Un cliente transfiere 4.000 € de una factura de 12.100 €. Puede ser un pago fraccionado pactado, una discrepancia con una parte del pedido o simplemente falta de liquidez. En los tres casos la contabilidad hace lo mismo: reduce el saldo de esa factura concreta y deja visible el resto. Lo que cambia es la conversación con el cliente.
El IVA se declara entero aunque cobres una parte
En el régimen general, el IVA se devenga con la entrega del bien o la prestación del servicio (artículo 75 de la Ley 37/1992), no con el cobro. Si emites la factura en marzo, la cuota completa va al Modelo 303 del periodo de marzo aunque el cliente haya pagado solo un tercio. El cobro parcial no justifica rebajar la base ni retrasar la cuota.
Hay dos excepciones que conviene tener presentes:
- Régimen especial del criterio de caja. Si estás acogido, el IVA se devenga con cada cobro, por el importe efectivamente percibido, y como tarde el 31 de diciembre del año siguiente a la operación. Aquí sí tienes que repartir la cuota entre los periodos en que vayas cobrando.
- Impago definitivo de una parte. Si lo pendiente acaba siendo incobrable, el artículo 80.Cuatro permite reducir la base en proporción a lo no cobrado, con requisitos de plazo y reclamación. Lo explicamos en rectificar el IVA de facturas incobrables.
Tres pagos para una factura: el registro paso a paso
Una SL de instalaciones factura 10.000 € más 2.100 € de IVA. El cliente paga 4.000 € el día 10, 5.000 € el día 30 y 3.090 € al mes siguiente, porque su banco le ha cobrado una comisión de transferencia y la ha restado del importe.
| Momento | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Factura | 430 Clientes | 12.100 | |
| 700 Ventas de mercaderías | 10.000 | ||
| 477 H.P., IVA repercutido | 2.100 | ||
| Primer cobro | 572 Bancos | 4.000 | |
| 430 Clientes | 4.000 | ||
| Segundo cobro | 572 Bancos | 5.000 | |
| 430 Clientes | 5.000 | ||
| Tercer cobro | 572 Bancos | 3.090 | |
| 430 Clientes | 3.090 |
Después del tercer pago quedan 10 € en la subcuenta del cliente. O los reclamas, o decides darlos de baja con un criterio escrito (importe máximo, quién lo autoriza). Cómo registrar esa baja lo tienes en pequeñas diferencias en el plan contable. Lo que no conviene es dejar decenas de saldos de céntimos que nadie mira y que distorsionan la antigüedad de la cartera.
A qué factura se aplica cada transferencia
El problema real de los pagos parciales aparece cuando el cliente tiene cinco facturas abiertas y envía una cantidad redonda sin referencia. El Código Civil da el orden:
- El deudor puede indicar, al pagar, a qué deuda aplica el importe (artículo 1172).
- Si la deuda genera intereses, el pago cubre primero los intereses (artículo 1173).
- Si no hay indicación, se entiende pagada la deuda vencida más onerosa; si todas son iguales, se reparte a prorrata (artículo 1174).
En la práctica, pide siempre el detalle del pago antes de aplicarlo. Mientras no lo tengas, el importe no debe saldar facturas al azar: déjalo en una cuenta transitoria y sigue la pista, como se explica en cobros no identificados. Aplicar el dinero a la factura más antigua por costumbre es cómodo, pero si el cliente pensaba pagar otra, acabarás reclamando lo que ya te pagó.
Cuándo un pago parcial es una señal de alarma
No todos los pagos parciales son iguales. Distingue tres situaciones antes de reclamar:
- Fraccionamiento pactado. Documenta el calendario por escrito, con fechas e importes, y reclama solo los plazos vencidos.
- Disputa sobre una parte. El cliente paga lo que acepta y retiene lo que discute. Resuelve la incidencia: si tiene razón, corresponde una factura rectificativa por la parte afectada; si no, reclama con el albarán o el acta de conformidad.
- Pago a cuenta sin explicación. Suele anticipar tensión de tesorería. Revisa su límite de crédito antes de servir el siguiente pedido.
La Ley 3/2004 de morosidad se aplica al saldo que siga pendiente tras el vencimiento: el interés de demora corre desde el día siguiente sin necesidad de aviso, y puedes reclamar una compensación de 40 € por costes de cobro por cada factura vencida. Que el cliente haya pagado una parte no le exime del resto. Para el tono y la secuencia de la reclamación, consulta el recobro amistoso de impagados.
En tu carta de reclamación incluye número y fecha de la factura, importe total, pagos recibidos con fecha y saldo exigible. Un cliente que ve sus propios pagos reconocidos responde antes que uno que recibe un requerimiento por el importe completo.
Cobros parciales y factura electrónica B2B
Con la factura electrónica obligatoria entre empresas, el receptor tendrá que comunicar al emisor la aceptación o el rechazo de la factura y, después, el pago completo efectivo con su fecha; esos datos llegan también a la solución pública de la AEAT y alimentan el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada. Lo que se comunica como estado de pago es el cobro íntegro: un pago parcial no cierra la factura, que seguirá constando como no pagada hasta que entre el último euro.
Esto tiene dos consecuencias prácticas:
- Un cliente que deja 10 € pendientes figurará como pagador tardío de toda la factura. Tanto a él como a ti os interesa resolver las diferencias pequeñas con rapidez, con una rectificativa si hay motivo o reclamando el importe.
- Los fraccionamientos largos conviene documentarlos desde el principio, por ejemplo emitiendo facturas separadas por hitos o plazos si la operación lo permite, en lugar de una factura grande que tardará meses en figurar como pagada.
Qué estados existen y quién los comunica está en estados de la factura electrónica B2B, y las fechas en las que cada empresa queda obligada, en el calendario de la factura electrónica B2B.
Un programa de contabilidad que enlace cada movimiento bancario con su factura te muestra al momento qué queda por cobrar de cada cliente.