En una empresa comercial o industrial, el valor de las existencias al cierre decide buena parte del resultado: cada euro de más en el inventario final es un euro menos de coste de ventas. Por eso el auditor y la Agencia Tributaria lo miran con atención. El trabajo tiene cuatro fases: recuento, corte de operaciones, valoración y deterioro.
1. Recuento físico
- Fija la fecha lo más cerca posible del 31 de diciembre y congela entradas y salidas durante el recuento, o regístralas aparte.
- Asigna zonas a equipos de dos personas: una cuenta y otra anota.
- Usa hojas numeradas o una app con códigos de artículo; cuenta unidades, no euros.
- Marca separadamente la mercancía dañada, caducada o de lenta rotación.
Si el recuento se hace días antes o después del cierre, ajusta los movimientos intermedios con los albaranes.
2. Corte de operaciones
La pregunta es: ¿de quién es la mercancía a 31 de diciembre?
| Situación | ¿Entra en existencias? |
|---|---|
| Recibida en diciembre, factura en enero | Sí; registra la compra con la 4009 |
| Vendida y facturada en diciembre, pendiente de recoger por el cliente | No, si el control ha pasado al cliente |
| En tránsito desde el proveedor, con el riesgo ya transmitido | Sí |
| Mercancía en depósito de un proveedor | No |
| Mercancía propia en depósito de un cliente | Sí |
3. Valoración
Las existencias se valoran a precio de adquisición (precio de compra más portes, aranceles y demás gastos hasta el almacén, menos descuentos) o a coste de producción si se fabrican. Cuando hay lotes a distintos precios, el PGC admite el precio medio ponderado o el FIFO; el método elegido se aplica de forma uniforme. Ver existencias en el plan contable.
4. Deterioro
Compara el coste con el valor neto realizable: precio de venta esperado menos costes de venta. Las referencias candidatas a deterioro son las que no se venden desde hace meses, las caducadas o dañadas y las de temporada pasada.
| Referencia | Coste | Valor neto realizable | Deterioro |
|---|---|---|---|
| Colección anterior | 6.400 | 3.900 | 2.500 |
| Producto dañado | 800 | 0 | 800 |
El deterioro se registra en la 693 contra la 39x, y el del ejercicio anterior se revierte en la 793.
Documentación
Guarda las hojas de recuento firmadas, la valoración por referencia, el análisis de obsolescencia y el detalle del corte de operaciones. Es la documentación que pedirá el auditor y la que justifica la cifra ante la Agencia Tributaria. Ver cierre de existencias para pymes y mermas y roturas de existencias.