Rechnungseingangsbuch führen
Das Rechnungseingangsbuch listet jede Eingangsrechnung mit fortlaufender Nummer vom Eingang bis zur Zahlung. Vorgeschrieben ist der Name nicht, die Aufzeichnungen dahinter schon.
Ein Rechnungseingangsbuch ist ein fortlaufendes Verzeichnis aller Eingangsrechnungen eines Unternehmens. Jede Lieferantenrechnung bekommt beim Eintreffen eine eigene interne Nummer und eine Zeile mit Lieferant, Datum, Beträgen, Vorsteuer und Zahlungsstatus. Ein Gesetz, das ein Buch unter diesem Namen verlangt, gibt es in Österreich nicht. Es ist das gängige Werkzeug, um die Aufzeichnungspflichten für den Vorsteuerabzug zu erfüllen, nichts doppelt zu bezahlen und jeden Beleg wiederzufinden.
Verwechselt wird es häufig mit dem Wareneingangsbuch, das für gewerbliche Unternehmer in der Bundesabgabenordnung tatsächlich vorgeschrieben ist. Beide lassen sich in einer Liste führen, wenn sie alle Pflichtangaben enthält.
Rechnungseingangsbuch, Wareneingangsbuch, Kreditorenbuchhaltung
| Rechnungseingangsbuch | Wareneingangsbuch | Kreditorenbuchhaltung | |
|---|---|---|---|
| Was wird erfasst? | alle Eingangsrechnungen, auch Miete, Strom, Software | nur Waren zur Weiterveräußerung samt Roh- und Hilfsstoffen | alle Verbindlichkeiten je Lieferant |
| Rechtsgrundlage | organisatorisch, stützt die Aufzeichnungen nach § 18 UStG | § 127 und § 128 BAO | Buchführungspflicht nach UGB |
| Wer führt es? | jeder Betrieb, der Übersicht will | gewerbliche Unternehmer ohne Buchführung | bilanzierende Unternehmen |
| Ordnung | Reihenfolge des Rechnungseingangs | zeitliche Reihenfolge des Wareneingangs | je Lieferantenkonto |
Wer muss ein Wareneingangsbuch führen?
Nach § 127 BAO müssen gewerbliche Unternehmer für steuerliche Zwecke ein Wareneingangsbuch führen. Ausgenommen ist, wer ohnehin Bücher führen muss oder freiwillig Bücher führt und regelmäßig Abschlüsse macht. Praktisch betrifft die Pflicht daher Gewerbetreibende mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Handel, Gastronomie, Handwerk. Freiberufler brauchen kein Wareneingangsbuch.
Einzutragen sind alle Waren, die zur gewerblichen Weiterveräußerung erworben werden, auch Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten. § 128 BAO verlangt je Eintrag:
- eine fortlaufende Nummer,
- den Tag des Wareneingangs oder der Rechnungsausstellung,
- Name und Anschrift des Lieferanten,
- die Bezeichnung der Ware, wobei eine branchenübliche Sammelbezeichnung genügt,
- den Preis,
- einen Hinweis auf den Beleg.
Die Beträge sind monatlich und jährlich zusammenzurechnen, und auf dem Beleg ist die laufende Nummer des Wareneingangsbuchs zu vermerken. Wie die Pflicht in die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung passt, erklärt das Unternehmensserviceportal.
Welche Spalten braucht ein Rechnungseingangsbuch?
Die folgende Struktur deckt den Alltag kleiner Betriebe ab. Wer Waren einkauft und die Spalte „Ware“ ergänzt, erfüllt damit zugleich die Angaben für das Wareneingangsbuch.
