Cambiar de programa contable no significa empezar de cero: el nuevo sistema debe arrancar con los saldos iniciales exactos del anterior. Si el asiento de apertura tiene un error, se arrastrará en todos los cierres posteriores y no aparecerá hasta que alguien intente conciliar una cuenta.
La fecha de cambio
La fecha más limpia es el 1 de enero (o el primer día del ejercicio): solo hay que traspasar el balance de cierre, y la cuenta de resultados empieza vacía. Si el cambio se hace a mitad de año, hay que traspasar también los saldos acumulados de gastos e ingresos para poder cerrar el ejercicio y presentar el Impuesto sobre Sociedades desde el nuevo sistema. Hacerlo al inicio de un trimestre simplifica además el IVA.
Qué se traspasa y con qué detalle
| Partida | Qué traspasar | Detalle |
|---|---|---|
| Bancos (572) | Saldo por cuenta | Cuadrado con el extracto |
| Clientes (430) | Cada factura pendiente | Número, fecha, vencimiento, importe |
| Proveedores y acreedores (400, 410) | Cada factura pendiente | Igual que clientes |
| IVA (472, 477, 4700, 4750) | Saldos | Cuadrados con el último 303 |
| Nóminas (465, 476, 4751) | Saldos | Cuadrados con las liquidaciones pendientes |
| Inmovilizado (2xx, 28x) | Coste y amortización por cuenta | Y el registro de activos ficha a ficha |
| Existencias (3xx) | Valor | Y el inventario si se gestiona en el programa |
| Préstamos (170, 520) | Capital pendiente | Con el cuadro de amortización |
| Patrimonio neto (1xx) | Saldos | Cuadrados con las últimas cuentas anuales |
Clientes y proveedores deben pasar como partidas abiertas, no como un saldo único por tercero; si no, los cobros de enero no tendrán factura contra la que aplicarse.
Correspondencia de cuentas
Si el nuevo programa usa otra codificación de subcuentas, prepara una tabla de equivalencias antigua → nueva y revísala antes de importar. Comprueba que tras la conversión el balance sigue cuadrando y que no hay subcuentas antiguas sin destino. Los códigos de IVA también necesitan su tabla; ver códigos de IVA en contabilidad.
Comprobaciones antes de registrar nada nuevo
- Balance de sumas y saldos del nuevo programa = balance del antiguo a la misma fecha.
- Listado de clientes pendientes = saldo de la 430; idem proveedores.
- Bancos = extractos.
- Patrimonio neto = cuentas anuales aprobadas más resultado del periodo, si lo hay.
Solo cuando las cuatro cuadran se empiezan a registrar operaciones nuevas. Guarda los listados de ambos programas como soporte del asiento de apertura.
No olvides el programa antiguo
Exporta y conserva los libros, las facturas y los registros del sistema antiguo durante el plazo legal, en un formato legible sin depender de la licencia. Ver cambiar de software contable sin caos y archivo de documentación contable.