Las existencias son los bienes que la empresa tiene para vender o para consumir en la producción: mercaderías, materias primas, productos en curso, productos terminados, envases. En el PGC se recogen en el grupo 3, se valoran a coste y se actualizan en el balance mediante la regularización de existencias al cierre, ya que durante el año las compras se llevan directamente a gasto.
Cuentas del grupo 3
| Cuenta | Contenido |
|---|---|
| 300 Mercaderías | Bienes adquiridos para revender |
| 310 Materias primas | Para incorporar al producto |
| 320-328 Otros aprovisionamientos | Combustibles, repuestos, envases, material de oficina en stock |
| 330 Productos en curso | Fabricación no terminada |
| 350 Productos terminados | Listos para vender |
| 390-396 Deterioro de valor de las existencias | Corrección por obsolescencia o caída de precio |
Cómo se valoran
El PGC establece que las existencias se valoran a precio de adquisición (compras) o coste de producción (fabricación). Cuando hay unidades compradas a distintos precios, se permite el precio medio ponderado o el FIFO (primera entrada, primera salida). El método LIFO no está admitido. La empresa elige uno y lo mantiene; un cambio debe justificarse y explicarse en la memoria.
| Método | Ejemplo con dos lotes: 100 u. a 10 €, 100 u. a 12 €; se venden 120 u. |
|---|---|
| Precio medio ponderado | Coste unitario 11 €: existencias finales 80 × 11 = 880 € |
| FIFO | Quedan 80 u. del segundo lote: 80 × 12 = 960 € |
Regularización al cierre
Durante el ejercicio, las compras van a la 600. Al cierre se registra la variación:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 610 Variación de existencias de mercaderías | existencias iniciales | |
| 300 Mercaderías | existencias iniciales | |
| 300 Mercaderías | existencias finales | |
| 610 Variación de existencias de mercaderías | existencias finales |
Ver compras y coste de ventas en el plan contable.
Deterioro, mermas y roturas
El deterioro y la merma se confunden a menudo, pero responden a problemas distintos: en el deterioro la mercancía sigue en el almacén y vale menos; en la merma, simplemente ya no está o no sirve.
| Cuenta | Uso |
|---|---|
| 390 a 396 Deterioro de valor de las existencias | Una por clase: mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, semiterminados, terminados y subproductos |
| 693 Pérdidas por deterioro de existencias | Dotación al cierre |
| 793 Reversión del deterioro de existencias | Anulación de la dotación anterior |
| 610 a 612 y 71x Variación de existencias | Donde quedan reflejadas las mermas al regularizar |
Deterioro. Si el valor neto realizable (precio de venta estimado menos costes para terminar y vender) es inferior al coste, se dota la diferencia. Una tienda de electrónica con 200 tablets de una gama descatalogada, a un coste de 250 € y con un precio de venta realista de 220 € menos 10 € de gastos de venta, deteriora 40 € por unidad:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 693 Pérdidas por deterioro de existencias | 8.000 | |
| 390 Deterioro de valor de las mercaderías | 8.000 |
Al cierre siguiente se anula la dotación con la 793 y se calcula de nuevo según las unidades que queden. Para las materias primas, el deterioro solo procede si el producto terminado en que se incorporan también se venderá por debajo de su coste.
Mermas y roturas. Como las compras se llevan a la 600 y el inventario se ajusta al cierre, la mercancía perdida (evaporación, caducidad, roturas, hurtos) no necesita un asiento propio: el recuento físico da unas existencias finales menores y la variación de existencias recoge el mayor coste. Lo que sí hace falta es documentarlas: actas de destrucción, denuncias en caso de robo, informes del transportista. Sin ese soporte, una diferencia de inventario puede interpretarse como una venta no declarada. Las pérdidas excepcionales, como un incendio o una inundación, se presentan aparte en la 678 Gastos excepcionales, con la indemnización del seguro como ingreso.
En el IVA, la mercancía destruida o robada no genera autoconsumo y no obliga a regularizar el IVA soportado si la pérdida está acreditada. Distinto es retirar mercancía para regalarla o para uso de los socios, que sí tributa; ver IVA en autoconsumo y uso privado.
Inventario físico
El saldo contable debe apoyarse en un recuento físico valorado al cierre. Las diferencias entre inventario teórico y físico son mermas o errores que deben explicarse. El procedimiento completo está en valoración de existencias al cierre y existencias e inventario en contabilidad.
En consignación, en curso y en tránsito
Tres situaciones en las que la pregunta no es cuánto vale la mercancía, sino de quién es al cierre:
| Situación | Quién la registra en el grupo 3 | Cuenta habitual |
|---|---|---|
| Mercancía en consignación en una tienda ajena | El consignador, hasta que el depositario la vende | Subcuenta de la 300, por ejemplo “mercaderías en depósito” |
| Mercancía recibida en consignación | Nadie en el depositario: no es suya | Solo control extracontable |
| Trabajos y servicios a medio hacer | La empresa que los ejecuta, si el ingreso no se reconoce por grado de avance | 330 Productos en curso, con subcuenta para servicios |
| Mercancía comprada y en tránsito | El comprador, si según el Incoterm ya asume los riesgos | Subcuenta de la 300 “en tránsito” |
Consignación. Un fabricante de cosmética que deja producto en las farmacias y solo cobra lo vendido mantiene esas unidades en su inventario. Cuando la farmacia comunica las ventas del mes, el fabricante factura y en ese momento la mercancía sale de su almacén. El error típico es facturar al entregar, adelantando ventas e IVA de unidades que pueden volver.
Trabajos en curso. Cuando un servicio o una fabricación por encargo no cumple las condiciones para reconocer el ingreso a lo largo del tiempo, los costes incurridos al cierre se activan como existencias en curso con abono a la 710 Variación de existencias de productos en curso:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 330 Productos en curso (servicios en curso) | 12.500 | |
| 710 Variación de existencias de productos en curso | 12.500 |
Al cierre siguiente se invierte el saldo inicial y se registra el nuevo. Solo se activan costes recuperables con el precio pactado; los de un encargo que se sabe deficitario no. El criterio completo para empresas de servicios está en trabajos en curso para empresas de servicios.
En tránsito. Si un contenedor comprado en condiciones FOB sale del puerto de origen el 20 de diciembre y llega en enero, los riesgos ya son del comprador y la mercancía forma parte de sus existencias finales, aunque no esté en el almacén. Con condiciones DAP o DDP sigue siendo del vendedor hasta la entrega.