| Spalte | Wozu |
|---|---|
| ER-Nummer | fortlaufend, lückenlos, wird auch auf den Beleg geschrieben |
| Eingangsdatum | wann die Rechnung im Betrieb angekommen ist |
| Rechnungsdatum und Rechnungsnummer des Lieferanten | Dubletten erkennen |
| Lieferant mit Anschrift oder Lieferantennummer | Zuordnung, Pflichtangabe im Wareneingangsbuch |
| Bezeichnung der Ware oder Leistung | Sammelbezeichnung reicht |
| Nettobetrag je Steuersatz | Grundlage für Vorsteuer und Auswertung |
| Vorsteuer | Betrag für die Umsatzsteuervoranmeldung |
| Bruttobetrag | Zahlbetrag |
| Fälligkeit und Skontofrist | Zahlungsplanung |
| Freigabe | wer sachlich geprüft hat |
| Zahldatum | offen oder bezahlt, wichtig für Ist-Versteuerer |
| Ablage | wo das Original liegt |
Muster mit drei Einträgen
| ER-Nr. | Eingang | Lieferant | Leistung | Netto | VSt | Brutto | Fällig | Bezahlt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ER-0101 | 03.03. | Holzhandel Muster GmbH, Wels | Schnittholz | 1.200,00 | 240,00 | 1.440,00 | 02.04. | 28.03. |
| ER-0102 | 05.03. | Energie Beispiel AG, Linz | Strom Februar | 310,00 | 62,00 | 372,00 | 19.03. | 19.03. |
| ER-0103 | 09.03. | Buchverlag Muster KG, Graz | Fachliteratur | 80,00 | 8,00 | 88,00 | 23.03. | offen |
Die Nummer wird beim Eingang vergeben, nicht erst bei der Zahlung. So fällt eine Rechnung, die auf einem Schreibtisch liegen bleibt, spätestens bei der nächsten Durchsicht als offene Zeile auf.
Vom Posteingang bis zur Ablage
- Eingang erfassen. Papier, PDF und Portal-Download landen am selben Tag im Eingangsbuch. Ein eigenes Postfach für Rechnungen verhindert, dass Belege in persönlichen Mailboxen liegen.
- Formal prüfen. Stimmen die Pflichtangaben nach § 11 UStG? Bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto muss auch Ihre eigene UID-Nummer aufscheinen, bis 400 Euro brutto genügen die Angaben der Kleinbetragsrechnung. Fehlt etwas, fordern Sie eine berichtigte Rechnung an, bevor Sie Vorsteuer abziehen.
- Sachlich prüfen und freigeben. Wurde geliefert, was bestellt war, zum vereinbarten Preis? Wer das bestätigt, steht in der Spalte Freigabe. Regeln dafür beschreibt Freigabe von Einkäufen und Ausgaben.
- Buchen. Die Zeile wird zur Buchung, mit Aufwandskonto und Vorsteuer. Den Ablauf dahinter zeigt Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung.
- Zahlen. Im Zahlungslauf werden fällige Zeilen bezahlt und das Zahldatum eingetragen.
- Aufbewahren. Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, siehe Belege richtig aufbewahren.
Warum das Zahldatum für die Vorsteuer zählt
Unternehmen, die ihre Umsätze nach vereinnahmten Entgelten versteuern, dürfen die Vorsteuer in vielen Fällen erst abziehen, wenn die Rechnung bezahlt ist. Für sie entscheidet also nicht das Rechnungsdatum über den Voranmeldungszeitraum, sondern das Zahldatum. Ein Eingangsbuch mit dieser Spalte liefert die Vorsteuer des Monats auf einen Blick. Die Hintergründe stehen in Ist-Versteuerung und Soll-Versteuerung.
Typische Fehler
- Nummer erst bei Zahlung. Unbezahlte Rechnungen sind dann nirgends verzeichnet.
- Dieselbe Rechnung zweimal. Sie kommt per Post und per E-Mail und wird zweimal erfasst. Ein Abgleich von Lieferant und Rechnungsnummer verhindert das, siehe Doppelte Rechnungen und Doppelzahlungen.
- Nummernlücken. Gelöschte Zeilen lassen sich später nicht erklären. Stornierte Einträge bleiben stehen und werden als storniert markiert.
- Mahnungen und Lieferscheine als Rechnung erfasst. Nur die Rechnung bekommt eine ER-Nummer.
- Wareneingangsbuch vergessen. Gewerbliche Einnahmen-Ausgaben-Rechner führen eine Excel-Liste ohne Lieferantenanschrift und ohne Monatssummen.
Excel oder Software?
Für zwanzig Rechnungen im Monat reicht eine sauber geführte Tabelle, solange niemand Zeilen überschreibt und die Belege mit der ER-Nummer abgelegt sind. Mit steigender Menge wird das Abtippen zur eigentlichen Arbeit. In Nexbal leiten Sie Lieferantenrechnungen per E-Mail weiter oder laden sie hoch. Die KI liest Lieferant, Datum, Beträge und Steuer aus und füllt die Buchung vor, Sie prüfen und geben frei, und der Beleg bleibt mit der Buchung verknüpft. Nexbal startet in Österreich: An der Beta teilnehmen und 30 Tage kostenlos mit den eigenen Eingangsrechnungen testen.
Für die Gegenseite, also die fortlaufende Nummerierung Ihrer eigenen Rechnungen, gilt der Beitrag Rechnungsnummern vergeben.