El cierre mensual no termina cuando la contabilidad cuadra, sino cuando la dirección ha visto los números y ha decidido qué hacer con ellos. Una reunión de cierre de 30 a 45 minutos, siempre en la misma semana del mes, es la forma más sencilla de conseguirlo en una pyme.
Orden del día
| Bloque | Contenido | Tiempo |
|---|---|---|
| Resultado | Mes y acumulado frente a presupuesto y año anterior; tres desviaciones principales | 10 min |
| Tesorería | Saldo, previsión de cobros y pagos de las próximas semanas, impuestos y seguros sociales que vencen | 10 min |
| Clientes | Saldos vencidos, clientes en riesgo, propuestas de reclamación | 5 min |
| Pendientes de contabilidad | Facturas sin justificar, decisiones que requieren a la dirección | 5-10 min |
| Acuerdos | Quién hace qué antes de la próxima reunión | 5 min |
Las desviaciones se explican con el análisis de desviaciones después del cierre y los indicadores de KPIs simples desde la contabilidad.
Traspaso del cierre de contabilidad a gerencia
En muchas pymes el cierre lo hace una persona de administración o una asesoría externa, y las decisiones las toma la gerencia. El traspaso debe ser un paquete breve, enviado uno o dos días antes de la reunión:
- Estado del cierre: qué conciliaciones están terminadas (bancos, clientes, proveedores, IVA, nóminas) y cuáles no, y por qué.
- Cuenta de resultados y balance del mes y acumulados, con el presupuesto al lado.
- Comentarios: una página como máximo, en lenguaje de negocio, no contable.
- Lista de pendientes que necesitan una decisión: dar por incobrable un cliente, aclarar un gasto pagado con la tarjeta del socio, aprobar una provisión.
- Vencimientos próximos: Modelo 303, 111, seguros sociales, cuotas de préstamos.
La gerencia responde a la lista de pendientes en la reunión o por escrito. Las respuestas se archivan con la documentación del mes para que no vuelvan a aparecer el mes siguiente sin novedad.
Lo que la reunión no es
No es el momento de revisar asientos uno por uno. Si la reunión se dedica a buscar errores, el cierre no estaba terminado y hay que reforzar el cierre mensual. Tampoco debe ser solo retrospectiva: al menos la mitad del tiempo, tesorería y decisiones.
Acta mínima
Cinco líneas con los acuerdos, el responsable y la fecha. Ese registro ayuda cuando, al formular las cuentas anuales, el auditor o la asesoría preguntan por una partida inusual. Para el formato de la información, consulta reporting de gestión para pymes y el cuadro de mandos de tesorería.