Toute facture d’achat de biens ou de services liée à l’exploitation est enregistrée au crédit du compte 401 Fournisseurs, pour son montant TTC. Le paiement vient ensuite la solder par un débit. Comme pour les clients, chaque fournisseur a un compte auxiliaire, et le 401 du grand livre totalise ces comptes.
Ne pas tout mettre en 401
| Compte | Quand l’utiliser |
|---|---|
| 401 | Fournisseurs de biens et services d’exploitation |
| 403 | Fournisseurs – effets à payer |
| 404 | Fournisseurs d’immobilisations (achat d’un véhicule, d’une machine, de travaux immobilisés) |
| 408 | Fournisseurs – factures non parvenues (charge de l’exercice, facture reçue après la clôture) |
| 4091 | Avances et acomptes versés sur commandes |
| 4098 | Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus |
Le 404 a un intérêt concret : la liasse fiscale et l’analyse des flux de trésorerie distinguent les dettes d’investissement des dettes d’exploitation. Un ordinateur à 1 800 € HT acheté à crédit va donc en 2183 au débit et 404 au crédit.
Écritures types
Facture d’un sous-traitant : 2 000 € HT, TVA 20 %
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 611 Sous-traitance générale | 2 000 | |
| 44566 TVA déductible sur autres biens et services | 400 | |
| 401 Fournisseur | 2 400 |
Facture non parvenue à la clôture (prestation de décembre facturée en janvier, 500 € HT) : débit 6xx 500 et 44586 TVA sur factures non parvenues 100, crédit 408 600. L’écriture est contre-passée à l’ouverture de l’exercice suivant, puis la vraie facture est saisie normalement.
Lettrage et balance fournisseurs
Lettrer chaque facture avec son paiement permet de savoir ce qui reste dû et d’éviter de payer deux fois. Une balance fournisseurs saine présente :
- uniquement des soldes créditeurs (sauf acompte versé, qui doit être en 4091) ;
- des échéances cohérentes avec les conditions négociées ;
- aucune facture de plus de 60 jours non expliquée, puisque le délai légal entre professionnels est plafonné.
Un fournisseur débiteur signale un trop-payé ou un avoir non utilisé ; le traitement figure dans anciens soldes débiteurs fournisseurs.
Contrôles mensuels
- Comparer le relevé du fournisseur avec le compte auxiliaire pour les principaux fournisseurs, voir rapprochement des relevés fournisseurs.
- Vérifier que les factures d’immobilisations ne sont pas restées en 401 avec une charge en 6.
- S’assurer que la TVA déductible n’est prise qu’une fois la facture reçue et conforme.
- Repérer les doublons de saisie : même numéro de facture, même montant, même fournisseur.
À la clôture
Le solde du 401 est rapproché des factures non réglées, les charges sans facture sont constatées en 408 et les avoirs promis mais non reçus en 4098. Pour le circuit de saisie et de validation lui-même, voir factures fournisseurs en comptabilité.