Le compte 411 Clients d’une TPE contient vite des centaines de lignes : factures, avoirs, virements, prélèvements, paiements par carte. Tant que ces lignes ne sont pas rapprochées entre elles, le solde du compte ne dit rien d’utile : impossible de savoir quelles factures restent dues, qui relancer, ni si un client a payé deux fois. Le lettrage consiste à marquer d’un même code la facture et le règlement qui la solde. Le logiciel comptable peut faire l’essentiel de ce travail.
Comment le logiciel rapproche
Le lettrage automatique compare chaque encaissement aux factures ouvertes du même client et cherche la combinaison qui tombe juste. Il s’appuie sur des critères de fiabilité décroissante :
| Critère | Exemple | Fiabilité |
|---|---|---|
| Référence de facture dans le libellé du virement | « FA-2026-0142 » | très élevée |
| Référence de mandat de prélèvement SEPA | prélèvement émis par vous-même | très élevée |
| Montant exact d’une facture ouverte du client | 1 440,00 EUR | élevée si le client n’a qu’une facture de ce montant |
| Somme de plusieurs factures ouvertes | 3 factures = montant reçu | moyenne, à confirmer |
| Nom de l’émetteur du virement | « SARL DURAND » | sert à identifier le client, pas la facture |
La première règle se prépare donc à la facturation : chaque facture porte un numéro unique et la mention « merci de rappeler la référence FA-… dans votre virement ». Sur une facture électronique, la référence de paiement figure dans les données structurées, que le logiciel du client peut reprendre automatiquement.
Les cas que l’automatisation doit savoir traiter
Le paiement groupé. Un client règle quatre factures par un seul virement. Le logiciel doit proposer la combinaison et la faire valider, pas lettrer au hasard les premières factures venues.
Le paiement partiel. Un acompte de 30 % ou un règlement amputé d’un litige laisse un solde. Le lettrage partiel garde la facture ouverte pour le reste dû ; voir les paiements partiels des clients.
Les écarts de règlement. Le client paie 1 439,50 EUR au lieu de 1 440,00 EUR, ou des frais bancaires étrangers réduisent le montant reçu. Fixez un seuil en dessous duquel le logiciel solde automatiquement l’écart :
| Situation | Écriture d’écart |
|---|---|
| Client a payé moins, écart sous le seuil | 658 Charges diverses de gestion courante au débit, 411 au crédit |
| Client a payé plus, écart sous le seuil | 411 au débit, 758 Produits divers de gestion courante au crédit |
| Escompte pour paiement anticipé accordé | 665 Escomptes accordés, avec régularisation de la TVA collectée |
Au-delà du seuil, l’écart reste ouvert et part en relance ou en litige. Un seuil de quelques euros suffit ; un seuil trop large efface des créances réelles.
L’avoir. Un avoir se lettre avec la facture qu’il corrige, avant le règlement du solde. Sinon, le client semble avoir payé trop peu et la facture apparaît en retard alors qu’elle est soldée.
Le virement non identifié. Sans référence ni montant reconnaissable, l’encaissement va dans un compte d’attente (471) et non sur un client au hasard ; la méthode est décrite dans le virement client non identifié.
Exemple de lettrage
Facture FA-0142 de 1 200 EUR HT, TVA 20 %, soit 1 440 EUR TTC. Le client paie 1 438 EUR, en citant la référence. Seuil d’écart fixé à 5 EUR.
| Journal | Compte | Débit | Crédit | Lettre |
|---|---|---|---|---|
| VE | 411 Client Durand | 1 440 | AB | |
| VE | 706 Prestations de services | 1 200 | ||
| VE | 44571 TVA collectée | 240 | ||
| BQ | 512 Banque | 1 438 | ||
| BQ | 411 Client Durand | 1 438 | AB | |
| OD | 658 Charges diverses de gestion courante | 2 | ||
| OD | 411 Client Durand | 2 | AB |
Les trois lignes du 411 portent la lettre AB : la facture est soldée. Dans le FEC, ce code apparaît dans les colonnes de lettrage avec sa date, ce qu’un contrôleur regarde pour vérifier la cohérence des soldes clients.
Le lien avec la TVA et la facture électronique
Pour les prestations de services, la TVA est en principe exigible à l’encaissement, sauf option pour les débits. Le lettrage est alors ce qui déclenche la TVA à déclarer : une facture encaissée mais non lettrée fausse la déclaration du mois. Les règles sont rappelées dans la TVA sur les débits ou les encaissements.
Avec la réforme de la facturation électronique, le statut « encaissée » d’une facture de prestation de services doit être transmis via votre plateforme agréée. Un lettrage fiable et quotidien est la source naturelle de ce statut ; un lettrage fait une fois par trimestre ne l’est pas. Voir les statuts du cycle de vie de la facture électronique.
Mettre en route
- Lettrez manuellement l’historique ouvert avant d’activer l’automatisme : les vieilles factures non lettrées faussent les propositions.
- Activez d’abord le lettrage sur référence exacte, puis sur montant exact, et seulement ensuite les combinaisons.
- Relisez chaque semaine les lettrages automatiques pendant le premier mois.
- Suivez un indicateur simple : la part des encaissements lettrés sans intervention. Si elle baisse, une règle ou une habitude de facturation a changé.