasar mensualmente; el resultado es el mismo.
IVA
El IVA se deduce cuando se recibe la factura, no según la periodificación. Los seguros están exentos de IVA; las suscripciones y alquileres suelen llevarlo. La 480 recoge siempre importes sin IVA.
¿Cada mes o solo al cierre?
Para importes pequeños, muchas pymes periodifican solo al cierre del ejercicio. Si la dirección usa la cuenta de resultados mensual, conviene hacerlo cada mes para los gastos relevantes. Fija un importe mínimo y aplícalo siempre igual.
Errores frecuentes
- Seguir traspasando cuando el periodo ya terminó: la 480 queda en negativo.
- Registrar la renovación como gasto mientras la póliza anterior aún se periodifica.
- No actualizar el cuadro, de modo que la 480 deja de poder explicarse.
Ver periodificaciones en el plan contable, periodificaciones contables para pymes e ingresos diferidos y reconocimiento de ingresos.