En un software contable, cada línea de factura lleva un código de IVA (también llamado tipo, clave o código fiscal). Ese código hace tres cosas: calcula la cuota, la envía a la subcuenta correcta y la sitúa en la casilla adecuada del Modelo 303 y de los libros registro. Con los códigos bien configurados, el 303 sale casi solo. Con un código mal elegido, el error se repite en cada factura.
Mapa básico de códigos
| Código (ejemplo) | Operación | Subcuenta | Modelo 303 |
|---|---|---|---|
| R21 / R10 / R4 | Ventas interiores al 21, 10 o 4 % | 477 por tipo | Régimen general, IVA devengado |
| S21 / S10 / S4 | Compras interiores deducibles | 472 por tipo | IVA deducible en operaciones interiores |
| AIC | Adquisición intracomunitaria de bienes | 477 y 472 (autorrepercusión) | Casillas de adquisiciones intracomunitarias |
| ISP-S | Servicios de proveedores no establecidos | 477 y 472 | Otras operaciones con inversión del sujeto pasivo |
| EIC | Entrega intracomunitaria exenta | Sin cuota | Entregas intracomunitarias (y Modelo 349) |
| EXP | Exportación | Sin cuota | Exportaciones y operaciones asimiladas |
| EXE | Operaciones exentas sin derecho a deducción | Sin cuota | Según el caso |
| NS | Operaciones no sujetas | Sin cuota | Casilla informativa si procede |
| ND | Gasto con IVA no deducible | IVA al gasto | No aparece como deducible |
| IMP | IVA de importación (DUA) | 472 importaciones | IVA deducible en importaciones |
Los nombres son orientativos; cada programa usa los suyos. Lo importante es que exista un código para cada tipo de operación que hace la empresa y ninguno más.
Código por defecto en cada cuenta y proveedor
Asigna un código por defecto a las cuentas de gasto y venta y, mejor aún, a cada proveedor y cliente. Un proveedor irlandés de software debe proponer ISP-S; una aseguradora, exento; un cliente intracomunitario, EIC. Quien contabiliza solo tiene que cambiarlo cuando la operación es distinta de lo habitual.
Errores frecuentes
- S21 en facturas sin IVA de proveedores extranjeros: se deduce IVA que nadie ha pagado y falta la autorrepercusión.
- R21 en ventas intracomunitarias: el cliente recibe una factura sin IVA, pero el programa la declara como venta interior.
- Exento en lugar de no sujeto (o al revés): cambia la casilla y puede afectar a la prorrata.
- Gastos de representación con S21: deducción indebida.
Revisión antes del 303
- Extrae el listado de operaciones del periodo agrupado por código.
- Revisa los proveedores extranjeros con código interior y los clientes con NIF-IVA comunitario con código interior.
- Comprueba que las bases de EIC coinciden con el Modelo 349.
- Verifica que no hay facturas sin código.
Cambio de software
Al migrar, los códigos antiguos deben mapearse uno a uno a los nuevos. Un código sin equivalente se convierte a menudo en “sin IVA” y desaparece del 303. Relacionado: cuentas de IVA en el plan contable, operaciones exentas de IVA en contabilidad e IVA en servicios digitales recibidos.