Zwischen Unternehmen und Mitarbeitern fließt nicht nur Gehalt. Der Betrieb zahlt einen Vorschuss auf das nächste Gehalt oder auf eine Dienstreise, oder der Mitarbeiter zahlt Firmenausgaben aus eigener Tasche und bekommt sie ersetzt (Auslagen). Beides ist kein Personalaufwand, solange es ordnungsgemäß abgerechnet wird.
Konten
| Konto (Beispiel) | Klasse | Saldo |
|---|---|---|
| Forderungen an Dienstnehmer (Vorschüsse) | 2 | Soll: der Mitarbeiter schuldet |
| Verbindlichkeiten gegenüber Dienstnehmern (Auslagen) | 3 | Haben: der Betrieb schuldet |
Viele Unternehmen führen ein Verrechnungskonto je Mitarbeiter, auf dem Vorschüsse, Auslagen und Rückzahlungen saldiert werden. Wichtig ist, dass jederzeit sichtbar ist, wer wem wie viel schuldet.
Gehaltsvorschuss
Ein Mitarbeiter erhält am 10. des Monats 800 € Vorschuss auf das Gehalt:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Forderungen an Dienstnehmer (Kl. 2) | 800 | |
| 2800 Bank | 800 |
Mit der Monatsabrechnung wird der Vorschuss vom Nettobezug abgezogen; die Lohnverrechnung bucht den Abzug gegen das Forderungskonto. Lohnsteuer und Sozialversicherung werden vom vollen Bezug berechnet, denn der Vorschuss ist kein zusätzliches Entgelt.
Gehaltsvorschüsse und Arbeitgeberdarlehen bleiben bis zu 7.300 € ohne Sachbezug; für den übersteigenden Betrag ist eine Zinsersparnis nach der Sachbezugswerteverordnung als Sachbezug zu erfassen. Der dafür maßgebliche Zinssatz wird vom BMF veröffentlicht.
Reisekostenvorschuss
Vor einer Dienstreise erhält eine Mitarbeiterin 300 €. Nach der Reise legt sie Belege über 240 € vor (Hotel 220 € inkl. 20 € USt, Taxi 20 €) und zahlt 60 € zurück. Gebucht werden Reiseaufwand, abziehbare Vorsteuer und die Rückzahlung gegen die Forderung. Tagesgelder für die Reise rechnet die Lohnverrechnung nach den Regeln in Reisekosten und Diäten abrechnen ab.
Auslagen des Mitarbeiters
Kauft ein Mitarbeiter Material im Baumarkt um 96 € brutto und reicht den Beleg ein, ersetzt ihm der Betrieb den Betrag als Auslagenersatz (§ 26 Z 2 EStG). Das ist kein lohnsteuerpflichtiger Bezug, wenn der Betrag für den Betrieb ausgegeben wurde und belegt ist.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Material bzw. Aufwandskonto | 80 | |
| 2500 Vorsteuer | 16 | |
| Verbindlichkeiten gegenüber Dienstnehmern (Kl. 3) | 96 |
Vorsteuer ist bei Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brutto ohne Empfängerangabe abziehbar; bei höheren Beträgen muss die Rechnung auf das Unternehmen lauten.
Kontrollen
- Jeder Vorschuss mit schriftlicher Vereinbarung über die Rückzahlung bzw. Abrechnung
- Offene Posten je Mitarbeiter monatlich prüfen, alte Salden aktiv klären
- Beim Austritt offene Vorschüsse in der Endabrechnung berücksichtigen, soweit Vertrag und Recht es erlauben
- Nicht zurückgezahlte Vorschüsse nicht einfach ausbuchen: ein Verzicht ist lohnsteuerpflichtiger Bezug
Wie Löhne selbst gebucht werden, zeigt Löhne und Gehälter im Kontenrahmen.