Un cliente paga 4.000 € de una factura de 6.050 €. Puede ser un plazo pactado, una discusión sobre parte de la factura, una retención mal calculada o un simple error. Lo primero es saber por qué; lo segundo, aplicar el cobro a esa factura concreta y dejar abierto el resto. Lo mismo vale, en sentido inverso, cuando es la empresa la que paga en partes a un proveedor.
Cobros parciales de clientes
Averigua la causa
| Causa | Qué hacer |
|---|---|
| Aplazamiento acordado | Documentar el calendario y seguir cada plazo |
| Discrepancia en parte de la factura | Abrir una disputa para la parte discutida |
| Retención de IRPF aplicada por el cliente | Registrar la retención en la 473 si procede |
| Descuento por pronto pago no pactado | Reclamar la diferencia o, si se acepta, emitir rectificativa |
| Comisión bancaria descontada | Gasto de la empresa o reclamable, según lo pactado |
Asiento
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 4.000 | |
| 430 Clientes (factura A-118) | 4.000 |
La factura queda con 2.050 € pendientes y sigue apareciendo en la antigüedad con su vencimiento original. No apliques el cobro “a cuenta” del cliente sin indicar factura: el software marcaría como pagadas las facturas más antiguas y escondería la incidencia real. Ver cobros parciales de facturas.
Aplazamientos
Un acuerdo de pago en plazos debe constar por escrito: importes, fechas, intereses si los hay y qué ocurre si se incumple un plazo. Cada cobro se aplica a la factura; si se firman pagarés, el saldo pasa a la 431.
IVA
El IVA se devengó con la operación y ya se ha declarado; el cobro parcial no lo altera, salvo que la empresa esté acogida al régimen especial del criterio de caja.
Pagos parciales a proveedores
Cuando la empresa no puede pagar una factura entera, o la discute en parte, debe tratarla igual de ordenadamente:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400 Proveedores (factura F-7781) | 5.000 | |
| 572 Bancos | 5.000 |
Tres cuidados:
- Referencia en la transferencia: incluye el número de factura en cada pago parcial; si no, el proveedor puede aplicarlo a otra factura y reclamar la que ya se ha pagado en parte.
- Acuerdo por escrito: un correo del proveedor que acepte el calendario evita intereses de demora y reclamaciones.
- El IVA soportado se dedujo al recibir la factura y no se ve afectado por el aplazamiento.
Los aplazamientos con proveedores son una herramienta de tesorería; ver renegociar vencimientos con proveedores.
Control al cierre de mes
Revisa las facturas con importes parciales pendientes en clientes y proveedores. Cada una debe tener detrás un acuerdo, una disputa abierta o una gestión de cobro. Los pequeños restos sin explicación se tratan como se indica en cancelación de pequeños saldos en contabilidad.