Le schéma traditionnel, cartons de pièces en fin de mois et bilan reçu six mois après la clôture, laisse le dirigeant sans visibilité. Le schéma inverse, où l’entreprise saisit tout et le cabinet découvre le dossier à la clôture, produit des corrections massives. Le partage d’un même dossier dans le logiciel permet un troisième modèle : l’entreprise alimente au fil de l’eau, le cabinet contrôle et régularise en continu, et chacun sait à tout moment où en est la comptabilité.
Répartir les rôles avant d’ouvrir les accès
La lettre de mission fixe ce que fait le cabinet. Le logiciel doit refléter ce partage, sinon les deux parties font la même chose, ou aucune ne la fait.
| Tâche | Entreprise | Cabinet |
|---|---|---|
| Émettre les factures de vente | oui | |
| Valider les factures fournisseurs reçues | oui | contrôle |
| Joindre les justificatifs, compléter les notes de frais | oui | |
| Affecter les opérations bancaires courantes | selon la mission | oui ou contrôle |
| Écritures d’inventaire, amortissements, provisions | oui | |
| Déclarations de TVA | prépare les données | établit et dépose |
| Liasse fiscale, comptes annuels | oui |
Écrivez ce tableau pour votre dossier et joignez-le à la lettre de mission. La comparaison des deux approches est faite dans expert-comptable ou logiciel comptable.
Le portail client
Le portail client est l’espace par lequel l’entreprise transmet et échange avec le cabinet, à l’intérieur du logiciel plutôt que par e-mail. Il sert à quatre choses.
- Déposer les pièces : les factures d’achat qui ne passent pas par la plateforme agréée, les tickets, les contrats, les relevés d’emprunt. Chaque pièce déposée est rattachée à une période et, si possible, à une écriture.
- Répondre aux questions du cabinet sur une opération précise : un virement sans libellé, une dépense sans justificatif. La question est posée sur la ligne concernée, la réponse reste dans le dossier, et personne ne cherche dans sa boîte mail six mois plus tard.
- Suivre l’avancement : périodes saisies, TVA déposée, pièces manquantes, date prévue de la clôture.
- Consulter les états : balance, grand livre, tableau de bord, sans demander un export à chaque fois.
Un bon portail affiche une liste des points ouverts qui ne se vide que par une action : pièce jointe, réponse donnée, opération reclassée. Si cette liste dépasse quelques dizaines de lignes en fin de mois, le rythme de transmission est à revoir.
Les droits du cabinet et de ses collaborateurs
Le cabinet n’est pas un utilisateur unique. Un associé signe la mission, un collaborateur tient le dossier au quotidien, un autre intervient à la clôture, un stagiaire passe parfois quelques semaines. Chacun doit avoir un compte nominatif, jamais un identifiant partagé « cabinet ».
- Le collaborateur en charge : saisie, régularisations, préparation de la TVA, consultation complète.
- Le responsable de mission : mêmes droits, plus la validation et le verrouillage des périodes.
- Les intervenants ponctuels : droits limités dans le temps, retirés à la fin de leur intervention.
Côté entreprise, gardez le rôle d’administrateur : c’est vous qui créez et retirez les accès du cabinet. Si vous changez de cabinet, l’ancien perd ses droits le jour de la fin de mission, après remise d’un export complet. Le cabinet n’a en principe pas besoin des droits de paiement ni de modification des coordonnées bancaires des fournisseurs ; ne les lui donnez pas par défaut. Les principes généraux des rôles sont présentés dans sécuriser l’accès au logiciel comptable.
Les déclarations elles-mêmes passent par l’espace professionnel impots.gouv.fr et par net-entreprises, où le cabinet agit en vertu d’un mandat ou en tant que tiers déclarant, avec ses propres identifiants. Ne lui confiez jamais les vôtres.
Exporter la comptabilité vers l’expert-comptable
Tous les cabinets ne travaillent pas dans le logiciel de leurs clients. Beaucoup utilisent leur propre outil de production et ont besoin d’un export régulier. Le format de référence est le fichier des écritures comptables (FEC) : un fichier texte normé, une ligne par ligne d’écriture, avec journal, date, compte, compte auxiliaire, libellé, pièce, montants et lettrage. C’est le même fichier que l’administration exige en cas de contrôle ; sa structure est détaillée dans le FEC.
Pour un échange régulier, convenez avec le cabinet :
- de la fréquence : mensuelle, avant chaque déclaration de TVA, ou à la clôture seulement ;
- du périmètre : la période depuis le dernier export, ou l’exercice entier remplacé à chaque fois (plus simple, évite les doublons) ;
- de la table de correspondance si les deux plans de comptes diffèrent ;
- des pièces justificatives, qui ne voyagent pas dans le FEC et doivent être transmises à part, liées par leur numéro de pièce.
Le cabinet renvoie ensuite ses écritures de régularisation, par export de son côté ou par saisie directe dans votre dossier. Dans les deux cas, verrouillez les périodes une fois la régularisation intégrée, pour que les chiffres sur lesquels la liasse a été établie ne bougent plus.
Un rendez-vous fixe
La collaboration la plus efficace tient souvent à un point mensuel de trente minutes, à date fixe, juste après la déclaration de TVA : points ouverts, écarts du mois, décisions à venir. Les outils partagés ne remplacent pas ce rendez-vous ; ils le rendent court.