Commander une machine, un aménagement ou un stock important implique souvent de payer une partie d’avance. Cet acompte n’est pas encore une charge ni une immobilisation : l’entreprise n’a rien reçu. Elle détient une créance sur son fournisseur, qui disparaîtra quand la facture définitive arrivera.
Où l’enregistrer
Le PCG prévoit le compte 4091 Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commandes, compte débiteur de la classe 4. Pour une immobilisation, on utilise le compte 238 Avances et acomptes versés sur commandes d’immobilisations corporelles (ou 237 pour les incorporelles), afin que les investissements restent identifiables au bilan.
| Commande | Compte de l’acompte |
|---|---|
| Marchandises, matières, prestations | 4091 |
| Machine, véhicule, travaux immobilisés | 238 |
| Logiciel développé sur mesure | 237 |
La TVA de l’acompte
La TVA sur un acompte se déduit lorsque le fournisseur l’a rendue exigible, c’est-à-dire à l’encaissement de l’acompte, et à condition de détenir une facture d’acompte qui la mentionne. Un simple virement sur la base d’un devis ne permet aucune déduction : demandez la facture d’acompte au fournisseur.
Écritures de bout en bout
Commande de mobilier de 8 000 € HT ; acompte de 2 400 € TTC versé avec facture d’acompte.
À la commande
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 4091 Avances et acomptes versés | 2 000 | |
| 44566 TVA déductible | 400 | |
| 512 Banque | 2 400 |
À la livraison, facture définitive de 9 600 € TTC, acompte déduit :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 2184 Mobilier (ou 6xx selon la nature) | 8 000 | |
| 44562 ou 44566 TVA sur le solde | 1 200 | |
| 4091 Imputation de l’acompte | 2 000 | |
| 404 ou 401 Fournisseur (solde à payer) | 7 200 |
Pour du mobilier immobilisé, l’acompte initial aurait été passé en 238 et la TVA en 44562 ; le principe est identique.
Suivre les acomptes en cours
Un acompte versé est une exposition au risque : si le fournisseur fait défaut, il peut être perdu. Tenez une liste simple :
| Fournisseur | Date | Montant HT | Commande | Livraison prévue |
|---|---|---|---|---|
| Menuiserie X | 12 mars | 2 000 | Mobilier boutique | fin avril |
À chaque clôture, rapprochez cette liste du solde du 4091. Un acompte dont la livraison est très en retard justifie une relance écrite, puis, si le fournisseur est en difficulté, une dépréciation de la créance.
Erreurs fréquentes
- Passer l’acompte directement en charge : la charge est alors enregistrée avant la livraison, et souvent une deuxième fois à réception de la facture finale.
- Déduire la TVA sans facture d’acompte.
- Oublier d’imputer l’acompte sur la facture définitive : le 4091 reste débiteur et le fournisseur apparaît créditeur du montant total.
- Laisser un 4091 de plusieurs années sur un fournisseur disparu.
Voir aussi comptes fournisseurs dans le plan comptable et le cas des acomptes clients.