Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ohne Abtippen

Eine Software für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung muss weniger können als ein Bilanzprogramm, aber das Wenige zuverlässig: jede Einnahme und jede Ausgabe mit dem Datum der Zahlung erfassen, den Beleg dazu aufbewahren, Anlagegüter getrennt führen und am Jahresende Summen liefern, die sich in die Beilage zur Einkommensteuererklärung übertragen lassen. Für die meisten Ein-Personen-Unternehmen ist nicht die Rechnung selbst die Arbeit, sondern das Sammeln und Erfassen der Belege.

Was ein EAR-Programm in Österreich abdecken muss

Wer die Regeln dahinter nachlesen möchte, findet sie im Leitfaden Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen. Ob Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung überhaupt verwenden dürfen, klärt der Vergleich EAR oder Bilanz.

So arbeitet Nexbal für Einnahmen-Ausgaben-Rechner

Nexbal startet in Österreich und nimmt Beta-Nutzer auf. Die Plattform nimmt Ihnen die Erfassung ab und lässt Ihnen die Entscheidung.

Die Beilage E 1a zur Einkommensteuererklärung und, falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, die UVA reichen Sie oder Ihre Steuerberatung in FinanzOnline ein, mit den Summen aus den Nexbal-Berichten.

Jetzt an der Beta teilnehmen und den letzten Monat mit den eigenen Belegen nacherfassen.

Warum das Zahlungsdatum so wichtig ist

Eine Grafikdesignerin stellt am 12. Dezember eine Rechnung über 2.400 Euro. Der Kunde überweist am 8. Jänner.

Deshalb genügt es für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht, Rechnungen zu schreiben und Belege abzulegen. Erst der Abgleich mit dem Konto zeigt, in welches Jahr ein Betrag gehört. Wer den Kontoauszug jeden Monat hochlädt und die offenen Zeilen klärt, hat diese Zuordnung laufend erledigt.

Reicht nicht auch Excel?

Für eine Handvoll Belege im Monat: ja. Eine Tabelle mit Datum, Betrag, Kategorie und Belegnummer erfüllt die Aufzeichnungspflicht, wenn sie vollständig und zeitnah geführt wird. Sie stößt an Grenzen, sobald

• Belege aus mehreren Postfächern und vom Handy zusammenkommen,
• Sie Rechnungen schreiben und offene Posten verfolgen müssen,
• Anlagegüter mit Abschreibung dazukommen, siehe Anlagenverzeichnis führen,
• Vorsteuer und Umsatzsteuer monatlich oder vierteljährlich zu melden sind,
• private und betriebliche Zahlungen über dasselbe Konto laufen und getrennt werden müssen, siehe Privatentnahme im Einzelunternehmen.

Eine Monatsroutine in vier Schritten

1. Laufend: Jeden Beleg sofort weiterleiten, auch den Parkschein und die Abo-Rechnung.
2. Wöchentlich: Vorgeschlagene Buchungen durchsehen und freigeben.
3. Am Monatsersten: Kontoauszug des Vormonats als PDF hochladen und die Liste der offenen Zeilen abarbeiten.
4. Danach: Einen Blick auf Einnahmen, Ausgaben und Liquidität werfen und einen Teil des Gewinns für Einkommensteuer und SVS zurücklegen, siehe SVS-Beiträge planen.

Für wen das passt

• Kleinunternehmer, die ohne Umsatzsteuer fakturieren und brutto rechnen. Was dabei auf der Rechnung stehen muss, erklärt Kleinunternehmer und Umsatzsteuer.
• Freiberufler und neue Selbständige mit wenigen, aber größeren Rechnungen und vielen kleinen Ausgabenbelegen.
• Gewerbetreibende mit Wareneinkauf, die ihre Eingangsrechnungen lückenlos nummeriert brauchen, siehe Rechnungseingangsbuch führen.
• Selbständige mit Steuerberatung, die der Kanzlei am Jahresende geordnete Zahlen statt einer Schachtel übergeben wollen.

Häufige Fragen

Kann ich mit der Software später zur Bilanz wechseln?

Wer von Anfang an Belege vollständig erfasst und das Bankkonto abstimmt, hat die Grundlage dafür. Den Übergang selbst, mit Erfassung von Forderungen, Verbindlichkeiten und Vorräten zum Stichtag, plant man mit der Steuerberatung.

Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt Belege erfassen?

Ja. Die Befreiung betrifft die Umsatzsteuer, nicht die Aufzeichnungen. Einnahmen und Ausgaben sind vollständig festzuhalten, und die Belege sind sieben Jahre aufzubewahren.

Was kostet das?

Der Test dauert 30 Tage und ist kostenlos. Die Pakete danach unterscheiden sich nur in der Zahl der Belege pro Jahr und stehen unter Preise.

Ein Monat mit den eigenen Belegen zeigt, wie viel Erfassungsarbeit wegfällt. An der Beta teilnehmen