Beim Anmieten eines Geschäftslokals verlangt der Vermieter meist drei bis sechs Bruttomonatsmieten als Kaution. Ähnliche Sicherheiten verlangen Energieversorger, Leasinggeber oder Großhändler. Das Geld ist weg vom Bankkonto, gehört aber weiterhin dem Unternehmen. In der Bilanz steht es deshalb als Forderung, nicht als Aufwand.
Geleistete Kautionen
| Konto (Beispiel) | Klasse | Verwendung |
|---|---|---|
| Geleistete Kautionen | 2 (sonstige Forderungen) | übliche Mietkautionen |
| Ausleihungen bzw. sonstige Finanzanlagen | 0 | wenn die Kaution langfristig gebunden ist und so ausgewiesen werden soll |
Ein Handelsbetrieb mietet ein Lokal und überweist 9.000 € Kaution:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Geleistete Kautionen (Kl. 2) | 9.000 | |
| 2800 Bank | 9.000 |
Wird die Kaution auf einem Sparbuch zugunsten des Vermieters hinterlegt, bleibt das Sparbuch Vermögen des Mieters; die Zinsen sind Zinsertrag des Unternehmens.
Bankgarantie statt Barkaution
Statt Geld zu überweisen, kann das Unternehmen eine Bankgarantie stellen. Dann fließt kein Geld, gebucht werden nur die Garantieprovisionen der Bank als Aufwand (Spesen des Geldverkehrs, Klasse 7 bzw. 8). Die Garantie selbst ist eine Haftungsverpflichtung, die bei Kapitalgesellschaften im Anhang bzw. unter der Bilanz anzugeben ist.
Erhaltene Kautionen
Vermietet das Unternehmen selbst Räume oder Geräte, ist die erhaltene Kaution eine Verbindlichkeit in Klasse 3, bis sie zurückbezahlt oder rechtmäßig einbehalten wird. Sie ist kein Erlös und keine Anzahlung auf das Entgelt.
Umsatzsteuer
Eine echte Kaution ist nicht steuerbar: Sie sichert Ansprüche, ist aber kein Entgelt für eine Leistung. Es wird keine Rechnung mit Umsatzsteuer ausgestellt. Umsatzsteuer kann erst entstehen, wenn ein Teil einbehalten wird, etwa für ausständige Miete; wird er als Schadenersatz für Beschädigungen einbehalten, liegt in der Regel kein steuerbarer Umsatz vor.
Rückgabe mit Abzügen
Am Ende des Mietverhältnisses erhält das Unternehmen 8.200 € zurück; 800 € behält der Vermieter für Ausmalen ein:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 2800 Bank | 8.200 | |
| Instandhaltung Gebäude (Kl. 7) | 800 | |
| Geleistete Kautionen (Kl. 2) | 9.000 |
Wurde für die Wiederherstellung schon eine Rückstellung gebildet, wird diese verbraucht.
Kautionen im Blick behalten
Kautionen liegen oft jahrelang unverändert in der Bilanz und gehen bei Umzügen vergessen. Ein kurzes Verzeichnis mit Vertragspartner, Betrag, Vertrag, Art der Sicherheit (bar, Sparbuch, Garantie) und erwartetem Rückgabedatum genügt. Bei jedem Jahresabschluss wird es mit dem Kontosaldo abgestimmt, und Kautionen aus beendeten Verträgen werden aktiv zurückgefordert.
Die laufenden Mietkosten behandelt Miete und Raumkosten im Kontenrahmen; Vorauszahlungen an Lieferanten, die keine Kautionen sind, beschreibt Anzahlungen an Lieferanten.