Una consultora repercute al cliente los billetes de tren del desplazamiento. Una gestoría paga las tasas registrales en nombre del cliente y se las cobra. Un instalador compra material y lo factura con margen. Las tres situaciones parecen iguales, pero no lo son para el IVA: hay que distinguir entre refacturación y suplido.
Refacturación frente a suplido
| Refacturación de gastos | Suplido | |
|---|---|---|
| Quién contrata con el tercero | La empresa | El cliente (la empresa paga en su nombre) |
| Factura del tercero a nombre de | La empresa | El cliente |
| IVA en la factura al cliente | Sí, como el resto del servicio | No, queda fuera de la base imponible |
| IVA soportado deducible por la empresa | Sí, si se cumplen los requisitos | No |
| Puede incluir margen | Sí | No: se repercute el importe exacto |
La Ley del IVA excluye de la base imponible las cantidades pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de mandato expreso, que se justifican con la factura emitida a nombre del cliente. Fuera de esos casos, el gasto refacturado forma parte de la contraprestación del servicio.
Asientos de una refacturación
Billetes de 150 € más IVA pagados por la consultora y refacturados al cliente:
| Momento | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Compra | 629 Otros servicios (gastos a refacturar) | 150 | |
| Compra | 472 HP IVA soportado | 15 | |
| Compra | 410 Acreedores | 165 | |
| Factura al cliente | 430 Clientes | 181,50 | |
| Factura al cliente | 705 Prestaciones de servicios (gastos refacturados) | 150 | |
| Factura al cliente | 477 HP IVA repercutido | 31,50 |
El transporte de viajeros lleva un tipo reducido, pero al refacturarlo como parte de un servicio de consultoría se aplica el tipo del servicio principal.
Asientos de un suplido
Tasas registrales de 120 € pagadas por la gestoría en nombre del cliente:
| Momento | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Pago | 440 Deudores (suplidos) | 120 | |
| Pago | 572 Bancos | 120 | |
| Factura al cliente | 430 Clientes | 120 | |
| Factura al cliente | 440 Deudores (suplidos) | 120 |
En la factura, el suplido aparece en una línea aparte, sin IVA, con referencia al justificante.
Que ningún gasto se quede sin facturar
El mayor riesgo no es el IVA, sino olvidar refacturar. Marca los gastos refacturables con el código del cliente o del proyecto al registrarlos, y revisa cada mes que todos han pasado a una factura de venta. Ver rentabilidad por proyecto para pymes, cargos intercompany y refacturaciones y gastos del personal y reembolsos en contabilidad.