En una empresa que compra para vender o fabrica, el inventario final es la cifra que más mueve el resultado del cierre: cada euro de existencias de más es un euro de beneficio de más. Por eso el PGC exige contar, valorar con un método admitido y reflejar las pérdidas de valor antes de formular.
Organizar el recuento
El recuento físico se hace lo más cerca posible del 31 de diciembre. Si se cuenta antes, hay que ajustar con las entradas y salidas de los días intermedios. Para que el recuento sirva:
- Congela movimientos durante el conteo o identifica con precisión el último albarán de entrada y de salida antes del recuento.
- Cuenta por ubicación con hojas o terminales numerados, en parejas, y haz un segundo conteo de las referencias de mayor valor.
- Separa y anota lo que está obsoleto, dañado o caducado; servirá para el deterioro.
- Identifica la mercancía de terceros en tu almacén (en depósito o consignación), que no es tuya, y la tuya en almacenes de terceros, que sí lo es. Ver existencias en consignación.
- Revisa la mercancía en tránsito: según el Incoterm o las condiciones pactadas, puede pertenecer ya al comprador aunque no haya llegado.
El corte de operaciones debe ser coherente: lo que entra en el inventario tiene que tener su compra registrada (con factura o en la 4009) y lo que sale tiene que estar facturado.
Valorar: coste o valor neto realizable, el menor
Las existencias se valoran a precio de adquisición (precio de factura menos descuentos, más transportes, aranceles y demás gastos hasta el almacén) o a coste de producción. Cuando los bienes son intercambiables, el PGC admite dos métodos:
| Método | Cómo funciona | Cuándo encaja |
|---|---|---|
| Precio medio ponderado | cada entrada recalcula el coste medio de la referencia | la mayoría de comercios y distribuidores |
| FIFO (primera entrada, primera salida) | las existencias finales se valoran a los precios de las últimas compras | productos perecederos o con rotación ordenada |
El LIFO no está permitido. Si los bienes no son intercambiables (vehículos, maquinaria a medida, obras de arte), se usa el coste específico de cada unidad. El método elegido se mantiene de un año a otro y se explica en la memoria. La guía de valoración de existencias al cierre tiene ejemplos de cálculo.
Después se compara el coste con el valor neto realizable (precio de venta estimado menos costes para venderlo). Si es inferior, hay deterioro.
Los asientos de cierre
Una tienda de electrodomésticos tenía 18.000 € de mercaderías a 1 de enero y el recuento a 31 de diciembre, valorado a precio medio, da 21.500 €. Una partida de modelos descatalogados con coste de 2.000 € solo se podrá vender por unos 800 €.
Baja de las existencias iniciales:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 610 Variación de existencias de mercaderías | 18.000 | |
| 300 Mercaderías | 18.000 |
Alta de las existencias finales:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 300 Mercaderías | 21.500 | |
| 610 Variación de existencias de mercaderías | 21.500 |
El saldo neto de la 610 (3.500 € acreedor) reduce el coste de las ventas: se compró más de lo que se vendió.
Deterioro de la partida descatalogada:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 693 Pérdidas por deterioro de existencias | 1.200 | |
| 390 Deterioro de valor de las mercaderías | 1.200 |
Si el año anterior había deterioro dotado, se revierte primero contra la 793 y se dota el nuevo importe. Las mermas y roturas identificadas en el recuento no son deterioro sino pérdida real; se tratan en mermas y roturas de existencias.
En una empresa que fabrica, el mismo mecanismo se aplica a materias primas (611 contra 31) y a productos en curso y terminados, donde la variación se registra en las cuentas 710 a 713 del grupo 7. Las materias primas no se deterioran si se espera que el producto terminado en el que se incorporan se venda por encima de su coste.
Lo que suele fallar
- Contar en noviembre y no ajustar los movimientos hasta diciembre.
- Valorar con el último precio de compra sin que ese sea el método aplicado.
- Incluir en el inventario mercancía recibida cuya compra no está registrada.
- Mantener años en el inventario artículos que ya no se pueden vender, sin deterioro.
- Dejar fuera los gastos de transporte y aranceles del coste.
- No conservar las hojas de recuento firmadas; son el soporte del saldo ante la AEAT o un auditor.
Para empresas de servicios, el equivalente al inventario son los trabajos empezados y no facturados; los trata la guía de trabajos en curso para empresas de servicios.
Si el control de stock y la contabilidad se llevan por separado, cuadra al menos una vez al mes el valor del almacén con la cuenta 300; así el recuento de diciembre confirma cifras conocidas en lugar de descubrirlas.