Una pyme puede cerrar el año con beneficio y, sin saberlo, perder dinero en uno de cada tres proyectos. La rentabilidad por proyecto lo saca a la luz: reúne en cada proyecto lo facturado, las horas a coste y los gastos directos, y compara el resultado con lo presupuestado. Para despachos, agencias, ingenierías, instaladores y constructoras es la información de gestión más útil.
Qué se necesita registrar
| Elemento | Origen | Cómo |
|---|---|---|
| Ingresos | Facturas de venta | Código de proyecto en cada línea |
| Gastos directos | Facturas de proveedores, materiales, subcontratas | Código de proyecto al contabilizar |
| Horas | Registro de horas del equipo | Horas por proyecto y persona |
El código de proyecto se registra como centro de coste o dimensión analítica, no como una subcuenta nueva por proyecto; ver centros de coste en contabilidad.
Coste por hora
Para valorar las horas hace falta un coste horario por persona o por categoría:
Coste hora = (salario bruto anual + Seguridad Social a cargo de la empresa + otros costes del puesto) / horas productivas anuales
Una persona con un coste anual de 42.000 € y 1.400 horas imputables a proyectos tiene un coste de 30 € por hora. Las horas no imputables (formación, comercial, administración) no desaparecen: forman parte de los costes generales.
Ejemplo de liquidación de un proyecto
| Proyecto: implantación web cliente X | Presupuesto | Real |
|---|---|---|
| Facturación | 24.000 | 24.000 |
| Horas (a 30 €/h) | 400 h = 12.000 | 520 h = 15.600 |
| Subcontratación | 3.000 | 3.400 |
| Licencias y otros gastos directos | 1.000 | 1.000 |
| Margen de contribución | 8.000 | 4.000 |
| Margen % | 33 % | 17 % |
El proyecto se facturó según lo previsto, pero consumió 120 horas más. Ese dato vale para el siguiente presupuesto.
Proyectos abiertos al cierre
Si un proyecto sigue en curso al cierre, el ingreso contable se reconoce por grado de avance o hasta los costes recuperables; ver trabajos en curso para empresas de servicios.
Implantación paso a paso
- Código de proyecto obligatorio desde la oferta.
- Registro de horas semanal, por proyecto.
- Código de proyecto en facturas de compra y venta.
- Informe mensual de proyectos abiertos y liquidación de cada proyecto al terminar.
Errores comunes
- Material comprado para almacén y consumido en proyectos que nunca se imputa.
- Horas registradas sin proyecto o al final del mes de memoria.
- Trabajos adicionales que el cliente pide y nadie factura.
Ver también coste laboral por departamento y KPIs simples desde la contabilidad.