Le fichier des écritures comptables (FEC) est l’export normalisé de toutes les écritures d’un exercice. L’article L47 A du livre des procédures fiscales impose de le remettre à l’administration, sous forme dématérialisée, dès le début d’une vérification de comptabilité. Le format est défini par l’article A47 A-1 du même livre. Le service de contrôle l’importe dans ses outils d’analyse et peut ainsi tester l’intégralité des écritures.
Ce que contient un FEC
Un FEC est un fichier texte (ou XML) avec une ligne par ligne d’écriture et 18 champs obligatoires, notamment :
| Champ | Contenu |
|---|---|
| JournalCode, JournalLib | code et libellé du journal (VT, AC, BQ, OD…) |
| EcritureNum, EcritureDate | numéro de l’écriture, date de comptabilisation |
| CompteNum, CompteLib | numéro et libellé du compte du PCG |
| CompAuxNum, CompAuxLib | compte auxiliaire (client ou fournisseur) |
| PieceRef, PieceDate | référence et date de la pièce justificative |
| EcritureLib | libellé de l’écriture |
| Debit, Credit | montants |
| EcritureLet, DateLet | code et date de lettrage |
| ValidDate | date de validation de l’écriture |
| Montantdevise, Idevise | montant et code devise, si applicable |
Le fichier porte sur un exercice complet, écritures d’à-nouveaux comprises, et se nomme selon une convention précise (SIREN + « FEC » + date de clôture). Les entreprises au régime BNC ou soumises à des règles particulières ont des variantes de format.
Les sanctions
L’absence de remise du FEC, ou la remise d’un fichier non conforme, entraîne une amende prévue par l’article 1729 D du code général des impôts (5 000 EUR ou, si le montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits rappelés). Surtout, un fichier inexploitable peut conduire le vérificateur à écarter la comptabilité.
Tester le FEC avant un contrôle fiscal
Générer le FEC est simple ; produire un FEC propre demande quelques contrôles, idéalement après chaque clôture plutôt qu’à l’arrivée de l’avis de vérification.
- Validation de structure : passez le fichier dans l’outil de test mis à disposition par l’administration (Test Compta Demat) pour vérifier les champs, séparateurs et formats de dates.
- Équilibre : total des débits = total des crédits, globalement et par écriture.
- Continuité : numérotation des écritures chronologique et sans trous par journal ; dates d’écriture comprises dans l’exercice.
- Validation : toutes les écritures portent une date de validation ; une comptabilité avec des écritures « en brouillard » à la clôture pose question sur l’intangibilité.
- Concordance : la balance issue du FEC est identique à la balance de clôture et à la liasse fiscale.
- Pièces : chaque écriture a une référence de pièce retrouvable.
Les tests que l’administration exécute couramment sont prévisibles : écritures passées le week-end ou un jour férié, écritures de caisse au solde créditeur, montants ronds répétés, écritures postérieures à la clôture, comptes d’attente non soldés. Faites-les vous-même et documentez les explications.
Des libellés qui se comprennent seuls
Le vérificateur lit le FEC sans avoir les pièces sous les yeux. Un libellé doit donc dire quoi, qui et pourquoi.
| Libellé à éviter | Libellé utile |
|---|---|
| « Divers » | « Honoraires avocat litige Dupont, facture 2318 » |
| « Régul » | « Extourne FNP électricité décembre » |
| « Virement » | « Remboursement compte courant associé M. Martin » |
| « Facture » | « Achat marchandises Grossiste Sud, facture 4471 » |
| vide | jamais acceptable |
Règles simples à imposer dans le logiciel :
- libellé obligatoire et d’une longueur minimale ;
- modèles de libellés pour les écritures récurrentes (paie, loyers, emprunts) ;
- pour les OD manuelles, mention de la raison de l’écriture et de la personne qui l’a validée ;
- noms de tiers cohérents entre CompAuxLib et EcritureLib.
Les libellés importés automatiquement depuis la banque (« PRLV SEPA XYZ REF 8822… ») gagnent à être enrichis lors du rapprochement.
Conservation
Les documents comptables se conservent dix ans au titre du code de commerce, et le FEC doit pouvoir être produit pour toute la période non prescrite fiscalement. En cas de changement de logiciel, exportez et archivez le FEC de chaque exercice clos avant la migration : la procédure est décrite dans importer un FEC dans un nouveau logiciel comptable. La préparation d’un contrôle au-delà du FEC est traitée dans contrôle fiscal et pièces comptables.