Las empresas que venden suscripciones, contratos de mantenimiento, cuotas anuales o cursos que empiezan más adelante facturan antes de prestar el servicio. Desde la reforma del PGC aplicable desde 2021, la norma de ingresos se basa en la transferencia del control al cliente: un servicio que se presta a lo largo del tiempo genera ingreso a medida que se presta. La parte facturada y aún no prestada es un ingreso anticipado, en la cuenta 485.
Casos típicos
| Negocio | Ejemplo | Reconocimiento |
|---|---|---|
| Software y SaaS | Licencia anual facturada en enero | Mes a mes durante el año |
| Mantenimiento | Contrato anual de mantenimiento de equipos | Durante el contrato |
| Formación | Curso cobrado en marzo que se imparte en mayo | Cuando se imparte |
| Asociaciones, gimnasios | Cuota anual | Durante el periodo de la cuota |
| Tarjetas regalo | Vendidas en diciembre | Cuando se canjean; ver tarjetas regalo y vales |
Asientos de una suscripción anual
Factura el 1 de octubre de una suscripción anual de 6.000 € más IVA:
| Fecha | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 01/10 | 430 Clientes | 7.260 | |
| 01/10 | 705 Prestaciones de servicios | 6.000 | |
| 01/10 | 477 HP IVA repercutido | 1.260 | |
| 31/12 | 705 Prestaciones de servicios | 4.500 | |
| 31/12 | 485 Ingresos anticipados | 4.500 |
En el ejercicio quedan 1.500 € de ingreso (octubre a diciembre). El 1 de enero, o mes a mes, se traspasa la 485 a la 705. El IVA, en cambio, se devenga con la factura o el cobro y no se periodifica.
Si se prefiere control mensual, puede registrarse la factura entera en la 485 y traspasar 500 € cada mes a la 705.
Cuadro de contratos
Mantén un listado con cliente, fecha de inicio, fecha de fin e importe, y calcula a cada cierre la parte no devengada. Su total debe coincidir con la 485. En empresas con muchos contratos, el listado debe salir del sistema de facturación o de suscripciones, no de una hoja manual.
Cancelaciones y reembolsos
Si el cliente cancela y tiene derecho a reembolso de la parte no prestada, se emite una factura rectificativa por esa parte con cargo a la 485. Si no tiene derecho a reembolso, el ingreso se sigue reconociendo según las condiciones del contrato.
Lo contrario: servicio prestado sin facturar
Si el servicio se ha prestado y la factura todavía no se ha emitido, no hay ingreso anticipado sino un ingreso pendiente de facturar; ver ingresos no facturados al cierre del periodo. Ver también ingresos diferidos en el plan contable y facturación de servicios recurrentes.