El PGC fija los grupos, subgrupos y cuentas, pero cada empresa crea sus subcuentas. Con los años aparecen “6290001 Varios”, “6290015 Otros gastos” y “6290022 Gastos varios”, la misma suscripción en tres subcuentas y cuentas de proveedores que nadie usa desde hace años. El resultado es que gastos iguales se registran en sitios distintos y los informes pierden sentido. Limpiar el plan de cuentas lo corrige.
Diagnóstico
Saca un balance de sumas y saldos de los dos últimos ejercicios con el número de movimientos por subcuenta y marca:
| Problema | Cómo se reconoce |
|---|---|
| Duplicados | Nombres o usos casi iguales |
| Subcuentas “cajón” | “Varios”, “Otros”, “Diversos” con saldos relevantes |
| Cuentas inactivas | Sin movimientos en 12-24 meses |
| Mal ubicadas | Una cuenta de gasto dentro de un subgrupo que no le corresponde, o un activo en el grupo 6 |
| Sin código de IVA por defecto | O con uno incorrecto |
Cuentas inactivas
Una cuenta sin movimientos durante uno o dos años debe revisarse una por una:
- ¿Tiene saldo? Una cuenta de balance con saldo antiguo debe analizarse y traspasarse a la cuenta correcta con un asiento explicado, antes de bloquearla.
- ¿Es estacional o anual? Cuentas como la 630 Impuesto sobre beneficios o la 129 solo se mueven al cierre y deben mantenerse.
- ¿Tiene historial? Las cuentas con movimientos en ejercicios anteriores no se borran: los libros deben poder consultarse durante el plazo de conservación. Se bloquean para nuevos asientos y se ocultan en las búsquedas.
- Sin historial ni uso: pueden eliminarse.
Lo mismo vale para las subcuentas de clientes y proveedores; ver alta de clientes y datos de facturación.
Fusionar duplicados
Elige la subcuenta que se mantiene, traspasa el saldo de la otra con un asiento de reclasificación y bloquea la antigua. Hazlo preferiblemente al inicio de un ejercicio para no mezclar criterios dentro del mismo año. Si necesitas comparar con años anteriores, agrupa las subcuentas antiguas en el informe.
Reglas para el futuro
- Una sola persona aprueba altas de subcuentas.
- Cada subcuenta nueva tiene nombre descriptivo, código de IVA por defecto y lugar en los informes.
- Antes de crear una subcuenta, pregúntate si un centro de coste o un proyecto daría el detalle sin multiplicar cuentas; ver centros de coste en contabilidad.
- Prohibido crear “Varios” con más de un importe marginal.
Cuántas subcuentas
Una pyme suele funcionar bien con unas cien o ciento cincuenta subcuentas de balance y resultados, sin contar las de clientes y proveedores. Ver cómo construir un plan contable y plan contable español.